
Ja jums ir iemesls aizdomām par pārkāpumu jūsu organizācijā, varat apsvērt iekšējās izmeklēšanas veikšanu. Ja tā tiek veikta pareizi, laba iekšējā izmeklēšana var palīdzēt labāk izprast notiekošo, novērst pastāvīgās problēmas un sagatavoties panākumiem neatkarīgi no tā, ko atklājat.
Bet kā tieši darbojas iekšējā izmeklēšana? Kāpēc tie tiek iniciēti? Un kā nodrošināt, lai jūsu iekšējā izmeklēšana būtu veiksmīga?
Kāpēc uzsākt iekšējo izmeklēšanu?
Kopā ar juristiem, izmeklētāji un citi eksperti, jebkurš uzņēmums, valsts iestāde vai cita organizācija var uzsākt iekšējo izmeklēšanu. Kopumā ir trīs galvenie mērķi:
- Nosakiet, vai ir notikusi nepareiza rīcība. Veicot jūsu organizācijas izmeklēšanu, jums vajadzētu noteikt, vai ir notikusi nepareiza darbība. Ja jūsu organizācija tiek apsūdzēta nozieguma izdarīšanā vai ja jūs neatbilstat prasībām, šī ir jūsu iespēja apkopot faktus un noteikt, kas tieši notika.
- Labojiet situāciju (ja nepieciešams). Daudzos gadījumos šī būs iespēja situāciju labot. Ja persona ir atbildīga par pārkāpumu, jūs varat viņu disciplinēt. Ja jūsu organizācijā ir procesa vai struktūras problēma, varat to novērst. Ja vairs neatbilstat prasībām, varat uzlabot savu organizāciju.
- Veidojiet aizsardzību. Šī ir arī iespēja izveidot savas organizācijas aizsardzību, it īpaši, ja jums draud kriminālapsūdzība vai naudas sods. Ja varat pierādīt, ka sūdzību vai bažas izskatījāt ātri un apņēmīgi, varat veiksmīgi aizstāvēt un aizsargāt savu organizāciju.
Iekšējās izmeklēšanas fāzes
Iekšējās izmeklēšanas posmi parasti ir šādi:
- Iniciācija. Ir daudz veidu, kā uzsākt izmeklēšanu. To var izraisīt anonīma sūdzība, trauksmes cēlēja apsūdzība vai pat jautājums no kāda no jūsu investoriem vai ieinteresētajām personām. Jūsu komandas vadītājs var arī uzsākt izmeklēšanu, ja viņam ir pamats aizdomām, ka ir noticis kaut kas nepareizs.
- Izklāstīt darbības jomu un mērķus. Tālāk jūs izklāstīsit šīs izmeklēšanas darbības jomu un mērķus. Ko tieši jūs mēģināt noteikt? Kā jūs to noteiksiet? Kāda veida pierādījumus jūs vēlaties iegūt, un kā jūs gatavojaties tos savākt?
- Komandas komplektēšana. Jūs pats nevarat veikt pilnu iekšējo izmeklēšanu. Tā vietā jums parasti būs jāsadarbojas ar juristiem, izmeklētājiem, nišas ekspertiem un citiem profesionāļiem, lai iegūtu visu pierādījumu kopumu un atbilstoši apkopotu šos secinājumus.
- Izmeklēšana. Izmeklēšanas posmā jūs apkoposiet visus pierādījumus, kas varētu būt saistīti ar jūsu mērķiem. Jūs varat veikt intervijas ar saviem darbiniekiem un profesionālajiem kontaktiem, varat pārskatīt kriminālistikas pierādījumus un jūs varat iedziļināties savos ierakstos, lai noteiktu visu, kas noticis pēdējos gados.
- Pierādījumu vākšana un nostiprināšana. Kad jums ir bijusi iespēja sakārtot visus šos pierādījumus, varat apkopot atbilstošos elementus, lai izveidotu saskaņotu priekšstatu par šo situāciju. Ja pierādījumi būs sakārtoti un apkopoti, jums būs daudz vieglāk noteikt, ko darīt tālāk.
- Analīze un ziņošana. Vairumā gadījumu komanda analizēs pierādījumus un sagatavos oficiālu ziņojumu. Šajā ziņojumā tiks apkopota situācija un, iespējams, ieteikts, kā rīkoties tālāk.
- Pārskatīšana un darbību veikšana. Šajā brīdī jūsu komandas vadītāji pārskatīs visu informāciju un izlems, kā viņi vēlas rīkoties. Tas var ietvert izmaiņu veikšanu iekšējos procesos un komandās vai tiesiskās aizsardzības sagatavošanu, kā arī citas darbības.
Veiksmīgas iekšējās izmeklēšanas atslēgas
Šīs ir dažas no vissvarīgākajām atslēgām veiksmīgas iekšējās izmeklēšanas uzsākšanai.
- Komanda. Liela daļa jūsu panākumu ir atkarīgi no komandas, kuru izveidojāt, lai veiktu izmeklēšanu. Strādājot ar kompetentiem juristiem, analītiķiem un izmeklētājiem, jūsu process var būt daudz visaptverošāks. Pirms kādu pieņemat darbā, veiciet pienācīgu rūpību.
- Mērķi. Jums arī jāizvirza pareizi mērķi. Ja jums nav skaidra virziena izmeklēšanai vai ja neesat pārliecināts, kādus jautājumus uzdot, jūs neizdarīsit pareizos secinājumus.
- Konfidencialitāte. Iekšējās izmeklēšanas bieži tiek veiktas, jo tās paliek privātas un dod organizācijai laiku rīkoties. Tāpēc ir svarīgi nodrošināt, lai jūsu iekšējā izmeklēšana būtu pilnīgi konfidenciāla un publiski neredzama.
- Neitralitāte un objektivitāte. Ja vēlaties būt efektīvs, jums tas ir jādara neitrāla un objektīva jūsu izmeklēšanā. Parasti organizācijas ir neobjektīvas savā labā vai neievēro lietas, kas šķiet ikdienišķas. Jums būs jācīnās pret šiem impulsiem un jāpaliek pēc iespējas objektīvākam visā šī procesa laikā.
Iekšējā izmeklēšana ne vienmēr ir nepieciešama, taču tā var palīdzēt jūsu organizācijai stratēģiski pozicionēt sevi, ja tā kādreiz tiek apsūdzēta par pārkāpumiem. Vienkārši pārliecinieties, ka esat izveidojis pareizo komandu un objektīvi koncentrējieties uz vissvarīgākajām direktīvām.