
หากคุณมีเหตุผลที่จะสงสัยว่ามีการกระทำผิดในองค์กรของคุณ คุณอาจพิจารณาดำเนินการสอบสวนภายใน หากดำเนินการอย่างถูกต้อง การสอบสวนภายในที่ดีจะช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นได้ดีขึ้น แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จ ไม่ว่าคุณจะพบอะไรก็ตาม
การสอบสวนภายในทำงานอย่างไรกันแน่? เหตุใดจึงต้องมีการสอบสวน และคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าการสอบสวนภายในของคุณจะประสบความสำเร็จ?
เหตุใดจึงต้องเริ่มการสอบสวนภายใน?
พร้อมทนายความผู้สืบสวน และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ ธุรกิจ หน่วยงานของรัฐ หรือองค์กรอื่นๆ สามารถเริ่มการสืบสวนภายในได้ โดยทั่วไปแล้วมีเป้าหมายหลัก 3 ประการ:
- ตรวจสอบว่ามีการกระทำผิดเกิดขึ้นหรือไม่ การสอบสวนองค์กรของคุณควรช่วยให้คุณระบุได้ว่ามีการกระทำผิดเกิดขึ้นหรือไม่ หากองค์กรของคุณถูกกล่าวหาว่ากระทำความผิด หรือหากคุณไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย นี่คือโอกาสของคุณในการรวบรวมข้อเท็จจริงและระบุสิ่งที่เกิดขึ้น
- แก้ไขสถานการณ์ (ถ้าจำเป็น) ในหลายกรณี นี่จะเป็นโอกาสในการแก้ไขสถานการณ์ หากบุคคลใดเป็นผู้รับผิดชอบต่อการกระทำผิด คุณสามารถลงโทษบุคคลนั้นได้ หากมีปัญหาด้านกระบวนการหรือโครงสร้างในองค์กรของคุณ คุณสามารถแก้ไขมันได้ หากคุณไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอีกต่อไป คุณสามารถทำให้องค์กรของคุณแย่ลงได้
- สร้างการป้องกัน นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสในการสร้างการป้องกันให้กับองค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังเผชิญกับข้อกล่าวหาทางอาญาหรือค่าปรับ หากคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณได้แก้ไขข้อร้องเรียนหรือข้อกังวลอย่างรวดเร็วและเด็ดขาด คุณก็สามารถปกป้องและคุ้มครององค์กรของคุณได้สำเร็จ
ขั้นตอนการสอบสวนภายใน
ขั้นตอนการสอบสวนภายในโดยทั่วไปจะดำเนินไปประมาณนี้:
- การเริ่มต้น มีหลายวิธีในการเริ่มการสอบสวน อาจเริ่มจากการร้องเรียนโดยไม่เปิดเผยตัวตน การกล่าวหาโดยผู้แจ้งเบาะแส หรือแม้แต่คำถามจากนักลงทุนหรือผู้ถือผลประโยชน์ของคุณ นอกจากนี้ ผู้นำในทีมของคุณยังอาจเริ่มการสอบสวนได้หากพวกเขามีเหตุผลให้สงสัยว่ามีบางอย่างผิดปกติเกิดขึ้น
- การระบุขอบเขตและเป้าหมาย ต่อไปคุณจะร่างโครงร่าง ขอบเขตและวัตถุประสงค์ของการสืบสวนนี้คุณกำลังพยายามกำหนดอะไรกันแน่ คุณจะกำหนดมันอย่างไร คุณต้องการรวบรวมหลักฐานประเภทใด และคุณจะรวบรวมมันอย่างไร
- การรวบรวมทีม คุณไม่สามารถดำเนินการสืบสวนภายในทั้งหมดได้ด้วยตัวคุณเอง โดยทั่วไปแล้ว คุณจะต้องทำงานร่วมกับทนายความ ผู้สืบสวน ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ เพื่อรวบรวมหลักฐานทั้งหมดและรวบรวมผลการสืบสวนอย่างเหมาะสม
