Nëse keni arsye të dyshoni për keqbërje në organizatën tuaj, mund të konsideroni kryerjen e një hetimi të brendshëm. Nëse ekzekutohet siç duhet, një hetim i mirë i brendshëm mund t'ju ndihmojë të kuptoni më mirë se çfarë po ndodh, të rregulloni problemet e vazhdueshme dhe të përgatiteni për sukses, pavarësisht se çfarë gjeni.
Por si funksionojnë saktësisht hetimet e brendshme? Pse janë iniciuar? Dhe si siguroheni që hetimi juaj i brendshëm të jetë i suksesshëm?
Pse të filloni një hetim të brendshëm?
Së bashku me avokatët, hetuesit dhe ekspertët e tjerë, çdo biznes, ent qeveritar ose organizatë tjetër mund të fillojë një hetim të brendshëm. Në përgjithësi, ekzistojnë tre qëllime kryesore:
- Përcaktoni nëse ka ndodhur keqbërje. Kryerja e një hetimi të organizatës suaj duhet t'ju lejojë të përcaktoni nëse ka ndodhur apo jo keqbërje. Nëse organizata juaj akuzohet për kryerjen e një krimi, ose nëse ju nuk jeni në përputhje, kjo është mundësia juaj për të mbledhur faktet dhe për të përcaktuar se çfarë ka ndodhur saktësisht.
- Rregulloni situatën (nëse është e nevojshme). Në shumë raste, kjo do të jetë një mundësi për të korrigjuar situatën. Nëse një individ është përgjegjës për keqbërje, ju mund ta disiplinoni atë. Nëse ka një problem procesi ose strukture në organizatën tuaj, mund ta korrigjoni atë. Nëse nuk jeni më në përputhje me ligjin, mund ta çoni organizatën tuaj deri në fund.
- Ndërtoni një mbrojtje. Kjo është gjithashtu një mundësi për të ndërtuar një mbrojtje për organizatën tuaj, veçanërisht nëse jeni duke u përballur me akuza penale ose gjoba. Nëse mund të tregoni se keni adresuar një ankesë ose shqetësim shpejt dhe me vendosmëri, ju mund ta mbroni dhe mbroni me sukses organizatën tuaj.
Fazat e një hetimi të brendshëm
Fazat e një hetimi të brendshëm zakonisht shkojnë diçka si kjo:
- Fillimi. Ka shumë mënyra për të filluar një hetim. Mund të ketë origjinën nga një ankesë anonime, një akuzë sinjalizuesi, apo edhe një pyetje nga një prej investitorëve ose palëve të interesuara. Është gjithashtu e mundur që një drejtues në ekipin tuaj të fillojë një hetim nëse ka arsye për dyshimin se diçka e gabuar ka ndodhur.
- Përvijimi i fushës dhe qëllimeve. Më pas, ju do të përshkruani qëllimin dhe objektivat e këtij hetimi. Çfarë saktësisht po përpiqeni të përcaktoni? Si do ta përcaktoni? Çfarë lloje provash po kërkoni të mblidhni dhe si do t'i mblidhni ato?
- Duke bashkuar ekipin. Ju nuk mund të kryeni një hetim të plotë të brendshëm vetë. Në vend të kësaj, zakonisht do t'ju duhet të punoni me avokatë, hetues, ekspertë të veçantë dhe profesionistë të tjerë për të kapur një trup të plotë të provave dhe për t'i mbledhur ato gjetje siç duhet.
- Duke hetuar. Gjatë fazës së hetimit, ju do të mblidhni çdo provë që mund të jetë e rëndësishme për objektivat tuaja. Ju mund të bëni intervista me punonjësit tuaj dhe kontaktet profesionale, mund të rishikoni provat mjeko-ligjore dhe mund të gërmoni thellë në të dhënat tuaja për të përcaktuar gjithçka që ka ndodhur në vitet e fundit.
- Mbledhja dhe konsolidimi i provave. Pasi të keni pasur një mundësi për të renditur të gjitha këto pjesë të provave, mund të mblidhni pjesët përkatëse për të formuar një pamje koherente të kësaj situate. Me provat e organizuara dhe të konsoliduara, do ta keni shumë më të lehtë të përcaktoni se çfarë të bëni më pas.
- Duke analizuar dhe raportuar. Në shumicën e rasteve, ekipi do të analizojë provat dhe do të bëjë një raport zyrtar. Ky raport do të përmbledhë situatën dhe do të rekomandojë potencialisht se çfarë të bëhet më pas.
- Rishikimi dhe ndërmarrja e veprimeve. Në këtë pikë, drejtuesit e ekipit tuaj do të shqyrtojnë të gjithë informacionin dhe do të vendosin se si duan të ndërmarrin veprime. Kjo mund të përfshijë ndryshime në proceset dhe ekipet e brendshme, ose përgatitjen e një mbrojtjeje ligjore, ndër veprime të tjera.
Çelësat për një hetim të brendshëm të suksesshëm
Këto janë disa nga çelësat më të rëndësishëm për nisjen e një hetimi të brendshëm të suksesshëm:
- Ekipi. Pjesa më e madhe e suksesit tuaj varet nga ekipi që keni mbledhur për të kryer hetimin. Puna me avokatë, analistë dhe hetues kompetentë mund të sigurohet që procesi juaj të jetë shumë më gjithëpërfshirës. Bëni kujdesin tuaj të duhur përpara se të punësoni dikë.
- Objektivat. Ju gjithashtu duhet të vendosni objektivat e duhura. Nëse nuk keni drejtim të qartë për hetimin tuaj, ose nëse nuk jeni të sigurt se cilat pyetje të bëni, nuk do të nxirrni përfundimet e duhura.
- Konfidencialiteti. Hetimet e brendshme shpesh ndiqen sepse ato mbeten private dhe i japin organizatës kohë për të ndërmarrë veprime. Prandaj, është e rëndësishme të siguroheni që hetimi juaj i brendshëm të jetë plotësisht konfidencial dhe jashtë pamjes së publikut.
- Neutraliteti dhe objektiviteti. Nëse dëshironi të jeni efektiv, duhet të jeni neutrale dhe objektive në hetimin tuaj. Është e zakonshme që organizatat të jenë të njëanshme në favor të tyre ose të anashkalojnë gjërat që duken rutinë. Ju do të duhet të luftoni kundër këtyre impulseve dhe të qëndroni sa më të paanshëm gjatë gjithë këtij procesi.
Hetimet e brendshme nuk janë gjithmonë të nevojshme, por ato mund të ndihmojnë organizatën tuaj të pozicionohet strategjikisht nëse akuzohet ndonjëherë për keqbërje. Vetëm sigurohuni që të grumbulloni ekipin e duhur dhe të mbani një fokus objektiv në direktivat tuaja më të rëndësishme.
