Ef þú hefur ástæðu til að gruna rangt mál í fyrirtækinu þínu gætirðu íhugað að gera innri rannsókn. Ef hún er framkvæmd á réttan hátt getur góð innri rannsókn hjálpað þér að skilja betur hvað er að gerast, lagað standandi vandamál og stillt þig upp til að ná árangri, óháð því hvað þú finnur.
En hvernig virka innri rannsóknir nákvæmlega? Hvers vegna eru þeir settir af stað? Og hvernig tryggirðu að innri rannsókn þín skili árangri?
Af hverju að hefja innri rannsókn?
Ásamt lögfræðingum, rannsakendur og aðrir sérfræðingar, hvaða fyrirtæki, ríkisaðili eða önnur samtök geta hafið innri rannsókn. Almennt eru þrjú meginmarkmið:
- Ákveða hvort rangt hafi átt sér stað. Að framkvæma rannsókn á fyrirtækinu þínu ætti að gera þér kleift að ákvarða hvort rangt hafi átt sér stað eða ekki. Ef samtökin þín eru sakuð um að fremja glæp, eða ef þú hefur fallið úr reglunum, er þetta tækifærið þitt til að safna staðreyndum og ákvarða hvað nákvæmlega gerðist.
- Lagaðu ástandið (ef nauðsyn krefur). Í mörgum tilfellum mun þetta vera tækifæri til að bæta úr ástandinu. Ef einstaklingur ber ábyrgð á misgjörðum geturðu aga hann. Ef það er ferli eða skipulagsvandamál í fyrirtækinu þínu geturðu lagað það. Ef þú ert ekki lengur í samræmi við reglurnar geturðu komið fyrirtækinu þínu á hausinn.
- Byggja upp vörn. Þetta er líka tækifæri til að byggja upp vörn fyrir fyrirtæki þitt, sérstaklega ef þú átt yfir höfði sér sakamál eða sektir. Ef þú getur sýnt fram á að þú hafir brugðist við kvörtun eða áhyggjum fljótt og ákveðið geturðu varið og vernda fyrirtækið þitt.
Stig innri rannsóknar
Stig innri rannsóknar fara venjulega eitthvað á þessa leið:
- Upphaf. Það eru margar leiðir til að hefja rannsókn. Það gæti stafað af nafnlausri kvörtun, ásökun uppljóstrara eða jafnvel spurningu frá einum af fjárfestum þínum eða hagsmunaaðilum. Það er líka mögulegt fyrir leiðtoga í teyminu þínu að hefja rannsókn ef hann hefur grun um að eitthvað rangt hafi átt sér stað.
- Útlistun á umfangi og markmiðum. Næst muntu útlista umfang og markmið þessarar rannsóknar. Hvað nákvæmlega ertu að reyna að ákvarða? Hvernig ætlarðu að ákvarða það? Hvers konar sönnunargögn ertu að leita að afla og hvernig ætlarðu að safna þeim?
- Að setja saman liðið. Þú getur ekki framkvæmt fulla innri rannsókn sjálfur. Þess í stað þarftu venjulega að vinna með lögfræðingum, rannsakendum, sesssérfræðingum og öðrum sérfræðingum til að fanga heildarsafn sönnunargagna og setja saman þessar niðurstöður á viðeigandi hátt.
- Að rannsaka. Á rannsóknarstigi safnar þú öllum sönnunargögnum sem gætu skipt máli fyrir markmið þín. Þú gætir tekið viðtöl við starfsmenn þína og faglega tengiliði, þú gætir farið yfir réttar sönnunargögn og þú gætir grafið djúpt í skrár þínar til að ákvarða allt sem hefur gerst undanfarin ár.
- Söfnun og styrking sönnunargagna. Þegar þú hefur fengið tækifæri til að raða í gegnum öll þessi sönnunargögn geturðu sett saman viðeigandi stykki til að mynda heildstæða mynd af þessu ástandi. Með sönnunargögnum skipulögð og sameinuð, munt þú eiga miklu auðveldara með að ákveða hvað þú átt að gera næst.
- Greining og skýrslugerð. Í flestum tilfellum mun teymið greina sönnunargögnin og gera opinbera skýrslu. Þessi skýrsla mun draga saman stöðuna og hugsanlega mæla með því hvað á að gera næst.
- Skoða og grípa til aðgerða. Á þessum tímapunkti munu leiðtogar í teyminu þínu fara yfir allar upplýsingar og ákveða hvernig þeir vilja grípa til aðgerða. Þetta getur falið í sér að gera breytingar á innri ferlum og teymum, eða undirbúa lagalega vörn, meðal annarra aðgerða.
Lyklar að árangursríkri innri rannsókn
Þetta eru nokkrir af mikilvægustu lyklunum til að hefja árangursríka innri rannsókn:
- Liðið. Mikið af árangri þínum veltur á teyminu sem þú settir saman til að framkvæma rannsóknina. Að vinna með hæfum lögfræðingum, sérfræðingum og rannsakendum getur tryggt að ferlið þitt sé mun yfirgripsmeira. Gerðu áreiðanleikakönnun þína áður en þú ræður einhvern.
- Markmiðin. Þú þarft líka að setja þér rétt markmið. Ef þú hefur ekki skýra stefnu fyrir rannsókn þína, eða ef þú ert ekki viss um hvaða spurningar þú átt að spyrja, muntu ekki draga réttar ályktanir.
- Trúnaður. Innri rannsóknir eru oft stundaðar vegna þess að þær eru einkamál og gefa stofnuninni tíma til að grípa til aðgerða. Í samræmi við það er mikilvægt að ganga úr skugga um að innri rannsókn þín sé algjörlega trúnaðarmál og ósýnileg fyrir almenning.
- Hlutleysi og hlutlægni. Ef þú vilt vera árangursríkur þarftu að vera það hlutlaus og hlutlæg í rannsókn þinni. Algengt er að stofnanir séu hlutdrægar í eigin þágu eða líti framhjá hlutum sem virðast venja. Þú þarft að berjast á móti þessum hvötum og vera eins hlutlaus og mögulegt er í þessu ferli.
Innri rannsóknir eru ekki alltaf nauðsynlegar, en þær geta hjálpað fyrirtækinu þínu að staðsetja sig beitt ef það er einhvern tíma sakað um rangt mál. Gakktu úr skugga um að þú settir saman rétta hópinn og haltu hlutlægri áherslu á mikilvægustu tilskipanir þínar.
