Om du har anledning att misstänka fel i din organisation kan du överväga att göra en intern utredning. Om den utförs på rätt sätt kan en bra intern undersökning hjälpa dig att bättre förstå vad som händer, åtgärda stående problem och göra dig redo för framgång, oavsett vad du hittar.
Men hur fungerar interna utredningar egentligen? Varför initieras de? Och hur ser du till att din internutredning blir framgångsrik?
Varför inleda en intern utredning?
Tillsammans med advokater, utredare och andra experter, alla företag, statliga enheter eller andra organisationer kan inleda en intern utredning. Generellt finns det tre huvudmål:
- Ta reda på om fel har inträffat. Genom att genomföra en undersökning av din organisation bör du kunna avgöra om fel har inträffat eller inte. Om din organisation anklagas för att ha begått ett brott, eller om du har fallit utanför efterlevnaden, är detta din möjlighet att samla fakta och avgöra exakt vad som hände.
- Åtgärda situationen (om nödvändigt). I många fall kommer detta att vara en möjlighet att råda bot på situationen. Om en individ är ansvarig för fel, kan du disciplinera dem. Om det finns ett process- eller strukturproblem i din organisation kan du rätta till det. Om du inte längre följer reglerna kan du ta upp din organisation till snus.
- Bygg ett försvar. Det här är också en möjlighet att bygga upp ett försvar för din organisation, särskilt om du står inför brottsanklagelser eller böter. Om du kan visa att du åtgärdat ett klagomål eller problem snabbt och resolut, kan du framgångsrikt försvara och skydda din organisation.
Faserna i en intern utredning
Faserna i en intern utredning ser vanligtvis ut ungefär så här:
- Initiering. Det finns många sätt att inleda en utredning. Det kan ha sitt ursprung i ett anonymt klagomål, en anklagelse från en whistleblower eller till och med en fråga från en av dina investerare eller intressenter. Det är också möjligt för en ledare i ditt team att inleda en utredning om de har grund för misstanke om att något fel har inträffat.
- Beskriv omfattning och mål. Därefter ska du beskriva omfattningen och syftena med denna utredning. Vad exakt är det du försöker avgöra? Hur ska du bestämma det? Vilka typer av bevis vill du samla in och hur ska du samla in det?
- Att sätta ihop laget. Du kan inte göra en fullständig intern utredning själv. Istället måste du vanligtvis arbeta med advokater, utredare, nischexperter och andra yrkesverksamma för att fånga en fullständig mängd bevis och sammanställa dessa resultat på lämpligt sätt.
- Undersöker. Under utredningsfasen samlar du in alla bevis som kan vara relevanta för dina mål. Du kan genomföra intervjuer med dina anställda och professionella kontakter, du kan granska kriminaltekniska bevis och du kan gräva djupt i dina register för att fastställa allt som har hänt under de senaste åren.
- Samla och konsolidera bevis. När du har haft en möjlighet att sortera igenom alla dessa bevis kan du sammanställa de relevanta bitarna för att bilda en sammanhängande bild av denna situation. Med bevisen organiserade och konsoliderade har du mycket lättare att bestämma vad du ska göra härnäst.
- Analysera och rapportera. I de flesta fall kommer teamet att analysera bevisen och göra en officiell rapport. Denna rapport kommer att sammanfatta situationen och eventuellt rekommendera vad du ska göra härnäst.
- Granska och vidta åtgärder. Vid denna tidpunkt kommer ledare i ditt team att granska all information och bestämma hur de vill vidta åtgärder. Detta kan innefatta att göra ändringar i interna processer och team, eller att förbereda ett juridiskt försvar, bland andra åtgärder.
Nycklar till en framgångsrik intern undersökning
Det här är några av de viktigaste nycklarna för att starta en framgångsrik intern utredning:
- Laget. Mycket av din framgång beror på vilket team du satt ihop för att genomföra utredningen. Att arbeta med kompetenta jurister, analytiker och utredare kan se till att din process är mycket mer omfattande. Gör din due diligence innan du anställer någon.
- Målen. Du måste också sätta rätt mål. Om du inte har en tydlig riktning för din utredning, eller om du inte är säker på vilka frågor du ska ställa, kommer du inte att dra de rätta slutsatserna.
- Sekretess. Interna utredningar genomförs ofta eftersom de förblir privata och ger organisationen tid att vidta åtgärder. Därför är det viktigt att se till att din interna utredning är helt konfidentiell och utom synhåll för allmänheten.
- Neutralitet och objektivitet. Om du vill vara effektiv måste du vara det neutral och objektiv i din utredning. Det är vanligt att organisationer är partiska till sin egen fördel eller förbiser saker som verkar rutinmässiga. Du måste slå tillbaka mot dessa impulser och vara så opartisk som möjligt under hela processen.
Interna utredningar är inte alltid nödvändiga, men de kan hjälpa din organisation att strategiskt positionera sig om den någonsin anklagas för fel. Se bara till att du sätter ihop rätt team och bibehåll ett objektivt fokus på dina viktigaste direktiv.
