
Als u reden hebt om te vermoeden dat er misstanden zijn in uw organisatie, kunt u overwegen een intern onderzoek uit te voeren. Als het goed wordt uitgevoerd, kan een goed intern onderzoek u helpen beter te begrijpen wat er aan de hand is, problemen op te lossen en uzelf op succes voor te bereiden, ongeacht wat u vindt.
Maar hoe werken interne onderzoeken precies? Waarom worden ze gestart? En hoe zorg je ervoor dat je interne onderzoek succesvol is?
Waarom een intern onderzoek starten?
Samen met advocaten, onderzoekers en andere experts, elk bedrijf, overheidsinstantie of andere organisatie kan een intern onderzoek starten. Over het algemeen zijn er drie hoofddoelen:
- Vaststellen of er sprake is van onrechtmatig handelen. Door een onderzoek naar uw organisatie uit te voeren, kunt u bepalen of er sprake is van wangedrag. Als uw organisatie wordt beschuldigd van het plegen van een misdaad, of als u niet meer aan de regels voldoet, is dit uw kans om de feiten te verzamelen en te bepalen wat er precies is gebeurd.
- Los de situatie op (indien nodig). In veel gevallen is dit een kans om de situatie te verhelpen. Als iemand verantwoordelijk is voor wangedrag, kunt u hem of haar disciplineren. Als er een proces- of structuurprobleem is in uw organisatie, kunt u dit corrigeren. Als u niet langer in overeenstemming bent, kunt u uw organisatie weer op orde brengen.
- Bouw een verdediging. Dit is ook een kans om een verdediging voor uw organisatie op te bouwen, vooral als u te maken krijgt met strafrechtelijke aanklachten of boetes. Als u kunt aantonen dat u een klacht of zorg snel en resoluut hebt aangepakt, kunt u uw organisatie succesvol verdedigen en beschermen.
De fasen van een intern onderzoek
De fasen van een intern onderzoek verlopen doorgaans ongeveer als volgt:
- Initiatie. Er zijn veel manieren waarop een onderzoek kan worden gestart. Het kan ontstaan door een anonieme klacht, een beschuldiging van een klokkenluider of zelfs een vraag van een van uw investeerders of belanghebbenden. Het is ook mogelijk dat een leider in uw team een onderzoek start als hij of zij vermoedens heeft dat er iets mis is gegaan.
- Het schetsen van de reikwijdte en doelstellingen. Vervolgens schetst u de reikwijdte en doelstellingen van dit onderzoek. Wat probeer je precies te bepalen? Hoe ga je dat bepalen? Welke soorten bewijs wil je verzamelen en hoe ga je dat doen?
- Het team samenstellen. Je kunt niet zelf een volledig intern onderzoek uitvoeren. In plaats daarvan zul je doorgaans moeten samenwerken met advocaten, onderzoekers, niche-experts en andere professionals om een volledig bewijsmateriaal te verzamelen en die bevindingen op de juiste manier te verzamelen.
- Onderzoeken. Tijdens de onderzoeksfase verzamelt u bewijsmateriaal dat relevant kan zijn voor uw doelstellingen. U kunt interviews houden met uw werknemers en professionele contacten, u kunt forensisch bewijsmateriaal bekijken en u kunt diep in uw dossiers graven om alles te bepalen wat er in de afgelopen jaren is gebeurd.
- Bewijs verzamelen en consolideren. Zodra u de kans hebt gehad om al deze bewijsstukken te sorteren, kunt u de relevante stukken verzamelen om een samenhangend beeld van deze situatie te vormen. Met het georganiseerde en geconsolideerde bewijs, kunt u veel gemakkelijker bepalen wat u vervolgens moet doen.
- Analyseren en rapporteren. In de meeste gevallen zal het team het bewijs analyseren en een officieel rapport opstellen. Dit rapport vat de situatie samen en geeft mogelijk aanbevelingen voor wat er vervolgens moet gebeuren.
- Herziening en actie ondernemen. Op dit punt zullen leiders in uw team alle informatie bekijken en beslissen hoe ze actie willen ondernemen. Dit kan onder andere het aanbrengen van wijzigingen in interne processen en teams omvatten, of het voorbereiden van een juridische verdediging, naast andere acties.
Sleutels tot een succesvol intern onderzoek
Dit zijn enkele van de belangrijkste sleutels voor het starten van een succesvol intern onderzoek:
- Het team. Veel van uw succes hangt af van het team dat u samenstelt om het onderzoek uit te voeren. Door samen te werken met competente advocaten, analisten en onderzoekers kunt u ervoor zorgen dat uw proces veel uitgebreider is. Doe uw due diligence voordat u iemand inhuurt.
- De doelstellingen. Je moet ook de juiste doelstellingen bepalen. Als je geen duidelijke richting hebt voor je onderzoek, of als je niet zeker weet welke vragen je moet stellen, zul je niet de juiste conclusies trekken.
- Vertrouwelijkheid. Interne onderzoeken worden vaak uitgevoerd omdat ze privé blijven en de organisatie tijd geven om actie te ondernemen. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw interne onderzoek volledig vertrouwelijk is en niet zichtbaar is voor het publiek.
- Neutraliteit en objectiviteit. Als je effectief wilt zijn, moet je: neutraal en objectief in uw onderzoek. Het komt vaak voor dat organisaties bevooroordeeld zijn in hun eigen voordeel of dingen over het hoofd zien die routine lijken. U zult tegen deze impulsen moeten vechten en zo onpartijdig mogelijk moeten blijven tijdens dit proces.
Interne onderzoeken zijn niet altijd nodig, maar ze kunnen uw organisatie helpen zich strategisch te positioneren als ze ooit van wangedrag wordt beschuldigd. Zorg er alleen voor dat u het juiste team samenstelt en een objectieve focus op uw belangrijkste richtlijnen behoudt.