
Če imate razlog za sum, da je v vaši organizaciji prišlo do nepravilnosti, lahko razmislite o izvedbi notranje preiskave. Če je izvedena pravilno, vam lahko dobra notranja preiskava pomaga bolje razumeti, kaj se dogaja, odpraviti obstoječe težave in se pripraviti na uspeh, ne glede na to, kaj ugotovite.
Toda kako natančno potekajo notranje preiskave? Zakaj so sproženi? In kako poskrbite, da bo vaša interna preiskava uspešna?
Zakaj sprožiti notranjo preiskavo?
Skupaj z odvetniki, preiskovalci in drugi strokovnjaki lahko katero koli podjetje, vladni subjekt ali druga organizacija sproži notranjo preiskavo. Na splošno obstajajo trije glavni cilji:
- Ugotovite, ali je prišlo do kršitve. Izvajanje preiskave vaše organizacije bi vam moralo omogočiti, da ugotovite, ali je prišlo do kršitve ali ne. Če je vaša organizacija obtožena storitve kaznivega dejanja ali če niste izpolnjevali pravil, je to vaša priložnost, da zberete dejstva in ugotovite, kaj se je točno zgodilo.
- Popravite situacijo (če je potrebno). V mnogih primerih bo to priložnost, da se stanje popravi. Če je posameznik odgovoren za napačno ravnanje, ga lahko disciplinirate. Če je v vaši organizaciji težava s procesom ali strukturo, jo lahko popravite. Če niste več skladni, lahko svojo organizacijo spravite na dušo.
- Zgradite obrambo. To je tudi priložnost, da zgradite obrambo za svojo organizacijo, še posebej, če ste soočeni s kazenskimi ovadbami ali globami. Če lahko dokažete, da ste pritožbo ali skrb obravnavali hitro in odločno, lahko uspešno branite in zaščitite svojo organizacijo.
Faze notranje preiskave
Faze notranje preiskave običajno potekajo nekako takole:
- Začetek. Preiskavo je mogoče sprožiti na več načinov. Lahko izvira iz anonimne pritožbe, obtožbe žvižgača ali celo vprašanja enega od vaših vlagateljev ali deležnikov. Možno je tudi, da vodja vaše ekipe sproži preiskavo, če ima razloge za sum, da se je zgodilo nekaj narobe.
- Oris obsega in ciljev. Nato boste orisali obseg in cilje te preiskave. Kaj točno poskušate ugotoviti? Kako ga boste določili? Katere vrste dokazov želite zbrati in kako jih boste zbrali?
- Sestavljanje ekipe. Popolne notranje preiskave ne morete izvesti sami. Namesto tega boste običajno morali sodelovati z odvetniki, preiskovalci, nišnimi strokovnjaki in drugimi strokovnjaki, da zajamete celoten obseg dokazov in te ugotovitve ustrezno sestavite.
- Preiskovanje. V fazi preiskave boste zbrali vse dokaze, ki bi lahko bili pomembni za vaše cilje. Lahko opravite razgovore s svojimi zaposlenimi in poklicnimi stiki, lahko pregledate forenzične dokaze in se lahko poglobite v svoje zapise, da ugotovite vse, kar se je zgodilo v zadnjih nekaj letih.
- Zbiranje in utrjevanje dokazov. Ko ste imeli priložnost razvrstiti vse te dokaze, lahko sestavite ustrezne dele, da oblikujete skladno sliko te situacije. Z organiziranimi in konsolidiranimi dokazi se boste veliko lažje odločili, kaj storiti naprej.
- Analiziranje in poročanje. V večini primerov bo ekipa analizirala dokaze in pripravila uradno poročilo. To poročilo bo povzelo situacijo in morda priporočilo, kaj storiti naprej.
- Pregled in ukrepanje. Na tej točki bodo vodje v vaši ekipi pregledali vse informacije in se odločili, kako želijo ukrepati. To lahko med drugim vključuje spreminjanje notranjih procesov in skupin ali pripravo pravne obrambe.
Ključ do uspešne notranje preiskave
To je nekaj najpomembnejših ključev za začetek uspešne notranje preiskave:
- Ekipa. Velik del vašega uspeha je odvisen od ekipe, ki ste jo zbrali za izvedbo preiskave. Sodelovanje s pristojnimi odvetniki, analitiki in preiskovalci lahko zagotovi, da je vaš postopek veliko bolj celovit. Preden kogarkoli zaposlite, opravite skrbni pregled.
- Cilji. Prav tako si morate postaviti prave cilje. Če nimate jasne usmeritve za svojo preiskavo ali če niste prepričani, katera vprašanja postaviti, ne boste prišli do pravih zaključkov.
- Zaupnost. Notranje preiskave se pogosto izvajajo, ker ostajajo zasebne in dajejo organizaciji čas za ukrepanje. Zato je pomembno zagotoviti, da je vaša notranja preiskava popolnoma zaupna in izven pogleda javnosti.
- Nevtralnost in objektivnost. Če želite biti učinkoviti, morate biti nevtralen in objektiven v vaši preiskavi. Za organizacije je običajno, da so pristranske sebi v prid ali spregledajo stvari, ki se zdijo rutinske. Tem impulzom se boste morali upreti in ves ta proces ostati čim bolj nepristranski.
Notranje preiskave niso vedno potrebne, lahko pa vaši organizaciji pomagajo pri strateškem položaju, če je kdaj obtožena nepravilnosti. Samo poskrbite, da boste zbrali pravo ekipo in ohranili objektivno osredotočenost na svoje najpomembnejše smernice.