- การสืบสวน ในระหว่างขั้นตอนการสืบสวน คุณจะรวบรวมหลักฐานใดๆ ที่อาจเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของคุณ คุณอาจสัมภาษณ์พนักงานและผู้ติดต่อในสายงานของคุณ คุณอาจตรวจสอบหลักฐานทางนิติวิทยาศาสตร์ และคุณอาจขุดคุ้ยลึกลงไปในบันทึกของคุณเพื่อค้นหาสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งหมดในช่วงหลายปีที่ผ่านมา
- การรวบรวมและรวบรวมหลักฐาน เมื่อคุณได้มีโอกาสคัดแยกหลักฐานทั้งหมดแล้ว คุณสามารถรวบรวมหลักฐานที่เกี่ยวข้องเพื่อสร้างภาพรวมของสถานการณ์นี้ เมื่อจัดระเบียบและรวบรวมหลักฐานเรียบร้อยแล้ว คุณจะตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าจะต้องทำอย่างไรต่อไป
- การวิเคราะห์และการรายงาน ในกรณีส่วนใหญ่ ทีมงานจะวิเคราะห์หลักฐานและจัดทำรายงานอย่างเป็นทางการ รายงานนี้จะสรุปสถานการณ์และอาจแนะนำว่าควรทำอย่างไรต่อไป
- การทบทวนและดำเนินการ เมื่อถึงจุดนี้ ผู้นำในทีมของคุณจะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดและตัดสินใจว่าต้องการดำเนินการอย่างไร ซึ่งอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงกระบวนการภายในและทีมงาน หรือการเตรียมการแก้ต่างทางกฎหมาย เป็นต้น
กุญแจสู่การสืบสวนภายในที่ประสบความสำเร็จ
สิ่งเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญบางประการในการเปิดตัวการสอบสวนภายในที่ประสบความสำเร็จ:
- ทีมงาน. ความสำเร็จของคุณส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับทีมงานที่คุณรวบรวมไว้เพื่อดำเนินการสืบสวน การทำงานร่วมกับทนายความ นักวิเคราะห์ และผู้สืบสวนที่มีความสามารถสามารถทำให้กระบวนการของคุณครอบคลุมมากขึ้นได้ ควรทำการตรวจสอบอย่างรอบคอบก่อนจะว่าจ้างใครก็ตาม
- วัตถุประสงค์ คุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ถูกต้องด้วย หากคุณไม่มีทิศทางที่ชัดเจนในการสืบสวน หรือไม่แน่ใจว่าจะถามคำถามใด คุณจะไม่สามารถสรุปผลได้อย่างถูกต้อง
- ความลับ การสอบสวนภายในมักดำเนินการเนื่องจากเป็นการดำเนินการแบบลับและให้เวลาแก่องค์กรในการดำเนินการ ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่าการสอบสวนภายในของคุณเป็นความลับอย่างสมบูรณ์และไม่ให้เปิดเผยต่อสาธารณะ
- ความเป็นกลางและความเป็นกลาง หากคุณต้องการมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องเป็น เป็นกลางและเป็นกลางในการสืบสวนของคุณองค์กรต่างๆ มักจะลำเอียงเข้าข้างตัวเองหรือมองข้ามสิ่งที่ดูเหมือนเป็นเรื่องปกติ คุณจะต้องต่อสู้กับแรงกระตุ้นเหล่านี้และพยายามเป็นกลางให้มากที่สุดตลอดกระบวนการนี้
การสอบสวนภายในไม่จำเป็นเสมอไป แต่การสอบสวนภายในสามารถช่วยให้องค์กรของคุณวางตำแหน่งตัวเองอย่างมีกลยุทธ์ได้หากถูกกล่าวหาว่ากระทำผิด เพียงแค่ต้องแน่ใจว่าคุณได้จัดตั้งทีมที่เหมาะสมและมุ่งเน้นอย่างเป็นกลางต่อคำสั่งที่สำคัญที่สุดของคุณ