Ако имате причина да се сомневате во погрешно постапување во вашата организација, може да размислите за спроведување внатрешна истрага. Ако се изврши правилно, добрата внатрешна истрага може да ви помогне подобро да разберете што се случува, да ги поправите проблемите и да се подготвите за успех, без оглед на тоа што ќе најдете.
Но, како точно функционираат внатрешните истраги? Зошто се иницирани? И како да бидете сигурни дека вашата внатрешна истрага е успешна?
Зошто да се иницира внатрешна истрага?
Заедно со адвокатите, истражителите и други експерти, секој бизнис, владин ентитет или друга организација може да иницира внатрешна истрага. Општо земено, постојат три главни цели:
- Утврди дали се случило погрешно постапување. Спроведувањето на истрага за вашата организација треба да ви овозможи да одредите дали се случило престап или не. Ако вашата организација е обвинета за извршување на кривично дело или ако не сте во согласност, ова е вашата можност да ги соберете фактите и да утврдите што точно се случило.
- Поправете ја ситуацијата (ако е потребно). Во многу случаи, ова ќе биде можност да се поправи ситуацијата. Ако поединецот е одговорен за погрешно постапување, можете да го дисциплинирате. Ако има проблем со процесот или структурата во вашата организација, можете да го поправите. Ако веќе не сте во согласност, можете да ја доведете вашата организација до бурмут.
- Изградете одбрана. Ова е исто така можност да изградите одбрана за вашата организација, особено ако се соочувате со кривични пријави или парични казни. Ако можете да покажете дека сте одговориле на поплака или загриженост брзо и решително, можете успешно да ја одбраните и заштитите вашата организација.
Фазите на внатрешната истрага
Фазите на внатрешна истрага обично одат вака:
- Иницирање. Постојат многу начини на кои може да се започне истрага. Тоа може да потекнува од анонимна жалба, обвинение за свиркач или дури и прашање од некој од вашите инвеститори или засегнати страни. Исто така, можно е лидер од вашиот тим да покрене истрага доколку има основа за сомневање дека нешто не е во ред.
- Исцртување на опсегот и целите. Следно, ќе опишете опсегот и целите на оваа истрага. Што точно се обидувате да одредите? Како ќе го одредите? Какви видови докази барате да соберете и како ќе ги соберете?
- Составување на тимот. Не можете сами да спроведете целосна внатрешна истрага. Наместо тоа, вообичаено ќе треба да работите со адвокати, иследници, ниски експерти и други професионалци за да се долови целото тело на докази и соодветно да се соберат тие наоди.
- Истражување. За време на фазата на истрага, ќе соберете какви било докази што би можеле да бидат релевантни за вашите цели. Може да спроведете интервјуа со вашите вработени и професионални контакти, може да прегледате форензички докази и може да копате длабоко во вашите записи за да одредите сè што се случило во изминатите неколку години.
- Собирање и консолидирање на докази. Откако ќе имате можност да ги сортирате сите овие докази, можете да ги соберете соодветните делови за да формирате кохерентна слика за оваа ситуација. Со организирани и консолидирани докази, ќе ви биде многу полесно да одредите што да правите следно.
- Анализирање и известување. Во повеќето случаи, тимот ќе ги анализира доказите и ќе направи официјален извештај. Овој извештај ќе ја сумира ситуацијата и потенцијално ќе препорача што да се прави следно.
- Преглед и преземање акција. Во овој момент, лидерите на вашиот тим ќе ги разгледаат сите информации и ќе одлучат како сакаат да преземат акција. Ова може да вклучи правење промени во внатрешните процеси и тимови, или подготовка на правна одбрана, меѓу другите дејствија.
Клучеви за успешна внатрешна истрага
Ова се некои од најважните клучеви за започнување успешна внатрешна истрага:
- Тимот. Голем дел од вашиот успех зависи од тимот што го собравте за да ја спроведете истрагата. Работата со компетентни адвокати, аналитичари и иследници може да се осигура дека вашиот процес е многу посеопфатен. Направете ја вашата должна анализа пред да вработите некого.
- Целите. Исто така, треба да ги поставите вистинските цели. Ако немате јасна насока за вашата истрага или ако не сте сигурни кои прашања да ги поставите, нема да ги донесете вистинските заклучоци.
- Доверливост. Честопати се спроведуваат внатрешни истраги бидејќи тие остануваат приватни и и даваат време на организацијата да преземе акција. Според тоа, важно е да бидете сигурни дека вашата внатрешна истрага е целосно доверлива и надвор од очите на јавноста.
- Неутралност и објективност. Ако сакате да бидете ефективни, треба да бидете неутрални и објективни во вашата истрага. Вообичаено е организациите да бидат пристрасни во своја полза или да ги игнорираат работите што изгледаат рутински. Ќе треба да се борите против овие импулси и да останете што е можно понепристрасни во текот на овој процес.
Внатрешните истраги не се секогаш неопходни, но тие можат да и помогнат на вашата организација стратешки да се позиционира доколку некогаш биде обвинета за погрешно постапување. Само погрижете се да го соберете вистинскиот тим и да одржувате објективен фокус на вашите најважни директиви.
