Isang kahanga-hangang layunin na gawing paperless ang iyong negosyo. Para sa ilang may-ari ng negosyo, ito ay tungkol sa positibong pakinabang sa kapaligiran. Para sa iba, ito ay tungkol sa pagpapanatili ng isang tiyak na imahe. Para sa iba pa, ito ay tungkol sa pag-iipon ng pera. Anuman ang iyong pagganyak, may ilang mahahalagang diskarte na kakailanganin mong isama kung gusto mong gawing ganap na walang papel ang iyong negosyo.
Mga Palihim na Pinagmumulan ng Papel
Bago ka ganap na mangako na gawing 100 porsiyentong walang papel ang iyong negosyo, dapat mong ipaalam sa iyong sarili ang mga palihim na pinagmumulan ng papel na hindi napapansin ng maraming may-ari ng negosyo. Ang mga pinagmumulan ng papel na ito ay napakahirap alisin at maaaring masira ang iyong mga planong maging ganap na walang papel.
- Notepaper. Kahit na sa karamihan sa mga digital na opisina, ang mga tao ay umaasa pa rin kung minsan sa pisikal na papel ng tala para sa pagkuha ng mga tala, pagsusulat ng mga iskedyul, o kahit na pag-doodle lamang sa mga pulong. Mayroon ding espesyal tungkol sa pagkakaroon ng mga custom-print na notepad o letterhead at stationery na may branding ng kumpanya; hindi laging madaling pabayaan ang mga bagay na ito, kahit na ang mga ito ay teknikal na hindi kailangan sa digital age.
- Mga disposable. Kakailanganin mo ring mag-isip tungkol sa mga disposable cups, plates, at silverware. Kahit na hindi mo direktang inaalok ang alinman sa mga bagay na ito sa iyong mga empleyado, maaaring matukso silang dalhin sila mula sa labas, lalo na kung bumisita sila sa isang lokal na fast-food restaurant para sa tanghalian o isang coffee shop sa kanilang pagpasok.
- Tisyu. Nakalimutan mo ba ang tungkol sa toilet paper? Oo, isa rin itong uri ng papel, kahit na itinuturing natin ito bilang isang mahigpit na kinakailangan. Ang isang opsyon para sa pagbawas (o kahit na pag-aalis) ng paggamit ng toilet paper ay pag-install ng bidet; ang mga kagamitang ito sa banyo ay mas malinis, mas kumportable, at mas mabuti para sa iyong kalusugan, ngunit maaari itong maging isang makabuluhang culture shock na isama ang isa sa banyo ng iyong opisina.
- Mga napkin at mga tuwalya ng papel. Ang mga napkin at mga tuwalya ng papel ay mga anyo din ng papel, bagaman ito ay maginhawa. Nakatuon ka ba sa regular na paggamit ng mga cloth napkin at tuwalya kapag kailangan mo ang mga ito?
Ang 5-Hakbang na Proseso
Kung handa ka pa ring gawing 100 porsiyentong walang papel ang iyong negosyo, maaari mong sundin ang limang hakbang na planong ito:
- Imbentaryo ang lahat ng gamit mong papel. Sama-sama, dumaan ang mga tanggapan sa Estados Unidos 12.1 trilyong sheet ng papel bawat taon. Alam mo ba kung saan nanggagaling ang lahat ng mga sheet na iyon? Ang unang hakbang ng proseso ay ang pag-imbentaryo ng lahat ng gamit mong papel, kahit hanggang sa toilet paper at mga napkin. Sa ganitong paraan, maaari mong alisin ang bawat pinagmulan nang paisa-isa.
- Bumuo ng mga digital at kapalit na sistema. Ang pangalawang hakbang ay ang pinakamahaba at pinakamahalaga: bumuo ng mga digital at kapalit na sistema upang maalis ang pangangailangan para sa papel. Minsan, ito ay kasing simple ng pagpili ng cloud-based na platform ng pamamahala. Sa ibang pagkakataon, kakailanganin mong mag-isip sa labas ng kahon upang malaman kung paano maalis ang isang pangangailangan sa papel.
- I-digitize ang mga kasalukuyang papel na file. Kapag nailagay mo na ang system na iyon, handa ka nang simulan ang pag-digitize ng iyong mga kasalukuyang papel na file. Kung ikaw ay tulad ng karamihan sa mga negosyo, mayroon kang napakalaking archive ng papel na impormasyon na kailangang isama sa iyong mga bagong system.
- Ipaalam sa iyong mga kliyente at kasosyo. Sa yugtong ito, magiging handa ka nang magsimulang ipaalam sa iyong mga kliyente at kasosyo ang iyong paglipat. Kung kasalukuyan silang nagpapadala sa iyo ng papel na koreo, tiyaking bigyan sila ng mga tagubilin para sa kung paano ipadala ang impormasyong ito nang digital – at gawin itong maginhawa hangga't maaari upang hikayatin ang pag-aampon.
- Maghanap ng mga straggler. Kapag ang lahat ng ito ay tapos na, maaari kang magsimulang maghanap ng mga straggler. Mayroon bang mga tao na nagpapadala pa rin sa iyo ng pisikal na mail? Mayroon bang anumang gamit sa papel na maaaring nadulas mo sa proseso ng iyong pagpaplano?
Ang Maraming Benepisyo ng pagiging Paperless
Maaari itong maging isang nakakapagod na pagsusumikap upang maging walang papel, ngunit maraming mga benepisyo na matamasa sa pagtatapos ng paglalakbay:
- Pagbawas ng gastos. Marahil ang pinaka-halata at agarang benepisyo ng pagiging walang papel ay ang pagbabawas ng gastos. Kahit na ikaw ay isang maliit na opisina, malamang na gumagastos ka ng hindi bababa sa daan-daang dolyar sa mga produktong papel bawat taon.
- Bilis at kahusayan. Ang pagpapadala ng impormasyon sa digital ay parehong mas mabilis at mas mahusay kaysa sa pisikal na paggawa nito. Ito ay isang hakbang patungo sa bilis at kahusayan.
- Sentralisasyon at pag-access. Ang paglipat sa isang sentralisadong digital na platform ay nagpapataas din ng accessibility at nagpapahusay sa sentralisasyon ng iyong organisasyon ng dokumento. Mayroong isang pinagmumulan ng katotohanan, at lahat ng nangangailangan ng access dito ay maa-access ito kahit saan, anumang oras.
- Mga benepisyo sa kapaligiran. Makagawa kami 420,000,000 toneladang papel at karton Taon taon. Isa itong napakalaking pasanin sa kapaligiran, at hindi ito napapanatiling. Ang pagbabawas ng demand ay nagpoprotekta sa kapaligiran.
- Mga karapatan sa pagyayabang. At, siyempre, kapag wala ka nang papel, maaari mong ipagmalaki ang katotohanang iyon at ipakita ang iyong tatak bilang isang makabagong pinuno.
Ang pagiging paperless ay nakakatulong sa ating planeta, nakakatulong sa iyong negosyo, at sumusuporta sa susunod na hakbang sa sustainability. Anuman ang iyong pangunahing motibasyon, gumagawa ka ng isang hakbang sa tamang direksyon sa pamamagitan ng pag-aalis ng iyong pag-asa sa papel – kahit na hindi mo maalis ang lahat ng ito.
