kioo cha kukuza, utafiti, pata

Iwapo una sababu ya kushuku makosa katika shirika lako, unaweza kufikiria kufanya uchunguzi wa ndani. Ukitekelezwa ipasavyo, uchunguzi mzuri wa ndani unaweza kukusaidia kuelewa vyema kinachoendelea, kurekebisha masuala ya kudumu, na kujiweka tayari kwa mafanikio, bila kujali utapata nini.

Lakini uchunguzi wa ndani unafanya kazi vipi hasa? Kwa nini zinaanzishwa? Na unahakikishaje kuwa uchunguzi wako wa ndani unafanikiwa?

Kwa nini Uanzishe Uchunguzi wa Ndani?

Pamoja na wanasheria, wachunguzi na wataalamu wengine, biashara yoyote, huluki ya serikali au shirika lingine linaweza kuanzisha uchunguzi wa ndani. Kwa ujumla, kuna malengo matatu kuu:

  • Amua ikiwa kosa lilifanyika. Kufanya uchunguzi wa shirika lako kunapaswa kukuruhusu kubaini kama makosa yalifanyika au la. Ikiwa shirika lako linashutumiwa kwa kufanya uhalifu, au ikiwa umeshindwa kufuata sheria, hii ni fursa yako ya kukusanya ukweli na kuamua ni nini hasa kilifanyika.
  • Rekebisha hali (ikiwa ni lazima). Katika hali nyingi, hii itakuwa fursa ya kurekebisha hali hiyo. Ikiwa mtu anawajibika kwa kosa, unaweza kumtia adabu. Ikiwa kuna mchakato au tatizo la muundo katika shirika lako, unaweza kulirekebisha. Iwapo hutii tena, unaweza kuleta ugoro kwenye shirika lako.
  • Jenga ulinzi. Hii pia ni fursa ya kujenga ulinzi kwa shirika lako, hasa ikiwa unakabiliwa na mashtaka ya uhalifu au faini. Iwapo unaweza kuonyesha kwamba ulishughulikia malalamiko au jambo fulani kwa haraka na kwa uthabiti, unaweza kutetea na kulinda shirika lako kwa mafanikio.

Awamu za Uchunguzi wa Ndani

Awamu za uchunguzi wa ndani kawaida huenda kama hii:

  • Kuanzishwa. Kuna njia nyingi ambazo uchunguzi unaweza kuanzishwa. Huenda ikatokana na malalamiko yasiyojulikana, shutuma za mtoa taarifa, au hata swali kutoka kwa mmoja wa wawekezaji au washikadau wako. Inawezekana pia kwa kiongozi katika timu yako kuanzisha uchunguzi ikiwa wana sababu za kushuku kuwa kuna jambo baya limetokea.
  • Kuelezea upeo na malengo. Ifuatayo, utaelezea upeo na malengo ya uchunguzi huu. Unajaribu kuamua nini hasa? Utaamuaje? Je, ni aina gani za ushahidi unaotafuta kukusanya, na utaukusanyaje?
  • Kuweka pamoja timu. Huwezi kufanya uchunguzi kamili wa ndani peke yako. Badala yake, utahitaji kufanya kazi na wanasheria, wachunguzi, wataalam wa niche, na wataalamu wengine ili kupata ushahidi kamili na kukusanya matokeo hayo ipasavyo.
  • Kuchunguza. Wakati wa awamu ya uchunguzi, utakusanya ushahidi wowote ambao unaweza kuwa muhimu kwa malengo yako. Unaweza kufanya mahojiano na wafanyakazi wako na mawasiliano ya kitaalamu, unaweza kukagua ushahidi wa mahakama, na unaweza kuchimba kwa kina rekodi zako ili kubaini kila kitu kilichotokea katika miaka kadhaa iliyopita.
  • Kukusanya na kuunganisha ushahidi. Mara tu unapopata fursa ya kutatua vipande hivi vyote vya ushahidi, unaweza kukusanya vipande vinavyohusika ili kuunda picha thabiti ya hali hii. Kwa ushahidi uliopangwa na kuunganishwa, utakuwa na wakati rahisi zaidi wa kuamua nini cha kufanya baadaye.
  • Kuchambua na kutoa taarifa. Mara nyingi, timu itachambua ushahidi na kutoa ripoti rasmi. Ripoti hii itatoa muhtasari wa hali na uwezekano wa kupendekeza nini cha kufanya baadaye.
  • Kupitia na kuchukua hatua. Katika hatua hii, viongozi kwenye timu yako watakagua taarifa zote na kuamua jinsi wanavyotaka kuchukua hatua. Hii inaweza kujumuisha kufanya mabadiliko kwa michakato ya ndani na timu, au kuandaa utetezi wa kisheria, miongoni mwa hatua zingine.

Funguo za Uchunguzi wa Ndani wenye Mafanikio

Hizi ni baadhi ya funguo muhimu za kuanzisha uchunguzi wa ndani wenye mafanikio:

  • Timu. Mengi ya mafanikio yako yanategemea timu uliyoikusanya kufanya uchunguzi. Kufanya kazi na wanasheria wenye uwezo, wachambuzi na wachunguzi kunaweza kuhakikisha kuwa mchakato wako ni wa kina zaidi. Fanya bidii yako kabla ya kuajiri mtu yeyote.
  • Malengo. Pia unahitaji kuweka malengo sahihi. Ikiwa huna mwelekeo wazi wa uchunguzi wako, au kama huna uhakika ni maswali gani ya kuuliza, hutafikia hitimisho sahihi.
  • Usiri. Uchunguzi wa ndani mara nyingi hutafutwa kwa sababu unasalia kuwa wa faragha na hulipa shirika muda wa kuchukua hatua. Kwa hivyo, ni muhimu kuhakikisha kuwa uchunguzi wako wa ndani ni wa siri kabisa na hauonekani na umma.
  • Kuegemea upande wowote na usawa. Ikiwa unataka kuwa na ufanisi, unahitaji kuwa upande wowote na lengo katika uchunguzi wako. Ni kawaida kwa mashirika kuegemea upande wao wenyewe au kupuuza mambo ambayo yanaonekana kuwa ya kawaida. Utahitaji kupigana dhidi ya misukumo hii na ubaki bila upendeleo iwezekanavyo katika mchakato huu wote.

Uchunguzi wa ndani sio lazima kila wakati, lakini unaweza kusaidia shirika lako kujiweka kimkakati ikiwa litashutumiwa kwa makosa. Hakikisha tu kwamba umekusanya timu inayofaa na kudumisha lengo linalolengwa kwenye maagizo yako muhimu zaidi.