אם יש לך סיבה לחשוד בביצוע פסול בארגון שלך, אולי תשקול לערוך חקירה פנימית. אם מבוצעת כהלכה, חקירה פנימית טובה יכולה לעזור לך להבין טוב יותר מה קורה, לתקן בעיות עומדות ולהגדיר את עצמך להצלחה, ללא קשר למה שתמצא.
אבל איך בדיוק עובדות חקירות פנימיות? למה הם יוזמים? ואיך מוודאים שהחקירה הפנימית שלכם תצליח?
למה לפתוח בחקירה פנימית?
ביחד עם עורכי דין, חוקרים ומומחים אחרים, כל עסק, ישות ממשלתית או ארגון אחר יכולים ליזום חקירה פנימית. באופן כללי, ישנן שלוש מטרות עיקריות:
- קבע אם אירעה עוול. עריכת חקירה של הארגון שלך אמורה לאפשר לך לקבוע אם התרחשה עוול או לא. אם הארגון שלך הואשם בביצוע פשע, או אם יצאת מכלל הציות, זו ההזדמנות שלך לאסוף את העובדות ולקבוע מה בדיוק קרה.
- תקן את המצב (במידת הצורך). במקרים רבים זו תהיה הזדמנות לתקן את המצב. אם אדם אחראי לעוולות, אתה יכול להטיל עליו משמעת. אם יש בעיית תהליך או מבנה בארגון שלך, אתה יכול לתקן אותה. אם אתה כבר לא עומד בדרישות, אתה יכול להעלות את הארגון שלך לריפוי.
- בנה הגנה. זו גם הזדמנות לבנות הגנה עבור הארגון שלך, במיוחד אם אתה עומד בפני אישומים פליליים או קנסות. אם אתה יכול להראות שהתייחסת לתלונה או לחשש במהירות ובנחישות, תוכל להגן ולהגן על הארגון שלך בהצלחה.
השלבים של חקירה פנימית
השלבים של חקירה פנימית מתנהלים בדרך כלל בערך כך:
- חניכה. ישנן דרכים רבות לפתיחת חקירה. זה עשוי לנבוע בתלונה אנונימית, מהאשמת חושפי שחיתויות, או אפילו שאלה של אחד המשקיעים או מבעלי העניין שלך. מנהיג בצוות שלך יכול גם ליזום חקירה אם יש לו יסוד לחשד שמשהו לא בסדר התרחש.
- מתווה היקף ומטרות. לאחר מכן, תתאר ההיקף והמטרות של חקירה זו. מה בדיוק אתה מנסה לקבוע? איך אתה מתכוון לקבוע את זה? אילו סוגי ראיות אתה מחפש לאסוף, ואיך אתה מתכוון לאסוף אותן?
- מרכיבים את הצוות. אתה לא יכול לנהל חקירה פנימית מלאה בעצמך. במקום זאת, בדרך כלל תצטרך לעבוד עם עורכי דין, חוקרים, מומחי נישה ואנשי מקצוע אחרים כדי ללכוד גוף מלא של ראיות ולהרכיב את הממצאים הללו כראוי.
- חוקרת. במהלך שלב החקירה, תאסוף כל ראיה שעשויה להיות רלוונטית למטרותיך. אתה יכול לערוך ראיונות עם העובדים ואנשי הקשר המקצועיים שלך, אתה יכול לעיין בראיות משפטיות, ותוכל לחפור עמוק ברישומים שלך כדי לקבוע את כל מה שקרה בשנים האחרונות.
- איסוף ואיחוד ראיות. לאחר שהייתה לך הזדמנות למיין את כל הראיות הללו, אתה יכול להרכיב את החלקים הרלוונטיים כדי ליצור תמונה קוהרנטית של המצב הזה. עם הראיות מאורגנות ומאוחדות, יהיה לך הרבה יותר קל לקבוע מה לעשות הלאה.
- ניתוח ודיווח. ברוב המקרים, הצוות ינתח את הראיות ויעשה דוח רשמי. דוח זה יסכם את המצב ואולי ימליץ מה לעשות הלאה.
- סקירה ופעולה. בשלב זה, מנהיגים בצוות שלך יבדקו את כל המידע ויחליטו כיצד הם רוצים לפעול. זה עשוי לכלול ביצוע שינויים בתהליכים וצוותים פנימיים, או הכנת הגנה משפטית, בין פעולות אחרות.
מפתחות לחקירה פנימית מוצלחת
אלו הם כמה מהמפתחות החשובים ביותר לפתיחת חקירה פנימית מוצלחת:
- הקבוצה. חלק גדול מההצלחה שלך תלוי בצוות שהרכבת כדי לנהל את החקירה. עבודה עם עורכי דין, אנליסטים וחוקרים מוסמכים יכולה לוודא שהתהליך שלך יהיה הרבה יותר מקיף. בצע את בדיקת הנאותות שלך לפני שתעסיק מישהו.
- המטרות. אתה גם צריך להגדיר את היעדים הנכונים. אם אין לך כיוון ברור לחקירה שלך, או אם אינך בטוח אילו שאלות לשאול, אתה לא הולך להסיק את המסקנות הנכונות.
- סודיות. חקירות פנימיות נמשכות לעתים קרובות מכיוון שהן נשארות פרטיות ונותנות לארגון זמן לנקוט בפעולה. בהתאם לכך, חשוב לוודא שהחקירה הפנימית שלכם היא חסויה לחלוטין ואינה מעיני הציבור.
- ניטרליות ואובייקטיביות. אם אתה רוצה להיות יעיל, אתה צריך להיות ניטרלי ואובייקטיבי בחקירה שלך. זה נפוץ שארגונים מוטים לטובת עצמם או מתעלמים מדברים שנראים שגרתיים. תצטרך להילחם נגד הדחפים האלה ולהישאר חסר פניות ככל האפשר לאורך התהליך הזה.
חקירות פנימיות לא תמיד נחוצות, אבל הן יכולות לעזור לארגון שלך למקם את עצמו אסטרטגית אם הוא אי פעם הואשם בעוולה. רק וודא שאתה מרכיב את הצוות הנכון ושומר על מיקוד אובייקטיבי על ההנחיות החשובות ביותר שלך.
