Se você tiver motivos para suspeitar de irregularidades em sua organização, você pode considerar conduzir uma investigação interna. Se executada corretamente, uma boa investigação interna pode ajudar você a entender melhor o que está acontecendo, consertar problemas atuais e se preparar para o sucesso, independentemente do que você encontrar.
Mas como exatamente as investigações internas funcionam? Por que elas são iniciadas? E como você garante que sua investigação interna seja bem-sucedida?
Por que iniciar uma investigação interna?
Junto com advogados, investigadores e outros especialistas, qualquer empresa, entidade governamental ou outra organização pode iniciar uma investigação interna. Geralmente, há três objetivos principais:
- Determinar se ocorreu alguma irregularidade. Conduzir uma investigação da sua organização deve permitir que você determine se houve ou não irregularidade. Se sua organização for acusada de cometer um crime, ou se você saiu da conformidade, esta é sua oportunidade de reunir os fatos e determinar o que, exatamente, aconteceu.
- Corrija a situação (se necessário). Em muitos casos, esta será uma oportunidade de remediar a situação. Se um indivíduo for responsável por uma infração, você pode discipliná-lo. Se houver um problema de processo ou estrutura em sua organização, você pode corrigi-lo. Se você não estiver mais em conformidade, você pode colocar sua organização em dia.
- Construa uma defesa. Esta também é uma oportunidade de construir uma defesa para sua organização, especialmente se você estiver enfrentando acusações criminais ou multas. Se você puder mostrar que abordou uma reclamação ou preocupação de forma rápida e resoluta, você pode defender e proteger sua organização com sucesso.
As fases de uma investigação interna
As fases de uma investigação interna geralmente ocorrem mais ou menos assim:
- Iniciação. Há muitas maneiras de iniciar uma investigação. Ela pode se originar de uma reclamação anônima, uma acusação de denunciante ou até mesmo uma pergunta de um de seus investidores ou stakeholders. Também é possível que um líder da sua equipe inicie uma investigação se tiver motivos para suspeitar que algo errado ocorreu.
- Delineando escopo e objetivos. Em seguida, você descreverá o escopo e os objetivos desta investigação. O que exatamente você está tentando determinar? Como você vai determinar isso? Que tipos de evidências você está procurando reunir e como você vai reuni-las?
- Montando a equipe. Você não pode conduzir uma investigação interna completa sozinho. Em vez disso, você normalmente precisará trabalhar com advogados, investigadores, especialistas de nicho e outros profissionais para capturar um corpo completo de evidências e reunir essas descobertas apropriadamente.
- Investigando. Durante a fase de investigação, você reunirá qualquer evidência que possa ser relevante para seus objetivos. Você pode conduzir entrevistas com seus funcionários e contatos profissionais, pode revisar evidências forenses e pode cavar fundo em seus registros para determinar tudo o que aconteceu nos últimos anos.
- Coletando e consolidando evidências. Depois que você tiver tido a oportunidade de classificar todas essas peças de evidência, você pode reunir as peças relevantes para formar uma imagem coerente dessa situação. Com as evidências organizadas e consolidadas, você terá muito mais facilidade para determinar o que fazer em seguida.
- Analisando e relatando. Na maioria dos casos, a equipe analisará as evidências e fará um relatório oficial. Este relatório resumirá a situação e potencialmente recomendará o que fazer em seguida.
- Revisando e tomando medidas. Neste ponto, os líderes da sua equipe revisarão todas as informações e decidirão como querem agir. Isso pode incluir fazer mudanças em processos e equipes internas, ou preparar uma defesa legal, entre outras ações.
Chaves para uma investigação interna bem-sucedida
Estas são algumas das chaves mais importantes para iniciar uma investigação interna bem-sucedida:
- O time. Muito do seu sucesso depende da equipe que você montou para conduzir a investigação. Trabalhar com advogados, analistas e investigadores competentes pode garantir que seu processo seja muito mais abrangente. Faça sua devida diligência antes de contratar alguém.
- Os objetivos. Você também precisa definir os objetivos certos. Se você não tiver uma direção clara para sua investigação, ou se não tiver certeza de quais perguntas fazer, você não vai tirar as conclusões certas.
- Confidencialidade. Investigações internas são frequentemente realizadas porque permanecem privadas e dão tempo para a organização agir. Consequentemente, é importante garantir que sua investigação interna seja completamente confidencial e fora da vista do público.
- Neutralidade e objetividade. Se você quer ser eficaz, você precisa ser neutro e objetivo em sua investigação. É comum que organizações sejam tendenciosas em seu próprio favor ou negligenciem coisas que parecem rotineiras. Você precisará lutar contra esses impulsos e permanecer o mais imparcial possível durante todo esse processo.
Investigações internas nem sempre são necessárias, mas podem ajudar sua organização a se posicionar estrategicamente caso seja acusada de irregularidade. Apenas certifique-se de montar a equipe certa e manter um foco objetivo em suas diretivas mais importantes.
