Að skipuleggja góðgerðarviðburð í samfélaginu þínu er öflug leið til að koma fólki saman fyrir gott málefni, safna fé og skapa varanleg áhrif. Hvort sem þú ert að safna peningum fyrir athvarf á staðnum, styrkja læknisfræðilegt málefni eða einfaldlega hjálpa þeim sem þurfa á því að halda, getur vel skipulagður viðburður virkjað fólk, aukið vitund og kveikt mikilvægar breytingar. Hins vegar þarf að skipuleggja og framkvæma góðgerðarviðburði vandlega hugsun, samhæfingu og vígslu. Til að hjálpa þér að byrja, eru hér nokkur nauðsynleg ráð til að skipuleggja góðgerðarviðburð í samfélaginu þínu.
Settu skýr markmið
Áður en þú byrjar jafnvel að skipuleggja viðburðinn er mikilvægt að skilgreina markmið þín. Spyrðu sjálfan þig: Hverju ertu að reyna að ná með þessum atburði? Ertu að stefna að því að safna tiltekinni upphæð fyrir málefni, auka vitund eða virkja samfélagið í tilteknu málefni? Að setja skýr, mælanleg markmið mun leiða alla þætti viðburðarins og hjálpa þér að fylgjast með framförum. Hvort sem markmið þitt er að safna fé, safna framlögum eða ráða sjálfboðaliða, mun skýrleiki í verkefni þínu halda öllum einbeittum að heildarmyndinni.
Mynda skipulagsnefnd
Vel heppnaður góðgerðarviðburður er ekki einleiksverkefni. Til að hjálpa til við að deila vinnuálaginu og tryggja að viðburðurinn gangi vel skaltu setja saman skipulagsnefnd. Þetta teymi ætti að innihalda einstaklinga með ýmsa hæfileika, svo sem verkefnastjórnun, markaðssetningu og flutninga. Það er mikilvægt að úthluta verkefnum á áhrifaríkan hátt, svo sem að skipuleggja staðinn, stjórna styrktaraðilum, sjá um kynningu og hafa umsjón með viðburðinum sjálfum. Sterkt, hollt lið mun veita stuðning og tryggja að ekkert detti í gegnum sprungurnar.
Veldu viðeigandi og grípandi þema
Þema viðburðarins þíns mun hafa veruleg áhrif á andrúmsloftið, vettvanginn og jafnvel hvers konar þátttakendur það laðar að. Veldu þema sem hljómar hjá áhorfendum þínum og tengist beint málstaðnum sem þú styður. Til dæmis, ef þú ert að skipuleggja viðburð fyrir dýravelferð, gætirðu haldið gæludýravænt skemmtihlaup eða ættleiða-a-thon. Þemað ætti að vera bæði grípandi og viðeigandi, sem gerir það auðvelt að kynna viðburðinn og laða að fólk sem hefur brennandi áhuga á málstað þínum.
Veldu viðeigandi stað
Vettvangurinn sem þú velur er ein mikilvægasta ákvörðunin fyrir góðgerðarviðburðinn þinn. Það ætti að vera aðgengilegt fyrir markhópinn þinn, nógu stórt til að hýsa fundarmenn og hafa nauðsynlega aðstöðu til að hýsa fyrirhugaðar athafnir þínar. Íhuga þætti eins og framboð á bílastæði, valkosti almenningssamgangna og sérþarfir sem vettvangurinn ætti að mæta. Staðir geta verið samfélagssalir, útigarðar, staðbundnir skólar eða jafnvel einkarými eins og viðburðarsalir, allt eftir stærð og eðli viðburðarins.
Settu raunhæf fjárhagsáætlun
Fjárhagsáætlun er mikilvægur þáttur í því að skipuleggja góðgerðarviðburði. Jafnvel ef þú ert að vinna með takmarkað fjármagn er mikilvægt að tryggja að þú hafir nægt fjármagn til að standa straum af öllum viðburðakostnaði, svo sem vettvangi, leyfi, mat, skemmtun, kynningarefni og starfsfólk viðburða. Vertu raunsær varðandi fjárhagslegar þarfir þínar og reyndu að finna svæði þar sem þú getur dregið úr kostnaði eða tryggt framlög. Ein frábær leið til að draga úr kostnaði er með því að ná til staðbundinna fyrirtækja fyrir kostun eða samstarf. Þessi fyrirtæki geta boðið framlög í fríðu eins og vistir, þjónustu, prentun eða veitingar. Að hafa traust fjárhagsáætlun til staðar mun hjálpa þér að forðast fjárhagslegar gildrur og tryggja árangur viðburðarins.
