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Se hai motivo di sospettare un illecito nella tua organizzazione, potresti prendere in considerazione l'idea di condurre un'indagine interna. Se eseguita correttamente, una buona indagine interna può aiutarti a capire meglio cosa sta succedendo, risolvere problemi di solvibilità e predisporti al successo, indipendentemente da ciò che scopri.

Ma come funzionano esattamente le indagini interne? Perché vengono avviate? E come ci si assicura che la propria indagine interna abbia successo?

Perché avviare un'indagine interna?

Insieme agli avvocati, investigatori e altri esperti, qualsiasi azienda, ente governativo o altra organizzazione può avviare un'indagine interna. In genere, ci sono tre obiettivi principali:

  • Determinare se si è verificato un illecito. Condurre un'indagine sulla tua organizzazione dovrebbe consentirti di determinare se si è verificato o meno un illecito. Se la tua organizzazione è accusata di aver commesso un crimine o se sei venuto meno alla conformità, questa è la tua opportunità per raccogliere i fatti e determinare cosa è successo esattamente.
  • Risolvere la situazione (se necessario). In molti casi, questa sarà un'opportunità per porre rimedio alla situazione. Se un individuo è responsabile di un illecito, puoi disciplinarlo. Se c'è un problema di processo o di struttura nella tua organizzazione, puoi correggerlo. Se non sei più conforme, puoi riportare la tua organizzazione a un livello accettabile.
  • Costruisci una difesa. Questa è anche un'opportunità per costruire una difesa per la tua organizzazione, specialmente se stai affrontando accuse penali o multe. Se puoi dimostrare di aver affrontato un reclamo o una preoccupazione in modo rapido e risoluto, puoi difendere e proteggere con successo la tua organizzazione.

Le fasi di un'indagine interna

Le fasi di un'indagine interna solitamente si svolgono più o meno così:

  • Iniziazione. Ci sono molti modi in cui un'indagine può essere avviata. Potrebbe avere origine da una denuncia anonima, da un'accusa di un whistleblower o persino da una domanda da parte di uno dei tuoi investitori o stakeholder. È anche possibile che un leader del tuo team avvii un'indagine se ha motivo di sospettare che si sia verificato qualcosa di sbagliato.
  • Definizione di ambito e obiettivi. Successivamente, delineerai la portata e gli obiettivi di questa indagine. Cosa stai cercando di determinare esattamente? Come lo determinerai? Che tipo di prove stai cercando di raccogliere e come le raccoglierai?
  • Mettere insieme la squadra. Non puoi condurre un'indagine interna completa da solo. Invece, dovrai in genere collaborare con avvocati, investigatori, esperti di nicchia e altri professionisti per acquisire un corpo completo di prove e assemblare tali risultati in modo appropriato.
  • Indagine. Durante la fase di indagine, raccoglierai tutte le prove che potrebbero essere rilevanti per i tuoi obiettivi. Potresti condurre interviste con i tuoi dipendenti e contatti professionali, potresti esaminare le prove forensi e potresti scavare a fondo nei tuoi archivi per determinare tutto ciò che è accaduto negli ultimi anni.
  • Raccolta e consolidamento delle prove. Una volta che hai avuto l'opportunità di esaminare tutti questi pezzi di prova, puoi assemblare i pezzi rilevanti per formare un quadro coerente di questa situazione. Con le prove organizzate e consolidate, avrai molto più facile determinare cosa fare dopo.
  • Analisi e reporting. Nella maggior parte dei casi, il team analizzerà le prove e redigerà un rapporto ufficiale. Questo rapporto riassumerà la situazione e potenzialmente consiglierà cosa fare dopo.
  • Revisione e adozione di misure. A questo punto, i leader del tuo team esamineranno tutte le informazioni e decideranno come vogliono agire. Ciò potrebbe includere apportare modifiche ai processi e ai team interni o preparare una difesa legale, tra le altre azioni.

Le chiavi per un'indagine interna di successo

Ecco alcuni degli elementi più importanti per avviare un'indagine interna di successo:

  • Il gruppo. Gran parte del tuo successo dipende dal team che hai assemblato per condurre l'indagine. Lavorare con avvocati, analisti e investigatori competenti può garantire che il tuo processo sia molto più completo. Fai la tua due diligence prima di assumere chiunque.
  • Gli obiettivi. Devi anche stabilire gli obiettivi giusti. Se non hai una direzione chiara per la tua indagine, o se non sei sicuro di quali domande porre, non trarrai le giuste conclusioni.
  • Riservatezza. Le indagini interne vengono spesso perseguite perché rimangono private e danno all'organizzazione il tempo di agire. Di conseguenza, è importante assicurarsi che la tua indagine interna sia completamente riservata e lontana dalla vista del pubblico.
  • Neutralità e obiettività. Se vuoi essere efficace, devi essere neutrale e obiettivo nella tua indagine. È comune che le organizzazioni siano prevenute a proprio favore o trascurino cose che sembrano di routine. Dovrai combattere contro questi impulsi e rimanere il più imparziale possibile durante questo processo.

Le indagini interne non sono sempre necessarie, ma possono aiutare la tua organizzazione a posizionarsi strategicamente se mai venisse accusata di illeciti. Assicurati solo di assemblare il team giusto e di mantenere un focus obiettivo sulle tue direttive più importanti.