kaca pembesar, penyelidikan, cari

Jika anda mempunyai sebab untuk mengesyaki salah laku dalam organisasi anda, anda mungkin mempertimbangkan untuk menjalankan siasatan dalaman. Jika dilaksanakan dengan betul, penyiasatan dalaman yang baik boleh membantu anda memahami dengan lebih baik perkara yang berlaku, membetulkan isu tetap dan menyediakan diri anda untuk berjaya, tanpa mengira apa yang anda temui.

Tetapi bagaimana sebenarnya penyiasatan dalaman berfungsi? Mengapa mereka dimulakan? Dan bagaimana anda memastikan penyiasatan dalaman anda berjaya?

Mengapa Memulakan Siasatan Dalaman?

Bersama peguam, penyiasat dan pakar lain, mana-mana perniagaan, entiti kerajaan atau organisasi lain boleh memulakan siasatan dalaman. Secara amnya, terdapat tiga matlamat utama:

  • Tentukan sama ada kesalahan berlaku. Menjalankan penyiasatan terhadap organisasi anda seharusnya membolehkan anda menentukan sama ada salah laku berlaku atau tidak. Jika organisasi anda dituduh melakukan jenayah, atau jika anda tidak mematuhi, ini adalah peluang anda untuk mengumpulkan fakta dan menentukan apa sebenarnya yang berlaku.
  • Betulkan keadaan (jika perlu). Dalam banyak kes, ini akan menjadi peluang untuk membetulkan keadaan. Jika seseorang individu bertanggungjawab melakukan kesalahan, anda boleh mendisiplinkan mereka. Jika terdapat masalah proses atau struktur dalam organisasi anda, anda boleh membetulkannya. Jika anda tidak lagi mematuhi peraturan, anda boleh membawa organisasi anda ke arah yang lebih baik.
  • Bina pertahanan. Ini juga merupakan peluang untuk membina pembelaan bagi organisasi anda, terutamanya jika anda menghadapi pertuduhan jenayah atau denda. Jika anda boleh menunjukkan bahawa anda menangani aduan atau kebimbangan dengan cepat dan tegas, anda boleh berjaya mempertahankan dan melindungi organisasi anda.

Fasa-Fasa Penyiasatan Dalaman

Fasa penyiasatan dalaman biasanya berjalan seperti ini:

  • Permulaan. Terdapat banyak cara penyiasatan boleh dimulakan. Ia mungkin berpunca daripada aduan tanpa nama, tuduhan pemberi maklumat, atau juga soalan daripada salah seorang pelabur atau pemegang kepentingan anda. Pemimpin dalam pasukan anda juga mungkin untuk memulakan penyiasatan jika mereka mempunyai alasan untuk mengesyaki bahawa sesuatu yang salah telah berlaku.
  • Menggariskan skop dan matlamat. Seterusnya, anda akan gariskan skop dan objektif penyiasatan ini. Apa sebenarnya yang anda cuba tentukan? Bagaimana anda akan menentukannya? Apakah jenis bukti yang anda ingin kumpulkan, dan bagaimana anda akan mengumpulkannya?
  • Menyatukan pasukan. Anda tidak boleh menjalankan siasatan dalaman sepenuhnya sendiri. Sebaliknya, anda biasanya perlu bekerjasama dengan peguam, penyiasat, pakar khusus dan profesional lain untuk menangkap seluruh bukti dan mengumpulkan penemuan tersebut dengan sewajarnya.
  • Menyiasat. Semasa fasa penyiasatan, anda akan mengumpulkan sebarang bukti yang mungkin berkaitan dengan objektif anda. Anda boleh menjalankan temu bual dengan pekerja dan kenalan profesional anda, anda boleh menyemak bukti forensik, dan anda mungkin menggali lebih dalam rekod anda untuk menentukan semua yang berlaku dalam beberapa tahun yang lalu.
  • Mengumpul dan menyatukan bukti. Sebaik sahaja anda mempunyai peluang untuk menyusun semua bukti ini, anda boleh mengumpulkan bahagian yang berkaitan untuk membentuk gambaran yang koheren tentang situasi ini. Dengan bukti yang tersusun dan disatukan, anda akan mempunyai masa yang lebih mudah untuk menentukan perkara yang perlu dilakukan seterusnya.
  • Menganalisis dan melaporkan. Dalam kebanyakan kes, pasukan akan menganalisis bukti dan membuat laporan rasmi. Laporan ini akan meringkaskan keadaan dan berkemungkinan mengesyorkan perkara yang perlu dilakukan seterusnya.
  • Mengkaji dan mengambil tindakan. Pada ketika ini, pemimpin dalam pasukan anda akan menyemak semua maklumat dan memutuskan cara mereka mahu mengambil tindakan. Ini mungkin termasuk membuat perubahan pada proses dalaman dan pasukan, atau menyediakan pembelaan undang-undang, antara tindakan lain.

Kunci kepada Penyiasatan Dalaman yang Berjaya

Ini adalah beberapa kunci paling penting untuk melancarkan penyiasatan dalaman yang berjaya:

  • Pasukan itu. Kebanyakan kejayaan anda bergantung pada pasukan yang anda kumpulkan untuk menjalankan penyiasatan. Bekerjasama dengan peguam, penganalisis dan penyiasat yang cekap boleh memastikan proses anda lebih komprehensif. Lakukan usaha wajar anda sebelum mengupah sesiapa.
  • Objektif. Anda juga perlu menetapkan objektif yang betul. Jika anda tidak mempunyai hala tuju yang jelas untuk penyiasatan anda, atau jika anda tidak pasti soalan yang hendak ditanya, anda tidak akan membuat kesimpulan yang betul.
  • Kerahsiaan. Siasatan dalaman sering dijalankan kerana ia kekal tertutup dan memberi masa kepada organisasi untuk mengambil tindakan. Oleh itu, adalah penting untuk memastikan penyiasatan dalaman anda benar-benar sulit dan tidak dapat dilihat oleh orang ramai.
  • Berkecuali dan objektiviti. Jika anda ingin berkesan, anda perlu neutral dan objektif dalam penyiasatan anda. Adalah perkara biasa bagi organisasi untuk memihak kepada mereka sendiri atau mengabaikan perkara yang kelihatan rutin. Anda perlu melawan balik dorongan ini dan kekal saksama sepanjang proses ini.

Siasatan dalaman tidak semestinya diperlukan, tetapi ia boleh membantu organisasi anda meletakkan kedudukannya secara strategik jika ia pernah dituduh melakukan salah laku. Hanya pastikan anda mengumpulkan pasukan yang betul dan mengekalkan fokus objektif pada arahan anda yang paling penting.