Hvis du har grunn til å mistenke feil i organisasjonen din, kan du vurdere å gjennomføre en intern undersøkelse. Hvis den utføres på riktig måte, kan en god intern undersøkelse hjelpe deg bedre å forstå hva som skjer, fikse stående problemer og sette deg opp for suksess, uavhengig av hva du finner.
Men hvordan fungerer interne undersøkelser egentlig? Hvorfor er de igangsatt? Og hvordan sørger du for at din interne undersøkelse er vellykket?
Hvorfor sette i gang en intern undersøkelse?
Sammen med advokater, etterforskere og andre eksperter, enhver virksomhet, offentlig enhet eller annen organisasjon kan sette i gang en intern undersøkelse. Generelt er det tre hovedmål:
- Finn ut om feil har skjedd. Gjennomføring av en undersøkelse av organisasjonen din bør gjøre det mulig for deg å avgjøre om det har skjedd en feil eller ikke. Hvis organisasjonen din er anklaget for å ha begått en forbrytelse, eller hvis du har falt ut av samsvar, er dette din mulighet til å samle fakta og finne ut hva som skjedde.
- Fiks situasjonen (om nødvendig). I mange tilfeller vil dette være en mulighet til å bøte på situasjonen. Hvis en person er ansvarlig for overtredelse, kan du disiplinere dem. Hvis det er et prosess- eller strukturproblem i organisasjonen din, kan du rette det. Hvis du ikke lenger overholder retningslinjene, kan du bringe organisasjonen din opp til snus.
- Bygg et forsvar. Dette er også en mulighet til å bygge et forsvar for organisasjonen din, spesielt hvis du står overfor kriminelle anklager eller bøter. Hvis du kan vise at du har løst en klage eller bekymring raskt og resolutt, kan du forsvare og beskytte organisasjonen din.
Fasene i en intern etterforskning
Fasene i en intern etterforskning går vanligvis omtrent slik ut:
- Innvielse. Det er mange måter en etterforskning kan settes i gang. Det kan stamme fra en anonym klage, en varsleranklage, eller til og med et spørsmål fra en av dine investorer eller interessenter. Det er også mulig for en leder i teamet ditt å sette i gang en etterforskning hvis de har grunnlag for mistanke om at noe galt har skjedd.
- Skisserer omfang og mål. Deretter skal du skissere omfanget og målene for denne undersøkelsen. Hva er det egentlig du prøver å finne ut? Hvordan skal du bestemme det? Hvilke typer bevis er du ute etter å samle, og hvordan skal du samle det?
- Setter sammen laget. Du kan ikke gjennomføre en fullstendig intern undersøkelse selv. I stedet må du vanligvis samarbeide med advokater, etterforskere, nisjeeksperter og andre fagfolk for å fange opp hele bevismaterialet og samle disse funnene på riktig måte.
- Undersøker. I løpet av etterforskningsfasen vil du samle bevis som kan være relevant for dine mål. Du kan gjennomføre intervjuer med dine ansatte og profesjonelle kontakter, du kan gjennomgå rettsmedisinske bevis, og du kan grave dypt inn i journalene dine for å finne ut alt som har skjedd de siste årene.
- Samle og konsolidere bevis. Når du har hatt en mulighet til å sortere gjennom alle disse bevisene, kan du sette sammen de relevante bitene for å danne et sammenhengende bilde av denne situasjonen. Med bevisene organisert og konsolidert, vil du ha mye lettere for å bestemme hva du skal gjøre videre.
- Analysere og rapportere. I de fleste tilfeller vil teamet analysere bevisene og lage en offisiell rapport. Denne rapporten vil oppsummere situasjonen og potensielt anbefale hva du skal gjøre videre.
- Gjennomgå og iverksette tiltak. På dette tidspunktet vil ledere i teamet ditt gjennomgå all informasjonen og bestemme hvordan de vil handle. Dette kan inkludere endringer i interne prosesser og team, eller forberede et juridisk forsvar, blant andre handlinger.
Nøkler til en vellykket intern undersøkelse
Dette er noen av de viktigste nøklene for å starte en vellykket intern etterforskning:
- Laget. Mye av suksessen din avhenger av teamet du satt sammen for å gjennomføre etterforskningen. Å jobbe med kompetente advokater, analytikere og etterforskere kan sørge for at prosessen din er mye mer omfattende. Gjør din due diligence før du ansetter noen.
- Målene. Du må også sette de riktige målene. Hvis du ikke har klar retning for etterforskningen din, eller hvis du ikke er sikker på hvilke spørsmål du skal stille, kommer du ikke til å trekke de riktige konklusjonene.
- Konfidensialitet. Interne undersøkelser blir ofte utført fordi de forblir private og gir organisasjonen tid til å iverksette tiltak. Derfor er det viktig å sørge for at den interne etterforskningen din er fullstendig konfidensiell og utenfor offentlighetens syn.
- Nøytralitet og objektivitet. Hvis du vil være effektiv, må du være det nøytral og objektiv i etterforskningen din. Det er vanlig at organisasjoner er partiske i sin egen favør eller overser ting som virker rutinemessige. Du må kjempe tilbake mot disse impulsene og være så upartisk som mulig gjennom denne prosessen.
Interne undersøkelser er ikke alltid nødvendige, men de kan hjelpe organisasjonen din strategisk å posisjonere seg hvis den noen gang blir anklaget for å ha gjort noe galt. Bare sørg for at du setter sammen det riktige teamet og opprettholder et objektivt fokus på dine viktigste direktiver.
