Het plannen van een vrijgezellenfeest is nooit makkelijk. Hoewel sommige bruidegoms het serieuzer nemen dan anderen, wordt er van jou, waarschijnlijk de getuige, verwacht dat je een gedenkwaardige gelegenheid organiseert. De details zijn niet zo belangrijk, maar de flow van de dag of het weekend moet logisch zijn en de reis van je leven zijn.
De basisprincipes op orde brengen
De eerste paar dingen waar we ons helaas op moeten richten zijn de basis en administratie – de saaie dingen. Maar het is absoluut het belangrijkste om ervoor te zorgen dat de juiste mensen het kunnen halen.
Dus, eerst moet je een datum vaststellen en deze vastleggen vroegHiervoor is enige communicatie met de bruidegom nodig over hoe lang van tevoren hij het vrijgezellenfeest wil houden en welke datum(s) hem het beste uitkomen.
Dan is het het beste om hem precies te vragen wie hij wel en niet wil (ga er niet zomaar vanuit iedereen). Vraag hem naar hun namen en contactgegevens (en misschien wie ze voor hem zijn). Zodra je deze lijst met namen hebt, start je onmiddellijk een groepsgesprek (zonder de bruidegom).
Budgetteren en geld inzamelen
De volgende stap is een korte, saaie, maar belangrijke stap. Bepaal een budget dat voor iedereen geschikt is. Wees hier voorzichtig mee, want sommige mensen hebben waarschijnlijk een kleiner budget dan anderen. Over het algemeen wil je inspelen op de laagste gemene deler, omdat de bruidegom waarschijnlijk iedereen erbij wil hebben. Als er een vreemde eend in de bijt is die zich simpelweg niets anders kan veroorloven dan de pub, overweeg dan om voor hem bij te dragen, of bespreek dit met de bruidegom.
Dit is het moment waarop je beslist of het een lokale trip, een weekendje weg of een volledige vakantie wordt. Zodra je een budget hebt, kun je doorgaan naar het leuke gedeelte. Nou ja, bijna.
Het klinkt misschien overdreven, maar het is de moeite waard om een simpele spreadsheet te maken (die je voor jezelf kunt houden). Je hebt een plek nodig om de bankoverschrijvingen van mensen naar jou bij te houden. Deel je gegevens in de groeps-chat en een prijs waar iedereen tevreden mee is. Bied iedereen aan om iets meer te betalen voor de bruidegom en blijf op de hoogte van wie je geld stuurt. Er zijn er vaak een of twee waar je moeilijk geld uit kunt halen, dus schaam je er niet voor om ze eraan te herinneren (misschien openbaar in de groeps-chat).
Wees transparant en vergeet niet om wat geld opzij te zetten voor de dag zelf. Anders geeft u misschien meer uit dan u denkt.
Het kiezen van de perfecte bestemming
Het selecteren van de juiste bestemming hangt af van een paar dingen. Ten eerste het budget, maar ook wat voor soort sfeer en reisroute je wilt. Als het om het nachtleven gaat en het budget het toelaat, kun je het beste een aantal hotelkamers in Barcelona of Madrid boeken bij Sercotel betaalbaar en toch super levendig zal zijn.
Als je budget kleiner is, of de sfeer ingetogener, overweeg dan om een hutje in het bos te huren. Je hoeft het land niet uit en de prijs kan betaalbaar zijn als er veel mensen zijn. Een hot tub en een huisfeestje kunnen prima zijn, en misschien kun je de omgeving afspeuren naar paintballen of iets dergelijks.
Denk natuurlijk na over wat de bruidegom wil en ga van daaruit verder. Plaatsen als Praag en Amsterdam zijn weliswaar erg toeristisch, maar ze zijn wel geschikt voor vrijgezellenfeesten, omdat ze veel activiteiten hebben. Misschien zie je zelfs andere vrijgezellenfeesten op dezelfde avond.
Een epische reisroute plannen
Zodra je je vibe en bestemming hebt bepaald, kun je beginnen met het boeken van dingen. Begin met het onderzoeken van activiteiten die geschikt zijn voor groepen. Als je naar een stad als Madrid gaat, zouden er genoeg groepstours naar brouwerijen, whisky-tasking en misschien stedelijke go-karting of Total Wipeout-stijl gebieden moeten zijn.
Als je meer landelijk gaat, kijk dan naar watersporten, extreme sporten en misschien paintball. Maar pak de dag niet te vol – het ergste wat je kunt doen is te veel reizen/forenzen. Neem de tijd om te gaan eten en drinken, misschien een VIP-tafel of een kroegentocht, om te genieten van het geklets en de grappen.
Hier moet je heel georganiseerd zijn als het gaat om transport. Denk aan plan B als er iets misgaat of treinen te laat zijn. Zorg ook voor onvoorziene omstandigheden, want het kan lastig zijn om een groep mensen naar verschillende plekken te verplaatsen die misschien niet nuchter zijn.
De ervaring personaliseren
Probeer waar mogelijk de ervaring zo persoonlijk mogelijk te maken. Lees niet zomaar een gids als deze en vink alles aan. Denk in plaats daarvan echt na over wat de interesses van de bruidegom zijn, inside jokes, en leun hierop. Het kan bijvoorbeeld een goed idee zijn om ze een gênante outfit of t-shirt te geven die de aandacht op hen vestigt. Je hoeft niet genoodzaakt bent om dit te doen als de bruidegom zich duidelijk ongemakkelijk zou voelen. Of doe het op een meer ingetogen manier.
Een verrassing of twee zou niet misstaan. Misschien een speciale gastoptreden van een beroemdheid of een look-a-like, zoals een imitator van David Brent die soms vrijgezellenfeesten doet en zeer goed in is (hij zal een uur of twee met je rondhangen). Of de dresscode kan Peaky Blinders zijn omdat het hun favoriete show is. Je kunt regels bepalen, misschien wel regels voor het drinken, die een werkelijk unieke avond creëren die anders is dan alle andere.
Final Word
Georganiseerd plezier is lastig om goed te krijgen. Te georganiseerd en het haalt de lol eruit, maar je zult niet slagen als je te relaxed bent over de reis. Ga in plaats daarvan vroeg aan de slag met de administratie en planning, zodat je dichter bij de tijd kunt ontspannen en van de dag kunt genieten. De planning moet op een manier worden gedaan dat ook jij ervan kunt genieten, in plaats van dat je je voelt alsof je de projectmanager bent.
