szkło powiększające, badanie, znaleźć

Jeśli masz powody podejrzewać, że w Twojej organizacji doszło do nieprawidłowości, możesz rozważyć przeprowadzenie wewnętrznego dochodzenia. Jeśli zostanie przeprowadzone prawidłowo, dobre wewnętrzne dochodzenie może pomóc Ci lepiej zrozumieć, co się dzieje, rozwiązać istniejące problemy i przygotować się na sukces, niezależnie od tego, co odkryjesz.

Ale jak dokładnie działają wewnętrzne dochodzenia? Dlaczego są inicjowane? I jak upewnić się, że wewnętrzne dochodzenie zakończy się sukcesem?

Dlaczego warto wszcząć wewnętrzne dochodzenie?

Razem z prawnikami, śledczy i inni eksperci, każda firma, jednostka rządowa lub inna organizacja może wszcząć wewnętrzne dochodzenie. Zasadniczo istnieją trzy główne cele:

  • Określ, czy doszło do popełnienia przestępstwa. Przeprowadzenie dochodzenia w Twojej organizacji powinno pozwolić Ci ustalić, czy doszło do przestępstwa. Jeśli Twoja organizacja jest oskarżona o popełnienie przestępstwa lub jeśli nie przestrzegasz zasad, jest to Twoja okazja, aby zebrać fakty i ustalić, co dokładnie się wydarzyło.
  • Napraw sytuację (jeśli to konieczne). W wielu przypadkach będzie to okazja do naprawienia sytuacji. Jeśli dana osoba jest odpowiedzialna za wykroczenie, możesz ją ukarać. Jeśli w Twojej organizacji występuje problem z procesem lub strukturą, możesz go naprawić. Jeśli nie jesteś już zgodny, możesz doprowadzić swoją organizację do porządku.
  • Zbuduj obronę. Jest to również okazja do zbudowania obrony dla Twojej organizacji, zwłaszcza jeśli grozi Ci odpowiedzialność karna lub grzywna. Jeśli możesz wykazać, że szybko i zdecydowanie zająłeś się skargą lub problemem, możesz skutecznie bronić i chronić swoją organizację.

Fazy ​​wewnętrznego dochodzenia

Zazwyczaj fazy wewnętrznego dochodzenia wyglądają następująco:

  • Inicjacja. Istnieje wiele sposobów wszczęcia dochodzenia. Może ono wynikać z anonimowej skargi, oskarżenia sygnalisty lub nawet pytania od jednego z inwestorów lub interesariuszy. Możliwe jest również, aby lider w zespole wszczął dochodzenie, jeśli ma podstawy podejrzewać, że wydarzyło się coś złego.
  • Określenie zakresu i celów. Następnie narysujesz zarys zakres i cele niniejszego dochodzenia. Co dokładnie próbujesz ustalić? Jak zamierzasz to ustalić? Jakiego rodzaju dowody chcesz zebrać i jak zamierzasz je zebrać?
  • Skompletowanie zespołu. Nie możesz przeprowadzić pełnego wewnętrznego dochodzenia samodzielnie. Zamiast tego zazwyczaj będziesz musiał współpracować z prawnikami, śledczymi, ekspertami w danej dziedzinie i innymi profesjonalistami, aby zebrać pełny zbiór dowodów i odpowiednio zebrać te ustalenia.
  • Śledztwo. Podczas fazy dochodzenia zbierzesz wszelkie dowody, które mogą być istotne dla Twoich celów. Możesz przeprowadzić wywiady ze swoimi pracownikami i kontaktami zawodowymi, możesz przejrzeć dowody kryminalistyczne i możesz głęboko przekopać się przez swoje zapisy, aby ustalić wszystko, co wydarzyło się w ciągu ostatnich kilku lat.
  • Gromadzenie i konsolidacja dowodów. Gdy już będziesz mieć okazję posortować wszystkie te dowody, możesz zebrać odpowiednie elementy, aby utworzyć spójny obraz tej sytuacji. Mając dowody uporządkowane i skonsolidowane, będziesz mieć znacznie łatwiej określić, co zrobić dalej.
  • Analizowanie i raportowanie. W większości przypadków zespół przeanalizuje dowody i sporządzi oficjalny raport. Raport ten podsumuje sytuację i potencjalnie zaleci, co zrobić dalej.
  • Przeglądanie i podejmowanie działań. W tym momencie liderzy w Twoim zespole przejrzą wszystkie informacje i zdecydują, jak chcą podjąć działania. Może to obejmować wprowadzanie zmian w procesach wewnętrznych i zespołach lub przygotowywanie obrony prawnej, wśród innych działań.

Klucze do udanego wewnętrznego dochodzenia

Oto kilka najważniejszych wskazówek, które pomogą w przeprowadzeniu skutecznego wewnętrznego dochodzenia:

  • Drużyna. Duża część Twojego sukcesu zależy od zespołu, który zebrałeś do przeprowadzenia dochodzenia. Współpraca z kompetentnymi prawnikami, analitykami i śledczymi może sprawić, że Twój proces będzie znacznie bardziej kompleksowy. Dokonaj należytej staranności przed zatrudnieniem kogokolwiek.
  • Cele. Musisz również ustalić właściwe cele. Jeśli nie masz jasnego kierunku dla swojego śledztwa lub nie jesteś pewien, jakie pytania zadać, nie wyciągniesz właściwych wniosków.
  • Poufność. Wewnętrzne dochodzenia są często prowadzone, ponieważ pozostają prywatne i dają organizacji czas na podjęcie działań. W związku z tym ważne jest, aby upewnić się, że wewnętrzne dochodzenie jest całkowicie poufne i niedostępne dla opinii publicznej.
  • Neutralność i obiektywizm. Jeśli chcesz być skuteczny, musisz być neutralny i obiektywny w swoim dochodzeniu. Organizacje często są stronnicze na swoją korzyść lub pomijają rzeczy, które wydają się rutynowe. Będziesz musiał walczyć z tymi impulsami i pozostać tak bezstronnym, jak to możliwe, w trakcie tego procesu.

Wewnętrzne dochodzenia nie zawsze są konieczne, ale mogą pomóc Twojej organizacji w strategicznym pozycjonowaniu się, jeśli kiedykolwiek zostanie oskarżona o popełnienie przestępstwa. Upewnij się tylko, że zbierzesz odpowiedni zespół i zachowasz obiektywne skupienie na najważniejszych dyrektywach.