組織内で不正行為が行われていると疑う理由がある場合は、内部調査の実施を検討してください。適切に実行されれば、優れた内部調査は、何が判明したかにかかわらず、何が起こっているかをより深く理解し、現状の問題を解決し、成功への道筋を立てるのに役立ちます。
しかし、内部調査は具体的にどのように行われるのでしょうか? なぜ開始されるのでしょうか? また、内部調査が成功することをどうやって確認するのでしょうか?
なぜ内部調査を開始するのですか?
弁護士とともに、調査員、その他の専門家の協力があれば、企業、政府機関、その他の組織は内部調査を開始できます。一般的に、主な目的は 3 つあります。
- 不正行為があったかどうかを判断します。 組織を調査することで、不正行為があったかどうかを判断できます。組織が犯罪を犯したと訴えられた場合、またはコンプライアンス違反になった場合は、事実を収集し、実際に何が起こったのかを判断する機会となります。
- 状況を修正します（必要な場合）。 多くの場合、これは状況を改善する機会になります。個人が不正行為の責任を負っている場合は、懲戒処分することができます。組織内にプロセスまたは構造上の問題がある場合は、それを修正することができます。コンプライアンスを遵守していない場合は、組織を適切な水準に引き上げることができます。
- 防御を構築します。 これは、特に刑事告訴や罰金に直面している場合、組織の防御を構築する機会でもあります。苦情や懸念に迅速かつ断固として対処したことを示すことができれば、組織をうまく防御し保護することができます。
内部調査の段階
内部調査の段階は通常、次のようになります。
- 開始。 調査を開始する方法は多数あります。匿名の苦情、内部告発、投資家や利害関係者からの質問などがきっかけになることもあります。また、何か問題が起きたと疑う根拠がある場合、チームのリーダーが調査を開始することも可能です。
- 範囲と目標の概要を説明します。 次に、概要を説明します この調査の範囲と目的正確には何を判定しようとしているのですか? どのように判定するのですか? どのような種類の証拠を収集しようとしており、どのように収集するのですか?
- チームを編成する。 完全な内部調査を自分だけで実施することはできません。代わりに、通常は弁護士、調査員、ニッチな専門家、その他の専門家と協力して、完全な証拠を収集し、それらの調査結果を適切にまとめる必要があります。
- 調査中。 調査段階では、目的に関連する可能性のある証拠をすべて収集します。従業員や専門家との面談を実施したり、法医学的証拠を確認したり、過去数年間に起こったすべての出来事を突き止めるために記録を徹底的に調査したりすることもあります。
- 証拠の収集と統合。 これらすべての証拠を整理する機会が得られたら、関連する証拠をまとめて、この状況の一貫したイメージを描き出すことができます。証拠を整理して統合すると、次に何をすべきかを判断するのがはるかに簡単になります。
- 分析とレポート。 ほとんどの場合、チームは証拠を分析し、公式レポートを作成します。このレポートでは、状況を要約し、次に何をすべきかを推奨する可能性があります。
- 検討して対処する。 この時点で、チームのリーダーはすべての情報を確認し、どのように行動するかを決定します。これには、社内のプロセスやチームの変更、法的防御の準備など、さまざまな行動が含まれる場合があります。
内部調査を成功させる鍵
内部調査を成功させるための最も重要な鍵は次のとおりです。
- チーム。 成功の鍵は、調査を実施するために編成したチームにあります。有能な弁護士、アナリスト、調査員と協力することで、プロセスがさらに包括的になります。誰かを雇う前に、十分な調査を行ってください。
- 目的。 また、適切な目標を設定する必要もあります。調査の方向性が明確でなかったり、どのような質問をすればよいかがわからなかったりすると、正しい結論を導き出すことはできません。
- 機密性 内部調査は非公開で行われ、組織が行動を起こす時間を与えるため、頻繁に実施されます。したがって、内部調査が完全に秘密にされ、一般の目に留まらないようにすることが重要です。
- 中立性と客観性。 効果的に働きたいなら、 調査において中立かつ客観的であること組織が自らに有利なように偏ったり、日常的に思える事柄を見落としたりすることはよくあることです。こうした衝動に抵抗し、このプロセス全体を通じてできるだけ公平な立場を保つ必要があります。
内部調査は必ずしも必要ではありませんが、不正行為の疑いがかけられた場合に組織が戦略的に自らの立場を確立するのに役立ちます。適切なチームを編成し、最も重要な指示に客観的に焦点を当て続けるようにしてください。