Þróa fjáröflunarhugmyndir
Árangursrík hugmyndir um fjáröflun getur gert eða rofið góðgerðarviðburði. Byrjaðu á því að bera kennsl á hvers konar fjáröflunarstarfsemi mun best samræmast áhorfendum þínum og málstað. Vinsælir valkostir eru þögul uppboð, happdrætti, styrktar gönguferðir og hópfjármögnunarherferðir. Þú getur líka haft gagnvirka þætti eins og "borga fyrir að spila" leik eða "fjármagnsþörf" frumkvæði þar sem þátttakendur geta beint framlag til ákveðinnar þarfar eða verkefnis sem tengist málefninu.
Vertu viss um að nota sköpunargáfu þína þegar þú ert að hugsa um fjáröflunarhugmyndir. Til dæmis, ef þú ert að skipuleggja tónleika, skaltu íhuga að bæta við VIP miðapökkum sem innihalda hitting og kveðjur með flytjendum, sérstök sæti eða aðgang að einkaréttum eftirpartíum. Þessar tegundir af tækifærum geta skapað meiri framlög, skapa spennu og tilfinningu fyrir einkarétt.
Að auki, ekki gleyma sýndarfjáröflunarpöllum. Crowdfunding vefsíður eins og GoFundMe eða Kickstarter geta hjálpað þér að ná til breiðari markhóps utan nærsamfélagsins. Þú getur sett upp framlagssíður á netinu eða jafnvel streymt viðburðinum í beinni til að leyfa fólki að gefa lítillega.
Markaðssetja viðburðinn
Skilvirk kynning er nauðsynleg til að laða að þátttakendur og styrktaraðila á viðburðinn þinn. Byrjaðu á því að nýta samfélagsmiðla til að dreifa orðinu. Notaðu vettvang eins og Facebook, Instagram, Twitter og LinkedIn til að birta færslur um viðburðinn, deila sannfærandi sögum um málstaðinn og varpa ljósi á sérstaka gesti, skemmtun eða fjáröflunarhvata. Að búa til viðburðarsíðu á Facebook eða Eventbrite getur einnig hjálpað til við að halda utan um svörum og kynna viðburðinn fyrir breiðari markhóp.
Ekki gleyma staðbundinni markaðssókn líka. Hafðu samband við staðbundin dagblöð, útvarpsstöðvar og sjónvarpsstöðvar til að spyrja hvort þeir muni fjalla um eða kynna viðburðinn þinn. Þú gætir líka dreift flugmiðum eða veggspjöldum á vinsælum staðbundnum stöðum eins og kaffihúsum, bókasöfnum og félagsmiðstöðvum. Að auki er markaðssetning með tölvupósti frábær leið til að tengjast stuðningsmönnum og halda þeim uppfærðum um upplýsingar um viðburðinn. Vertu viss um að leggja áherslu á mikilvægi málstaðarins og hvers vegna fólk ætti að taka þátt.
Virkjaðu samfélagið þitt
Ein besta leiðin til að tryggja árangur viðburðarins þíns er að fá samfélagið þitt til þátttöku. Byrjaðu á því að taka þátt í staðbundnum fyrirtækjum, skólum og stofnunum sem eru í takt við málstað þinn. Þessir hópar geta hjálpað til við að breiða út boðskapinn, gefa tíma sínum í sjálfboðavinnu og jafnvel veita styrki eða framlög.
Að taka þátt í samfélaginu getur einnig falið í sér að ráða sjálfboðaliða. Sjálfboðaliðar gegna mikilvægu hlutverki við að tryggja að viðburðurinn gangi snurðulaust fyrir sig, allt frá uppsetningu til að heilsa upp á gesti og aðstoða við skipulagningu. Vertu skýr varðandi væntingar sjálfboðaliða og sýndu þakklæti fyrir tíma þeirra og viðleitni með því að bjóða þeim viðurkenningu eða litla hvata.
Hafa viðbragðsáætlun
Jafnvel með bestu skipulagningu fara hlutirnir ekki alltaf eins og búist var við. Að vera með viðbragðsáætlun fyrir óvænt vandamál – eins og slæmt veður, tæknilega erfiðleika eða litla mætingu – gerir þér kleift að vera sveigjanlegur og gera breytingar á flugi. Fyrir útiviðburði, vertu viss um að þú hafir varastað innandyra eða áætlun um að flytja starfsemi innandyra. Fyrir sýndarviðburði, vertu viss um að þú hafir tæknilega aðstoð tilbúinn ef upp koma streymi eða vettvangsvandamál.
Sýndu þakklæti og fylgdu eftir
Þegar viðburðinum er lokið, vertu viss um að þakka öllum sem taka þátt - þátttakendur, sjálfboðaliðar, styrktaraðilar og gefendur. Sendu út þakkarbréf eða tölvupóst til að viðurkenna framlag þeirra og láta þá líða vel þegið. Það er líka góð hugmynd að uppfæra samfélagið þitt um árangur viðburðarins og áhrif söfnunar. Að deila því hvernig fjármunirnir verða notaðir getur hvatt framtíðarþátttöku og framlög.
