新しい仕事に就いて最初の1週間は、従業員のキャリアの中で最もコストのかかる週ですが、ほとんどの企業はそのことを認識していません。この週は、従業員が怪我をする可能性が最も高く、退職する可能性が最も高く、雇用主が請求するような仕事をする可能性が最も低い週です。企業によって異なるのは、社内の誰かがこの状況に目を通したことがあるかどうかです。
オンボーディングとは、書類の束とICカードのことではありません。それは、リスク、コスト、そして顧客ロイヤルティが一度に決定される、凝縮された時間であり、その決定は何年も影響を及ぼすのです。
初日を迎える前から、法案は既に動き出している
新規採用にかかる費用は、入社する数週間前から発生し始めます。採用担当者の人件費、身元調査費用、システム構築費用、面接に費やすマネージャーの時間、空席による生産性低下など、すべてが経費として計上されます。役割にもよりますが、入社手続きにかかる費用は従業員一人あたり7,500ドルから28,000ドルにもなります。最初の1週間を事務作業に費やすというのは、財務状況から見ても奇妙な選択と言えるでしょう。
初日が従業員が自分自身に語る物語を決定づける
従業員は、半分書き上げたストーリーを携えて出社する。すでにその仕事が良いものだと判断し、引き受けたのだ。しかし、準備の整っていないワークステーション、立て続けの会議で身動きが取れないマネージャー、機能しないログインなど、ストーリーは次第に変化していく。昼食時には、疑念が芽生え始める。
広く引用されているSHRMのガイドでは、オンボーディングは戦略的なプロセスであり、少なくとも1年間は継続すべきで、1日だけのオリエンテーションでは済まされないと主張している。最初の8時間は感情的な支えとなるが、それはあくまで序章に過ぎない。
最初の1週間は怪我が集中する時期だ
新入社員の負傷率は、他の世代であればスキャンダルになりかねないほど高い。その理由は明白だ。彼らは危険箇所を知らず、作業員たちが暗黙のうちに避けている近道も知らない。また、最初の週に動きが遅いと思われたくないため、ベテランなら立ち止まって確認するような場面でも、無理やり作業を進めてしまうのだ。
機械を扱うあらゆる業務において、正式な研修はもはや「あれば良い」ものではなくなります。動力付き産業用トラックを扱う業務であれば、オペレーターが監督なしで荷物を移動させる前に、適切なフォークリフト資格を取得し、その証明書類を提出し、職場での評価を受ける必要があります。これらの手順のいずれかを怠ると、コストはそのまま負傷という形で転嫁されます。
5日目には、すでに定着率が危ぶまれている
新入社員が会社に残るかどうかを決める期間は、ほとんどのマネージャーが考えているよりもずっと短い。離職率のかなりの割合が最初の45日以内に発生し、これは研修計画の作成が完了するずっと前のことだ。最初の1週間が混乱していたり、孤独を感じたりすれば、履歴書はひっそりと市場に戻されることになる。
その数字を押し上げるのは、豪華なノベルティバッグではありません。新入社員に声をかけ、ただ我慢されているのではなく、期待されていると感じさせるマネージャーの存在です。その仕組みは地味で、華やかさはありません。
- すぐに使えるワークステーション。 ノートパソコン、ログイン情報、社員証、個人用保護具、そして休暇中の人から借りたものではない椅子。
- 名前のついた仲間。 新入社員がマネージャーに聞くのをためらうような質問に答えることを明確な職務とする人物。
- ちゃんとしたスケジュール。 午後の時間を空けておくのではなく、見学、練習、質問のための時間を確保した、計画的な1週間。
- まず最初に取り組むべき重要な課題。 小さくて、完成可能で、実際の仕事に関連したもの。
企業が創業初日に犯しがちな間違い
よくある間違いは、入社初日の業務が人事部とマネージャーの間でたらい回しにされ、どちらも結果に責任を持たないことです。人事部は書類に署名があるかを確認し、マネージャーは研修はどこかで既に実施されていると想定します。新入社員は推測でそのギャップを埋めようとしますが、まさにこの推測こそが、怪我や退職の原因となるのです。
所有権の問題を解決すれば、下流工程におけるほとんどの問題は解消されます。最初の2週間を統括する担当者を一人決め、システムアクセスだけでなく安全研修を含むチェックリストを作成し、実際に研修を実施するための時間を確保しましょう。オンボーディングを業務規律として運用している企業は、同じ過ちを二度繰り返すことを避けることができます。
