
Dit is 'n bewonderenswaardige doelwit om jou besigheid papierloos te maak. Vir sommige sake-eienaars gaan dit daaroor om die omgewing positief te bevoordeel. Vir ander gaan dit daaroor om 'n sekere beeld te handhaaf. Vir nog ander gaan dit oor geld spaar. Wat ook al jou motivering is, daar is 'n paar belangrike strategieë wat jy sal moet integreer as jy jou besigheid heeltemal papierloos wil maak.
Skelm bronne van papier
Voordat jy jou heeltemal verbind om jou besigheid 100 persent papierloos te maak, moet jy jouself bewus maak van skelm bronne van papier wat baie sake-eienaars miskyk. Hierdie bronne van papier is baie moeilik om uit te skakel en kan 'n moersleutel gooi in jou planne om heeltemal papierloos te gaan.
- Notapapier. Selfs in meestal digitale kantore maak mense soms steeds staat op fisiese notapapier om aantekeninge te maak, skedules neer te skryf, of selfs net te krabbel tydens vergaderings. Daar is ook iets besonders daaraan om op maat gedrukte notaboekies of briefhoofde en skryfbehoeftes met 'n maatskappy se handelsmerk te hê; dit is nie altyd maklik om hierdie dinge te laat gaan nie, al is dit tegnies onnodig in die digitale era.
- Weggooigoed. Jy sal ook moet dink oor weggooibare koppies, borde en silwerware. Selfs as jy nie een van hierdie dinge direk aan jou werknemers bied nie, kan hulle in die versoeking kom om dit van buite af in te bring, veral as hulle 'n plaaslike kitskosrestaurant besoek vir middagete of 'n koffiewinkel op pad binne.
- Toiletpapier. Het jy vergeet van toiletpapier? Ja, dit is ook 'n soort papier, al hanteer ons dit as 'n streng noodsaaklike een. Een opsie om toiletpapierverbruik te verminder (of selfs uit te skakel) is die installering van 'n bidet; hierdie badkamertoestelle is meer higiënies, gemakliker en beter vir jou gesondheid, tog kan dit 'n beduidende kultuurskok wees om een by jou kantoorbadkamer in te sluit.
- Servette en papierhanddoeke. Servette en papierhanddoeke is ook vorme van papier, al is hulle gerieflik. Is jy daartoe verbind om gereeld lapdoeke en handdoeke te gebruik wanneer jy dit nodig het?
Die 5-stap proses
As jy steeds gereed is om jou besigheid 100 persent papierloos te maak, kan jy hierdie vyf-stap plan volg:
- Maak inventaris van al jou papiergebruik. Gesamentlik gaan kantore in die Verenigde State deur 12.1 triljoen velle papier elke jaar. Weet jy waar al daardie lakens vandaan kom? Die eerste stap van die proses is om al jou papiergebruik te inventaris, selfs tot toiletpapier en servette. Op hierdie manier kan jy elke bron een vir een uitskakel.
- Ontwikkel digitale en vervangingstelsels. Die tweede stap is die langste en belangrikste: ontwikkel digitale en vervangingstelsels om die behoefte aan papier uit te skakel. Soms is dit so eenvoudig soos om 'n wolkgebaseerde bestuursplatform te kies. Ander kere sal jy buite die boks moet dink om uit te vind hoe om 'n papierbehoefte uit te skakel.
- Digitaliseer bestaande papierlêers. Sodra jy daardie stelsel in plek het, sal jy gereed wees om jou bestaande papierlêers te begin digitaliseer. As jy soos die meeste besighede is, het jy massiewe argiewe van papierinligting wat in jou nuwe stelsels geïnkorporeer moet word.
- Lig jou kliënte en vennote in. Op hierdie stadium sal jy gereed wees om jou kliënte en vennote van jou oorgang in te lig. As hulle tans vir jou papierpos stuur, maak seker dat jy hulle van instruksies voorsien oor hoe om hierdie inligting digitaal te stuur – en maak dit so gerieflik moontlik om aanneming aan te moedig.
- Soek agterlopers. Sodra dit alles gedoen is, kan jy begin soek na agterlopers. Is daar mense wat nog vir jou fisiese pos stuur? Is daar enige papiergebruike wat dalk in jou beplanningsproses by jou verbygesteek het?
Die vele voordele daarvan om papierloos te wees
Dit kan 'n uitputtende poging wees om papierloos te gaan, maar daar is baie voordele om te geniet aan die einde van die reis:
- Koste vermindering. Miskien is die mees voor die hand liggende en onmiddellike voordeel om papierloos te gaan kostevermindering. Selfs as jy 'n klein kantoor is, spandeer jy waarskynlik elke jaar ten minste honderde dollars aan papierprodukte.
- Spoed en doeltreffendheid. Om inligting digitaal oor te dra is beide vinniger en doeltreffender as om dit fisies te doen. Dit is 'n skuif na spoed en doeltreffendheid.
- Sentralisasie en toegang. Oorgang na 'n gesentraliseerde digitale platform verhoog ook toeganklikheid en verbeter die sentralisering van jou dokumentorganisasie. Daar is 'n enkele bron van waarheid, en almal wat toegang daartoe benodig, kan enige plek en enige tyd toegang daartoe kry.
- Omgewingsvoordele. Ons produseer 420,000,000 XNUMX XNUMX ton papier en karton elke jaar. Dit is 'n groot omgewingslas om te dra, en dit is nie volhoubaar nie. Die vermindering van die vraag beskerm die omgewing.
- Spogregte. En natuurlik, sodra jy papierloos is, kan jy met daardie feit spog en jou handelsmerk as 'n innoverende leier ten toon stel.
Om papierloos te gaan help ons planeet, help jou besigheid en ondersteun die volgende stap vorentoe in volhoubaarheid. Ongeag jou kernmotivering, neem jy 'n stap in die regte rigting deur jou vertroue op papier uit te skakel – al kan jy nie alles uitskakel nie.