Werken buiten kantoor is snel de norm geworden in grote en kleine bedrijven, en er zijn geen tekenen dat deze trend zich snel zal keren. Een van de belangrijkste redenen hiervoor was de Covid-19-pandemie, en sindsdien realiseerden mensen zich dat werken op afstand zeer efficiënt kan zijn.
Veel mensen raakten eraan gewend, en tegenwoordig wil een groter percentage op afstand blijven werken, of het nu om bazen of werknemers gaat. Ook al zijn we ons allemaal bewust van de uitdagingen die dit met zich meebrengt, met het juiste beheer van onze projecten kan het allemaal op de juiste manier en effectiever worden gedaan dan men zich kan voorstellen.
Hoe het ook zij, ondanks de vele voordelen die teams op afstand bieden voor zowel mensen als bedrijven, vormen ze ook verschillende obstakels, zoals het niet beschikken over de beste tijdmanagementvaardigheden, het niet beschikken over het meest gekwalificeerde team, of zelfs het niet in staat zijn om huur een facturatieteam op afstand in.
Dit aspect geldt vooral als het gaat om het beheer van projecten op afstand waarbij veel teamafdelingen van verschillende bedrijven betrokken zijn.
Het beheren van projecten die meerdere afdelingen omvatten, kan een grote uitdaging zijn, zelfs als u deze persoonlijk uitvoert. Er kan gemakkelijk iets verloren gaan in de uitwisseling wanneer men de verschillende prioriteiten, persoonlijkheden en agenda's van de teams door elkaar gooit en de communicatie tussen de verschillende belanghebbenden beheert.
Deze problemen worden veel ingewikkelder als je rekening houdt met de afstand en verschillende schema's. Onthoud echter altijd dat niets onmogelijk is, en daarom willen we enkele tips over projectmanagement op afstand met u delen die zeker nuttig voor u zullen zijn.
Plannen
Al uw vereisten voor een klein project moeten in een document worden opgeschreven voordat u er in welke hoedanigheid dan ook aan verder gaat werken. Bij het beheren van projecten op afstand is dit een uiterst belangrijke overweging die u niet over het hoofd mag zien.
Bovendien mogen geen details aan de verbeelding van de lezer worden overgelaten. Dit is een reden waarom het vaak nuttig is om een vraag-en-antwoordsectie, gebruiksscenario's en gewenste resultaten op te nemen. Het is in ieders voordeel als de specificatiedocumenten zo dicht mogelijk bij de oplevering kunnen worden gebracht.
Vind het beste talent
Wanneer u een duidelijk idee heeft van wat u wilt doen, is de volgende stap het samenstellen van het team dat u daarbij zal helpen. Er kunnen talloze deuren worden geopend om de juiste mensen voor de baan te vinden, maar onthoud dat een goede werkgever gemakkelijk te herkennen is omdat nieuwe talenten de moeite zullen nemen om zoveel mogelijk over uw project te leren.
Dit betekent dat ze zich zullen proberen voor te stellen hoe het product zal worden gebruikt en uitdagingen en ideeën zullen voorstellen die misschien niet in de specificatiedocumenten staan. In wezen kunnen dit mensen zijn die graag out-of-the-box denken en verschillende ideeën aandragen, ook al heb je ze daar niet om gevraagd, wat blijk geeft van motivatie en enthousiasme.
Motiveren
Motivatie is essentieel om proactief te blijvenen ervaren professionals die projecten op afstand beheren, weten dat de financiële kant van een project de meest effectieve manier is om een team op afstand ertoe aan te zetten hun werk op de best mogelijke manier te voltooien.
Een vergoeding die wordt verlengd wanneer gespecificeerde quota zijn bereikt, getest en geautoriseerd, is de meest effectieve methode om werk te compenseren dat in een afgelegen omstandigheid is verricht.
Het is ook van essentieel belang om te overwegen aanvullende prikkels te integreren om de doelstellingen op tijd of eerder dan de oorspronkelijk vastgestelde datum te bereiken, wat indien mogelijk nog effectiever kan zijn. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om doelen vóór de vastgestelde datum te bereiken, maar als daar ruimte voor is, probeer dan te motiveren en de kans te grijpen om het werk eerder gedaan te krijgen.
Software voor volgende taken
Het bijhouden van de voortgang van het project kan op deze eenvoudige, probleemloze en gemakkelijke manier worden gedaan.
De monitoringtools die momenteel op de wereldmarkt beschikbaar zijn, worden geleverd met verschillende niveaus van personalisatie, evenals zowel gratis als betaalde opties om uit te kiezen.
Stel communicatieparameters vast
De persoon die de leiding heeft over het project moet vanaf het begin duidelijk maken dat de teams hen routinematig op de hoogte zullen stellen van hun voortgang, bij voorkeur dagelijks.
En maak je geen zorgen, dit aspect hoeft niet moeilijk of erg tijdrovend te zijn als je over de juiste hulpmiddelen beschikt om je taken bij te houden. Niets anders zal functioneren als u zich niet vestigt juiste parameters van communicatie, aangezien communicatie altijd essentieel is, maar nog meer als het gaat om werken op afstand.
Testen doen
Het is meer dan belangrijk om zo snel mogelijk en vaak te beginnen met testen. Bij een bepaald project is een van de taken van de manager het uitvoeren van kwaliteitsborgingscontroles op elke activiteit die als voltooid is afgevinkt.
Dit is een kans om op continue basis feedback te geven aan werkgevers, wat de enige manier is om ervoor te zorgen dat de deadlines op tijd worden gehaald. Dit moet dus vrijwel onmiddellijk worden gedaan.
The Bottom Line
De noodzaak om te innoveren in organisatiemodellen en structuren te genereren die zijn gebaseerd op prestaties in plaats van op uren, is een van de belangrijkste uitdagingen die het werken op afstand met zich meebrengt in de huidige competitieve wereld.
Dit feit betekent dat prestaties en productiviteit moeten worden gemeten op basis van de hoeveelheid vooruitgang die is geboekt bij bepaalde processen, in plaats van op basis van de hoeveelheid tijd die op kantoor wordt doorgebracht.
Daarom moeten projectmanagers en -leiders voortdurend toegang hebben tot de stand van de voortgang op het gebied van de gespecificeerde doelen en gewenste prestaties. Dit is werk dat gemakkelijk kan worden volbracht dankzij de verschillende tools die ofwel gratis beschikbaar zijn, ofwel op de mondiale markt kunnen worden gekocht. markt.
Er is een grote verscheidenheid aan applicaties en softwareprogramma's die speciaal zijn ontworpen voor het volgen van verschillende soorten processen en projecten. Deze programma's variëren van efficiënte gratis versies tot uitgebreide platforms die monitoring en analyse geven van hoe de operaties verlopen.
Verspil dus geen kostbare tijd meer en begin meteen met het implementeren van deze tips!
