De eerste week bij een nieuwe baan is de duurste week van iemands hele carrière, en de meeste bedrijven doen daar niet alsof. Het is de week waarin iemand het meest waarschijnlijk gewond raakt, het meest waarschijnlijk ontslag neemt en het minst waarschijnlijk iets doet waarvoor de werkgever een factuur kan sturen. Wat per bedrijf verschilt, is of iemand in het gebouw de moeite heeft genomen om hiernaar te kijken.
Onboarding is niet zomaar een stapel formulieren en een pasje. Het is een korte periode waarin risico, kosten en loyaliteit tegelijkertijd worden bepaald, en die beslissingen hebben jarenlang gevolgen.
Nog voor de eerste dag is de rekening al aan het oplopen.
De kosten van een nieuwe medewerker beginnen al weken voordat hij of zij daadwerkelijk aan de slag gaat. Recruiters, achtergrondchecks, systeemconfiguratie, de tijd die managers besteden aan sollicitatiegesprekken, de productiviteitsdaling door de lege plek – het komt allemaal op de balans terecht. De volledige onboardingkosten kunnen oplopen tot $7,500 tot $28,000 per medewerker, afhankelijk van de functie. De eerste week als louter een administratieve aangelegenheid beschouwen is, alleen al vanuit het perspectief van de balans, een vreemde keuze.
Dag één bepaalt het verhaal dat de werknemer zichzelf vertelt.
De medewerker komt binnen met een halfgeschreven verhaal. Ze hebben al besloten dat de baan een goede is; ze hebben hem aangenomen. Een werkplek die niet klaar is, een manager die vastzit in de ene vergadering na de andere, een inlogpoging die niet werkt, en het verhaal begint te verschuiven. Tegen lunchtijd heeft de twijfel de overhand gekregen.
Een veel geciteerde SHRM-handleiding stelt dat onboarding een strategisch proces is dat minstens een jaar zou moeten duren, en niet slechts één dag oriëntatie. De eerste acht uur vormen het emotionele anker, maar ze zijn slechts het begin.
De eerste week is de periode waarin blessures zich ophopen.
Nieuwe werknemers raken zo vaak gewond dat het in elke andere groep een schandaal zou zijn. De redenen zijn voorspelbaar. Ze weten niet waar de gevaren liggen en ze hebben nog niet geleerd welke sluiproute de rest van de ploeg stiekem niet neemt. Bovendien willen ze in hun eerste week niet traag overkomen, dus werken ze door op momenten dat een ervaren werknemer zou stoppen en vragen stellen.
Voor elke functie waarbij machines betrokken zijn, is formele training geen luxe meer. Als het werk betrekking heeft op gemotoriseerde heftrucks, moet een geldig heftruckcertificaat behaald, gedocumenteerd en gekoppeld aan een werkplekbeoordeling zijn voordat de bestuurder zelfstandig een last mag verplaatsen. Sla je een van deze stappen over, dan lopen de kosten direct op in de vorm van letsel.
Na vijf dagen is het behoud van personeel al in gevaar.
De periode waarin een nieuwe medewerker beslist of hij of zij blijft, is veel korter dan de meeste managers denken. Een aanzienlijk deel van het personeelsverloop vindt plaats binnen de eerste 45 dagen, ruim voordat het trainingsplan is afgerond. Als de eerste week chaotisch of eenzaam aanvoelde, wordt het cv zonder veel ophef weer op de markt gebracht.
Wat die cijfers omhoog stuwt, is niet een grotere goodiebag. Het is een manager die contact houdt en ervoor zorgt dat de nieuwe medewerker zich gewaardeerd voelt in plaats van getolereerd. De mechanismen zijn klein en onopvallend:
- Een direct inzetbare werkplek. Laptop, inloggegevens, badge, persoonlijke beschermingsmiddelen en een stoel die niet geleend is van iemand die op vakantie is.
- Een maatje met een naam. Iemand wiens expliciete taak het is om de vragen te beantwoorden die de nieuwe medewerker te gênant vindt om aan de manager te stellen.
- Een echt schema. Een gestructureerde week met tijd voor meelopen, oefenen en vragen stellen, in plaats van lege middagen.
- Een eerste, belangrijke taak. Iets kleins, af te maken en gerelateerd aan het eigenlijke werk.
Wat bedrijven verkeerd doen op dag één
De terugkerende fout is dat de eerste werkdag als een hete aardappel tussen HR en de manager wordt doorgeschoven, zonder dat een van beiden de verantwoordelijkheid voor het resultaat neemt. HR controleert of de formulieren zijn ondertekend. De manager gaat ervan uit dat er ergens eerder al training heeft plaatsgevonden. De nieuwe medewerker vult het gat op door te gokken, en dat gokken is waar zowel de blessures als de ontslagen beginnen.
Los het verantwoordelijkheidsprobleem op en de meeste problemen die daarop volgen verdwijnen vanzelf. Wijs één persoon de leiding toe gedurende de eerste twee weken, geef een checklist met daarin veiligheidstraining in plaats van alleen toegang tot het systeem, en plan daar daadwerkelijk tijd voor in. De bedrijven die onboarding als een operationele discipline hanteren, zijn de bedrijven die niet twee keer voor dezelfde fout hoeven te betalen.
