
Dacă aveți motive să suspectați o faptă greșită în organizația dvs., ați putea lua în considerare efectuarea unei investigații interne. Dacă este executată corect, o investigație internă bună vă poate ajuta să înțelegeți mai bine ce se întâmplă, să remediați problemele permanente și să vă pregătiți pentru succes, indiferent de ceea ce găsiți.
Dar cum funcționează exact investigațiile interne? De ce sunt inițiați? Și cum te asiguri că ancheta ta internă are succes?
De ce să inițiezi o anchetă internă?
Împreună cu avocații, anchetatorii și alți experți, orice companie, entitate guvernamentală sau altă organizație poate iniția o investigație internă. În general, există trei obiective principale:
- Stabiliți dacă a avut loc o abatere. Efectuarea unei investigații asupra organizației dvs. ar trebui să vă permită să determinați dacă a avut loc sau nu abateri. Dacă organizația dvs. este acuzată de comiterea unei infracțiuni sau dacă ați căzut în neconformitate, aceasta este oportunitatea dvs. de a aduna faptele și de a determina ce s-a întâmplat exact.
- Remediați situația (dacă este necesar). În multe cazuri, aceasta va fi o oportunitate de a remedia situația. Dacă o persoană este responsabilă pentru fapte greșite, îl puteți disciplina. Dacă există o problemă de proces sau de structură în organizația dvs., o puteți corecta. Dacă nu mai sunteți în conformitate, vă puteți aduce organizația la curent.
- Construiește o apărare. Aceasta este, de asemenea, o oportunitate de a construi o apărare pentru organizația dvs., mai ales dacă vă confruntați cu acuzații penale sau amenzi. Dacă puteți demonstra că ați abordat o plângere sau o problemă rapid și hotărât, vă puteți apăra și proteja organizația cu succes.
Fazele unei investigații interne
Fazele unei investigații interne de obicei merg cam așa:
- Iniţiere. Există multe moduri în care poate fi inițiată o investigație. Poate avea originea dintr-o plângere anonimă, o acuzație a unui denunțător sau chiar o întrebare a unuia dintre investitorii sau părțile interesate. Este, de asemenea, posibil ca un lider din echipa ta să inițieze o investigație dacă are motive de suspiciune că s-a întâmplat ceva greșit.
- Prezentarea domeniului și obiectivelor. În continuare, vei schița domeniul de aplicare și obiectivele acestei investigații. Ce mai exact încerci să stabilești? Cum o vei determina? Ce tipuri de dovezi vrei să aduni și cum le vei aduna?
- Alcătuirea echipei. Nu puteți efectua o investigație internă completă de unul singur. În schimb, de obicei, va trebui să lucrați cu avocați, anchetatori, experți de nișă și alți profesioniști pentru a capta un corp complet de dovezi și a aduna acele constatări în mod corespunzător.
- Investigarea. În timpul fazei de investigare, veți aduna orice dovezi care ar putea fi relevante pentru obiectivele dvs. Puteți efectua interviuri cu angajații dvs. și contactele profesionale, puteți examina dovezile criminalistice și puteți cerceta adânc în dosarele dvs. pentru a determina tot ce s-a întâmplat în ultimii câțiva ani.
- Colectarea și consolidarea dovezilor. Odată ce ați avut ocazia de a sorta toate aceste dovezi, puteți asambla piesele relevante pentru a forma o imagine coerentă a acestei situații. Cu dovezile organizate și consolidate, veți avea mult mai ușor să determinați ce să faceți în continuare.
- Analiza si raportare. În cele mai multe cazuri, echipa va analiza dovezile și va face un raport oficial. Acest raport va rezuma situația și, eventual, va recomanda ce să faceți în continuare.
- Revizuirea și luarea de măsuri. În acest moment, liderii echipei dumneavoastră vor analiza toate informațiile și vor decide cum doresc să ia măsuri. Aceasta poate include, printre alte acțiuni, modificarea proceselor și echipelor interne sau pregătirea unei apărări juridice.
Cheile unei investigații interne de succes
Acestea sunt câteva dintre cele mai importante chei pentru lansarea unei investigații interne de succes:
- Echipa. O mare parte din succesul tău depinde de echipa pe care ai adunat-o pentru a conduce investigația. Lucrul cu avocați, analiști și anchetatori competenți vă poate asigura că procesul dumneavoastră este mult mai cuprinzător. Faceți diligența necesară înainte de a angaja pe cineva.
- Obiectivele. De asemenea, trebuie să stabiliți obiectivele potrivite. Dacă nu aveți o direcție clară pentru investigația dvs. sau dacă nu sunteți sigur ce întrebări să puneți, nu veți trage concluziile corecte.
- Confidențialitatea. Investigațiile interne sunt adesea urmărite pentru că rămân private și dau timp organizației să ia măsuri. Prin urmare, este important să vă asigurați că investigația dvs. internă este complet confidențială și ferită de public.
- Neutralitate și obiectivitate. Dacă vrei să fii eficient, trebuie să fii neutru și obiectiv în investigația dvs. Este obișnuit ca organizațiile să fie părtinitoare în favoarea lor sau să treacă cu vederea lucruri care par de rutină. Va trebui să lupți împotriva acestor impulsuri și să fii cât mai imparțial posibil pe parcursul acestui proces.
Investigațiile interne nu sunt întotdeauna necesare, dar vă pot ajuta organizația să se poziționeze strategic dacă este vreodată acuzată de fapte greșite. Doar asigurați-vă că adunați echipa potrivită și mențineți un accent obiectiv asupra celor mai importante directive.