
Nếu bạn có lý do để nghi ngờ có hành vi sai trái trong tổ chức của mình, bạn có thể cân nhắc tiến hành một cuộc điều tra nội bộ. Nếu được thực hiện đúng cách, một cuộc điều tra nội bộ tốt có thể giúp bạn hiểu rõ hơn những gì đang diễn ra, khắc phục các vấn đề hiện tại và chuẩn bị cho thành công, bất kể bạn tìm thấy điều gì.
Nhưng chính xác thì các cuộc điều tra nội bộ diễn ra như thế nào? Tại sao chúng được khởi xướng? Và làm thế nào để bạn đảm bảo rằng cuộc điều tra nội bộ của bạn thành công?
Tại sao phải tiến hành điều tra nội bộ?
Cùng với luật sư, các nhà điều tra và các chuyên gia khác, bất kỳ doanh nghiệp, cơ quan chính phủ hoặc tổ chức nào cũng có thể khởi xướng một cuộc điều tra nội bộ. Nhìn chung, có ba mục tiêu chính:
- Xác định xem có hành vi sai trái nào xảy ra hay không. Tiến hành điều tra tổ chức của bạn sẽ cho phép bạn xác định xem có hành vi sai trái nào xảy ra hay không. Nếu tổ chức của bạn bị buộc tội phạm tội hoặc nếu bạn không tuân thủ, đây là cơ hội để bạn thu thập thông tin và xác định chính xác điều gì đã xảy ra.
- Sửa chữa tình hình (nếu cần thiết). Trong nhiều trường hợp, đây sẽ là cơ hội để khắc phục tình hình. Nếu một cá nhân chịu trách nhiệm về hành vi sai trái, bạn có thể kỷ luật họ. Nếu có vấn đề về quy trình hoặc cấu trúc trong tổ chức của bạn, bạn có thể sửa chữa. Nếu bạn không còn tuân thủ, bạn có thể đưa tổ chức của mình trở lại bình thường.
- Xây dựng hàng phòng thủ. Đây cũng là cơ hội để xây dựng biện hộ cho tổ chức của bạn, đặc biệt là nếu bạn đang phải đối mặt với cáo buộc hình sự hoặc tiền phạt. Nếu bạn có thể chứng minh rằng bạn đã giải quyết khiếu nại hoặc mối quan tâm một cách nhanh chóng và kiên quyết, bạn có thể bảo vệ và bảo vệ tổ chức của mình một cách thành công.
Các giai đoạn của một cuộc điều tra nội bộ
Các giai đoạn của một cuộc điều tra nội bộ thường diễn ra như sau:
- Bắt đầu. Có nhiều cách để bắt đầu một cuộc điều tra. Nó có thể bắt đầu bằng một khiếu nại ẩn danh, một lời buộc tội của người tố giác hoặc thậm chí là một câu hỏi từ một trong những nhà đầu tư hoặc bên liên quan của bạn. Một người lãnh đạo trong nhóm của bạn cũng có thể bắt đầu một cuộc điều tra nếu họ có căn cứ để nghi ngờ rằng có điều gì đó sai trái đã xảy ra.
- Phác thảo phạm vi và mục tiêu. Tiếp theo, bạn sẽ phác thảo phạm vi và mục tiêu của cuộc điều tra này. Chính xác thì bạn đang cố gắng xác định điều gì? Bạn sẽ xác định điều đó như thế nào? Bạn đang tìm cách thu thập những loại bằng chứng nào và bạn sẽ thu thập chúng như thế nào?
- Thành lập đội ngũ. Bạn không thể tự mình tiến hành một cuộc điều tra nội bộ đầy đủ. Thay vào đó, bạn thường cần phải làm việc với luật sư, điều tra viên, chuyên gia chuyên ngành và các chuyên gia khác để thu thập đầy đủ bằng chứng và tập hợp những phát hiện đó một cách phù hợp.
- Đang điều tra. Trong giai đoạn điều tra, bạn sẽ thu thập mọi bằng chứng có thể liên quan đến mục tiêu của mình. Bạn có thể tiến hành phỏng vấn nhân viên và các mối liên hệ chuyên môn, bạn có thể xem xét bằng chứng pháp y và bạn có thể đào sâu vào hồ sơ của mình để xác định mọi thứ đã xảy ra trong nhiều năm qua.
- Thu thập và hợp nhất bằng chứng. Khi bạn đã có cơ hội sắp xếp tất cả các bằng chứng này, bạn có thể tập hợp các phần có liên quan để tạo thành một bức tranh mạch lạc về tình huống này. Với các bằng chứng được sắp xếp và hợp nhất, bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều trong việc xác định những việc cần làm tiếp theo.
- Phân tích và báo cáo. Trong hầu hết các trường hợp, nhóm sẽ phân tích bằng chứng và lập báo cáo chính thức. Báo cáo này sẽ tóm tắt tình hình và có khả năng đề xuất những việc cần làm tiếp theo.
- Xem xét và hành động. Tại thời điểm này, các nhà lãnh đạo trong nhóm của bạn sẽ xem xét tất cả thông tin và quyết định cách họ muốn hành động. Điều này có thể bao gồm thực hiện thay đổi đối với các quy trình và nhóm nội bộ hoặc chuẩn bị biện hộ pháp lý, trong số các hành động khác.
Chìa khóa cho một cuộc điều tra nội bộ thành công
Sau đây là một số chìa khóa quan trọng nhất để tiến hành một cuộc điều tra nội bộ thành công:
- Đội. Phần lớn thành công của bạn phụ thuộc vào nhóm bạn tập hợp để tiến hành điều tra. Làm việc với các luật sư, nhà phân tích và điều tra viên có năng lực có thể đảm bảo quy trình của bạn toàn diện hơn nhiều. Hãy thực hiện thẩm định trước khi thuê bất kỳ ai.
- Mục tiêu. Bạn cũng cần đặt ra mục tiêu đúng. Nếu bạn không có định hướng rõ ràng cho cuộc điều tra của mình hoặc nếu bạn không chắc chắn nên hỏi những câu hỏi nào, bạn sẽ không đưa ra được kết luận đúng.
- Bảo mật. Các cuộc điều tra nội bộ thường được tiến hành vì chúng vẫn mang tính riêng tư và cho tổ chức thời gian để hành động. Theo đó, điều quan trọng là phải đảm bảo cuộc điều tra nội bộ của bạn hoàn toàn bí mật và không công khai.
- Tính trung lập và khách quan. Nếu bạn muốn có hiệu quả, bạn cần phải trung lập và khách quan trong cuộc điều tra của bạn. Các tổ chức thường thiên vị theo hướng có lợi cho mình hoặc bỏ qua những điều có vẻ bình thường. Bạn sẽ cần phải chống lại những xung lực này và giữ thái độ công bằng nhất có thể trong suốt quá trình này.
Các cuộc điều tra nội bộ không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng chúng có thể giúp tổ chức của bạn định vị chiến lược nếu bị cáo buộc làm sai. Chỉ cần đảm bảo bạn tập hợp đúng nhóm và duy trì sự tập trung khách quan vào các chỉ thị quan trọng nhất của mình.