Tuần đầu tiên ở một công việc mới là tuần tốn kém nhất trong toàn bộ sự nghiệp của một người lao động, và hầu hết các công ty không hành xử như vậy. Đó là tuần mà một người dễ bị thương nhất, dễ bỏ việc nhất, và ít có khả năng làm bất cứ việc gì mà người sử dụng lao động sẽ tính phí nhất. Điều khác biệt giữa các công ty là liệu có ai trong tòa nhà đó đã bận tâm xem xét vấn đề này hay chưa.
Quy trình tiếp nhận nhân viên mới không chỉ đơn thuần là một tập hồ sơ và thẻ quẹt. Đó là một khoảng thời gian ngắn ngủi, nơi rủi ro, chi phí và lòng trung thành được quyết định cùng một lúc, và những quyết định đó sẽ có ảnh hưởng trong nhiều năm sau đó.
Trước ngày đầu tiên, dự luật đã bắt đầu được thực thi.
Chi phí cho việc tuyển dụng nhân viên mới bắt đầu phát sinh từ nhiều tuần trước khi họ bắt đầu làm việc. Chi phí cho người tuyển dụng, kiểm tra lý lịch, thiết lập hệ thống, thời gian quản lý dành cho phỏng vấn, sự sụt giảm năng suất do vị trí trống – tất cả đều được ghi vào sổ sách. Chi phí đào tạo hội nhập toàn diện có thể lên tới 7,500 đến 28,000 đô la Mỹ cho mỗi nhân viên tùy thuộc vào vị trí. Xét về mặt tài chính, việc coi tuần đầu tiên chỉ là thủ tục giấy tờ là một lựa chọn kỳ lạ.
Ngày đầu tiên định hình câu chuyện mà nhân viên tự kể cho chính mình.
Nhân viên bước vào với một câu chuyện chưa hoàn chỉnh. Họ đã quyết định đây là một công việc tốt; họ nhận việc. Một máy tính chưa sẵn sàng, một người quản lý bận rộn với các cuộc họp liên tiếp, một tài khoản đăng nhập không hoạt động, và câu chuyện bắt đầu thay đổi. Đến giờ ăn trưa, sự nghi ngờ bắt đầu nảy sinh.
Một tài liệu hướng dẫn của SHRM được trích dẫn rộng rãi cho rằng quá trình hội nhập nhân viên mới là một quy trình chiến lược nên kéo dài ít nhất một năm, chứ không phải chỉ một ngày định hướng duy nhất. Tám giờ đầu tiên là điểm tựa tinh thần, nhưng đó chỉ là chương mở đầu.
Tuần đầu tiên là thời điểm các chấn thương thường tập trung nhiều nhất.
Tỷ lệ công nhân mới bị thương cao đến mức sẽ bị coi là bê bối ở bất kỳ nhóm công nhân nào khác. Nguyên nhân thì dễ đoán. Họ không biết các mối nguy hiểm ở đâu, và họ chưa biết lối tắt nào mà cả nhóm đã ngầm thống nhất không được sử dụng. Họ cũng không muốn bị coi là chậm chạp trong tuần đầu tiên, vì vậy họ cố gắng vượt qua những tình huống mà một người thợ lành nghề sẽ dừng lại và hỏi ý kiến.
Đối với bất kỳ công việc nào liên quan đến máy móc, đào tạo chính quy không còn là điều nên có nữa. Nếu công việc liên quan đến xe nâng công nghiệp, người vận hành cần phải hoàn thành chứng chỉ vận hành xe nâng đúng quy cách , được ghi lại đầy đủ và kèm theo đánh giá tại nơi làm việc trước khi di chuyển hàng hóa mà không có người giám sát. Bỏ qua bất kỳ bước nào trong số đó, chi phí sẽ trực tiếp chuyển sang rủi ro tai nạn.
Đến ngày thứ năm, tỷ lệ giữ chân khách hàng đã gặp rủi ro.
Khoảng thời gian để một nhân viên mới quyết định có ở lại hay không ngắn hơn nhiều so với suy nghĩ của hầu hết các nhà quản lý. Một phần đáng kể tỷ lệ thôi việc xảy ra trong vòng 45 ngày đầu tiên, rất lâu trước khi bất kỳ ai hoàn thành việc lập kế hoạch đào tạo. Nếu tuần đầu tiên cảm thấy hỗn loạn hoặc cô đơn, hồ sơ xin việc sẽ nhanh chóng được gửi đi mà không gây nhiều chú ý.
Điều làm tăng số lượng nhân viên mới không phải là một chiếc túi quà tặng lớn hơn. Đó là một người quản lý thường xuyên kiểm tra tình hình và khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón chứ không phải chỉ được chấp nhận. Cơ chế hoạt động thì nhỏ và không hào nhoáng:
- Một trạm làm việc sẵn sàng. Máy tính xách tay, thông tin đăng nhập, thẻ nhân viên, thiết bị bảo hộ cá nhân và một chiếc ghế không phải mượn của người đang đi nghỉ.
- Một người bạn cùng tên. Người có nhiệm vụ cụ thể là trả lời những câu hỏi mà nhân viên mới ngại hỏi người quản lý.
- Một lịch trình thực sự. Một tuần học được sắp xếp theo trình tự, có thời gian để quan sát, thực hành và đặt câu hỏi thay vì những buổi chiều trống rỗng.
- Một nhiệm vụ đầu tiên rất quan trọng. Một việc nhỏ, có thể hoàn thành và liên quan đến công việc chính.
Những sai lầm mà các công ty thường mắc phải trong ngày đầu tiên
Sai lầm thường gặp là việc đẩy trách nhiệm ngày đầu tiên giữa bộ phận nhân sự và người quản lý như một quả bóng nóng, không ai chịu trách nhiệm về kết quả. Bộ phận nhân sự kiểm tra xem các biểu mẫu đã được ký chưa. Người quản lý cho rằng việc đào tạo đã diễn ra ở đâu đó trước đó. Nhân viên mới lấp đầy khoảng trống bằng cách đoán mò, và chính sự đoán mò đó dẫn đến cả thương tích và nghỉ việc.
Giải quyết vấn đề về quyền sở hữu và hầu hết các vấn đề phát sinh sau đó sẽ biến mất. Giao cho một người nhiệm vụ điều hành hai tuần đầu tiên, một danh sách kiểm tra bao gồm đào tạo an toàn chứ không chỉ là quyền truy cập hệ thống, và dành thời gian cụ thể trên lịch để thực hiện. Các công ty coi việc đào tạo nhân viên mới như một quy trình vận hành bài bản là những công ty không phải trả giá cho cùng một sai lầm hai lần.
