สัปดาห์แรกของการทำงานใหม่เป็นสัปดาห์ที่แพงที่สุดในชีวิตการทำงานของพนักงานคนหนึ่ง และบริษัทส่วนใหญ่ก็ไม่ได้ใส่ใจเรื่องนี้ เป็นสัปดาห์ที่คนๆ หนึ่งมีโอกาสได้รับบาดเจ็บมากที่สุด มีโอกาสลาออกมากที่สุด และมีโอกาสน้อยที่สุดที่จะทำงานที่นายจ้างจะเรียกเก็บค่าใช้จ่าย สิ่งที่แตกต่างกันไปในแต่ละบริษัทคือ มีใครในอาคารนั้นใส่ใจที่จะมองดูเรื่องนี้หรือไม่
กระบวนการเริ่มต้นใช้งานไม่ใช่แค่การกรอกแบบฟอร์มและใช้บัตรรูด แต่เป็นช่วงเวลาสั้นๆ ที่จะตัดสินใจเรื่องความเสี่ยง ต้นทุน และความภักดีไปพร้อมๆ กัน และการตัดสินใจเหล่านั้นจะส่งผลต่อเนื่องไปอีกหลายปี
ก่อนวันแรก ค่าใช้จ่ายก็เริ่มทยอยจ่ายแล้ว
ต้นทุนของการจ้างพนักงานใหม่เริ่มเกิดขึ้นหลายสัปดาห์ก่อนที่พวกเขาจะเริ่มงาน ค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าสรรหา ค่าตรวจสอบประวัติ ค่าติดตั้งระบบ เวลาที่ผู้จัดการใช้ในการสัมภาษณ์ และผลผลิตที่ลดลงเนื่องจากตำแหน่งว่าง ทั้งหมดนี้ล้วนถูกบันทึกไว้ในบัญชี ต้นทุนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ทั้งหมดอาจอยู่ที่7,500 ถึง 28,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคน ขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน การมองว่าสัปดาห์แรกเป็นเพียงการทำเอกสารนั้นเป็นทางเลือกที่แปลกประหลาดเมื่อพิจารณาจากงบดุลเพียงอย่างเดียว
วันแรกกำหนดเรื่องราวที่พนักงานบอกเล่าให้ตัวเองฟัง
พนักงานคนนั้นเดินเข้ามาพร้อมกับเรื่องราวที่ยังเขียนไม่เสร็จ พวกเขาตัดสินใจแล้วว่างานนี้ดี พวกเขาจึงรับงานนี้ แต่แล้วโต๊ะทำงานก็ไม่พร้อมใช้งาน ผู้จัดการติดประชุมติดต่อกันหลายรอบ ระบบล็อกอินใช้งานไม่ได้ และเรื่องราวก็เริ่มเปลี่ยนไป พอถึงเวลาอาหารกลางวัน ความสงสัยก็เริ่มก่อตัวขึ้น
คู่มือ SHRMที่ได้รับการอ้างอิงอย่างกว้างขวางระบุว่า การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่ควรใช้เวลาอย่างน้อยหนึ่งปี ไม่ใช่แค่วันเดียว การปฐมนิเทศแปดชั่วโมงแรกเป็นการสร้างความสัมพันธ์ทางอารมณ์ แต่เป็นเพียงบทเริ่มต้นเท่านั้น
สัปดาห์แรกเป็นช่วงที่มักมีผู้เล่นบาดเจ็บจำนวนมาก
คนงานใหม่ได้รับบาดเจ็บในอัตราที่สูงมาก ซึ่งหากเป็นคนงานกลุ่มอื่นคงเป็นเรื่องน่าตกใจ เหตุผลนั้นคาดเดาได้ พวกเขาไม่รู้ว่าอันตรายอยู่ตรงไหน และไม่รู้ว่าทางลัดไหนที่เพื่อนร่วมงานตกลงกันไว้เงียบๆ ว่าจะไม่ใช้ นอกจากนี้ พวกเขายังไม่อยากดูทำงานช้าในสัปดาห์แรก จึงฝืนทำงานต่อไปในขณะที่คนงานที่มีประสบการณ์จะหยุดและถามก่อน
สำหรับงานใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักร การฝึกอบรมอย่างเป็นทางการไม่ใช่แค่สิ่งที่ควรมีอีกต่อไป หากงานนั้นเกี่ยวข้องกับรถยกอุตสาหกรรม จำเป็นต้องมี การรับรองการใช้งานรถยก อย่างถูก ต้อง มีเอกสารรับรอง และต้องมีการประเมินสถานที่ทำงานควบคู่ไปด้วย ก่อนที่ผู้ปฏิบัติงานจะเคลื่อนย้ายสิ่งของโดยไม่มีผู้ควบคุมดูแล หากละเลยขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง ค่าใช้จ่ายก็จะตกไปอยู่ที่ค่าใช้จ่ายด้านการบาดเจ็บโดยตรง
