ניהול כסף הוא חלק חיוני בניהול עסק. לכל גרוש יש ערך משלו, ואסטרטגיית ההוצאות שלך יכולה לבנות אותך או להרוס אותך. לרוב בעלי העסקים יש מושג כמה מהר דברים קטנים יכולים להפוך לקטנים. החל מציוד משרדי ועד עלויות נסיעה, אם לא תשימו לב להוצאות שלכם, הרווחים שלכם יתכווצו לפני שאתם יודעים זאת.
בואו נעבור על כמה דרכים פשוטות ויעילות לשמור על שליטה בהוצאות העסקיות שלכם.
מעקב אחר כל הוצאה מהיום הראשון
חשבו על העסק שלכם כעל דלי. כל הוצאה היא כמו חור קטן בדלי הזה. אם לא תסגרו אותו, הכסף שלכם ידלוף לאט לאט. לכן מעקב אחר הוצאות הוא הצעד הראשון והחשוב ביותר.
אל תחכו לעונת המס או לסוף החודש; רשמו הוצאות מדי יום. זה יכול להיות פשוט כמו רישום רכישות בגיליון אלקטרוני או באמצעות תוכנה לניהול הוצאות שהופך את כל התהליך לאוטומטי.
קבע תקציב ברור והיצמד אליו
תקציב הוא מפת הדרכים שלך. בלעדיו, אתה נוהג בעיוורון. צור תקציב שמכסה עלויות קבועות כמו שכר דירה, משכורות ושירותים. לאחר מכן, תכנן עלויות משתנות כמו שיווק, נסיעות או אספקה.
אל תגדירו תקציב ותשכחו ממנו. בדקו אותו לעתים קרובות. השווקים משתנים, וכך גם צרכי העסק שלכם. אם אתם מוציאים יותר מדי בתחום אחד, התאימו אותו בתחום אחר. גמישות זו מונעת מכם להיתקל בצרות כלכליות בהמשך הדרך.
צמצמו את המנויים המיותרים
בזבוז כסף נפוץ הוא מנויים שאינם בשימוש. החל מכלי תוכנה ועד שירותי סטרימינג במשרד, עסקים רבים משלמים דמי שימוש חודשיים מבלי אפילו להשתמש בהם במלואם.
קחו את הזמן לבדוק את המנויים שלכם כל כמה חודשים. בטלו את מה שאתם לא משתמשים בו. עבור אלו שאתם צריכים, בדקו אם יש תוכנית זולה יותר או אפשרות תשלום שנתית שחוסכת כסף. אפילו קיצוץ של כמה מנויים קטנים יכול לפנות מאות דולרים בכל שנה.
ניהול משא ומתן עם ספקים וספקים
אם אתם קונים מוצרים או שירותים באופן קבוע, בנו קשרים חזקים עם הספקים שלכם. בקשו תמיד מחירים טובים יותר, הנחות על הזמנות בכמויות גדולות או תנאי תשלום גמישים. ספקים רבים מעריכים לקוחות ארוכי טווח וישמחו לתת לכם עסקה אם תבקשו.
לך ירוק כדי לחסוך ירוק
חשבונות אנרגיה יכולים לגזול נתח מהתקציב שלכם. חסכו בגדול על ידי ביצוע שינויים קטנים. השתמשו בנורות LED, כבו מכשירים שאינם בשימוש ורכשו ציוד חוסך אנרגיה. תחסכו בעלויות אך גם תורידו את טביעת הרגל הפחמנית שלכם, דבר שלקוחות מעריכים.
אם אתם מנהלים משרד גדול יותר, שקלו אפשרויות עבודה מרחוק. פחות אנשים במשרד פירושם פחות כסף שהוצא על חשבונות.
השתמש בטכנולוגיה לטובתך
עבודה ידנית דורשת זמן, וזמן שווה כסף. אוטומציה היכן שניתן. לדוגמה:
- השתמשו באחסון ענן במקום לשלם עבור שרתים מגושמים.
- אוטומציה של שכר במקום טיפול ידני.
- השתמשו בכלי ניהול פרויקטים כדי למנוע עיכובים ותקשורת לא נכונה.
הכלים הנכונים לא רק חוסכים זמן. הם מפחיתים טעויות. טעויות עולות לעתים קרובות כסף, כך שצמצוםן הוא דרך נסתרת להגן על התקציב שלכם.
לעודד תרבות של חיסכון בעלויות
ניהול כספים אינו רק תפקידו של הבוס. שתפו את הצוות שלכם, עודדו אותם להציע דרכים לחסוך. לפעמים, עובדים יודעים היכן כסף מתבזבז כי הם רואים זאת מדי יום.
תרבות של חיסכון בעלויות גורמת לעובדים להיות מודעים לאופן שבו הם משתמשים במשאבים.
מיקור חוץ כשזה הגיוני
גיוס עובדים במשרה מלאה לכל תפקיד יכול להיות יקר. במקום זאת, שקלו להוציא משימות מסוימות למיקור חוץ. פרילנסרים או סוכנויות עובדים על משימות אלה, כגון עיצוב גרפי, תמיכה ב-IT או קמפיינים שיווקיים, תמורת פחות כסף ממה שעולה להעסיק מישהו פנימי.
מיקור חוץ גם נותן לך גמישות. אתה משלם עבור העבודה רק מתי שאתה רוצה אותה, בלי הנטל של משכורת קבועה.
התמקדות בצמיחה במקום רק בהישרדות
כמובן, הוצאות מודעות הן המפתח, אך זכרו שחלק מההוצאות הן אכן השקעה. השקעות בהכשרת העובדים שלכם, שדרוג מכשירים או שיפור שירות הלקוחות יניבו דיבידנדים גדולים.
עם זאת, המטרה אינה רק לקצץ בעלויות, אלא להשקיע בחוכמה. באמצעות השקעה בתחומים המקדמים צמיחה, אתם מוודאים שהעסק שלכם לא רק שורד, אלא גם צומח.
מחשבות סופיות
שמירה על שליטה בהוצאות העסקיות לא אומרת שאתם צריכים לגזול גרושים בכל צעד ושעל. מדובר בקבלת החלטות חכמות, מעקב אחר לאן הכסף הולך וצמצום בזבוז מבלי לקצץ בערך. החל ממעקב אחר כל הוצאה בעזרת כלים כמו תוכנת ניהול הוצאות, דרך משא ומתן עם ספקים ועד בניית תרבות של חיסכון בעלויות, האסטרטגיות הללו נותנות לכם את הכוח לקחת שליטה על הכספים שלכם.
בסופו של דבר, כסף שנחסך הוא כסף שנרוויח. בעזרת תוכנית ברורה, הרגלים קבועים וקצת משמעת, העסק שלך יכול להתחזק תוך שמירה על בריאות כלכלית.