ภายในวันที่ห้า อัตราการรักษาพนักงานก็เริ่มตกอยู่ในความเสี่ยงแล้ว
ช่วงเวลาที่พนักงานใหม่ตัดสินใจว่าจะอยู่ต่อหรือไม่นั้นสั้นกว่าที่ผู้จัดการส่วนใหญ่คิดไว้มาก อัตราการลาออกที่สำคัญเกิดขึ้นภายใน 45 วันแรก ซึ่งเป็นช่วงเวลาก่อนที่ใครจะเขียนแผนการฝึกอบรมเสร็จเสียอีก หากสัปดาห์แรกดูวุ่นวายหรือโดดเดี่ยว ประวัติการทำงานก็จะถูกส่งกลับไปสมัครงานที่อื่นโดยไม่มีใครสนใจมากนัก
สิ่งที่ทำให้ตัวเลขนั้นเปลี่ยนแปลงไป ไม่ใช่ถุงของขวัญที่ใหญ่ขึ้น แต่เป็นผู้จัดการที่คอยสอบถามความเป็นอยู่และทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าพวกเขามีความสำคัญ ไม่ใช่แค่ได้รับการยอมรับ กลไกนั้นเล็กน้อยและไม่หวือหวา:
- โต๊ะทำงานพร้อมใช้งาน แล็ปท็อป, รหัสผ่าน, บัตรประจำตัว, อุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล (PPE) และเก้าอี้ที่ไม่ใช่เก้าอี้ที่ยืมมาจากคนอื่นในช่วงวันหยุด
- เพื่อนที่มีชื่อเรียก บุคคลที่มีหน้าที่โดยตรงคือการตอบคำถามที่พนักงานใหม่รู้สึกเขินอายที่จะถามผู้จัดการ
- ตารางเวลาจริง ตารางเรียนประจำสัปดาห์ที่จัดไว้อย่างเป็นระบบ โดยมีเวลาสำหรับการสังเกตการณ์ การฝึกปฏิบัติ และการถามคำถาม แทนที่จะเป็นช่วงบ่ายที่ว่างเปล่า
- งานแรกที่สำคัญ สิ่งเล็กๆ ที่ทำเสร็จได้ และเกี่ยวข้องกับงานจริง
สิ่งที่บริษัทต่างๆ เข้าใจผิดเกี่ยวกับวันแรก
ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าคือการส่งต่อข้อมูลระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการในวันแรกของการทำงาน เหมือนกับของร้อนที่ไม่มีใครรับผิดชอบผลลัพธ์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลตรวจสอบว่าแบบฟอร์มได้รับการลงนามแล้ว ผู้จัดการสันนิษฐานว่าการฝึกอบรมได้เกิดขึ้นแล้วในส่วนอื่น ๆ ก่อนหน้านี้ พนักงานใหม่เติมเต็มช่องว่างด้วยการคาดเดา และการคาดเดานี่เองที่เป็นจุดเริ่มต้นของทั้งการบาดเจ็บและการลาออก
แก้ไขปัญหาเรื่องความเป็นเจ้าของ แล้วปัญหาที่ตามมาส่วนใหญ่ก็จะหมดไป มอบหมายให้คนคนหนึ่งรับผิดชอบดูแลในช่วงสองสัปดาห์แรก จัดทำรายการตรวจสอบที่รวมถึงการฝึกอบรมด้านความปลอดภัย แทนที่จะเป็นเพียงการเข้าถึงระบบ และกำหนดเวลาที่แน่นอนในปฏิทินสำหรับการดำเนินการดังกล่าว บริษัทที่ดำเนินการปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นระบบการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัย จะเป็นบริษัทที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายซ้ำสองเพราะความผิดพลาดเดิมอีกต่อไป
