Minggu pertama di pekerjaan baru adalah minggu termahal dalam seluruh karier seorang pekerja, dan sebagian besar perusahaan tidak bertindak seperti itu. Ini adalah minggu di mana seseorang paling mungkin terluka, paling mungkin mengundurkan diri, dan paling kecil kemungkinannya melakukan sesuatu yang akan ditagihkan oleh perusahaan. Yang berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain adalah apakah ada orang di gedung tersebut yang repot-repot melihatnya.
Proses orientasi karyawan bukanlah sekadar setumpuk formulir dan kartu gesek. Ini adalah momen singkat di mana risiko, biaya, dan loyalitas diputuskan sekaligus, dan keputusan-keputusan tersebut akan berdampak selama bertahun-tahun.
Sebelum Hari Pertama, RUU Itu Sudah Berjalan
Biaya perekrutan karyawan baru mulai terakumulasi beberapa minggu sebelum mereka mulai bekerja. Perekrut, pemeriksaan latar belakang, penyediaan sistem, waktu manajer yang dihabiskan untuk wawancara, penurunan produktivitas akibat kekosongan posisi — semuanya tercatat dalam pembukuan. Biaya onboarding penuh dapat mencapai $7,500 hingga $28,000 per karyawan tergantung pada perannya. Menganggap minggu pertama hanya sebagai latihan administrasi adalah pilihan yang aneh jika dilihat dari neraca keuangan saja.
Hari Pertama Menentukan Narasi yang Diceritakan Karyawan pada Diri Sendiri
Karyawan itu masuk dengan narasi yang belum sepenuhnya selesai. Mereka sudah memutuskan bahwa pekerjaan itu bagus; mereka menerimanya. Sebuah tempat kerja yang belum siap, seorang manajer yang terjebak dalam rapat beruntun, sebuah akun login yang tidak berfungsi, dan cerita mulai berubah. Menjelang makan siang, keraguan mulai merasuk.
Sebuah panduan SHRM yang banyak dikutip berpendapat bahwa onboarding adalah proses strategis yang seharusnya berlangsung setidaknya selama satu tahun, bukan hanya satu hari orientasi. Delapan jam pertama adalah jangkar emosional, tetapi itu hanyalah bab pembuka.
Minggu Pertama Adalah Saat Cedera Paling Banyak Terjadi
Pekerja baru mengalami cedera dengan tingkat yang akan menjadi skandal di kelompok pekerja lain. Alasannya dapat diprediksi. Mereka tidak tahu di mana letak bahayanya, dan mereka belum mempelajari jalan pintas mana yang diam-diam telah disepakati oleh kru untuk tidak diambil. Mereka juga tidak ingin terlihat lambat di minggu pertama mereka, jadi mereka terus bekerja tanpa henti di saat-saat di mana seorang pekerja veteran akan berhenti dan bertanya.
Untuk pekerjaan apa pun yang melibatkan mesin, pelatihan formal bukan lagi sekadar hal yang diinginkan. Jika pekerjaan tersebut melibatkan truk industri bertenaga, sertifikasi forklift yang tepat harus diselesaikan, didokumentasikan, dan disertai dengan evaluasi tempat kerja sebelum operator memindahkan beban tanpa pengawasan. Melewatkan salah satu langkah tersebut akan langsung meningkatkan risiko cedera.
Pada Hari Kelima, Retensi Sudah Berisiko
Jangka waktu bagi karyawan baru untuk memutuskan apakah akan bertahan atau tidak jauh lebih singkat daripada yang dipikirkan sebagian besar manajer. Sebagian besar pergantian karyawan terjadi dalam 45 hari pertama, jauh sebelum rencana pelatihan selesai ditulis. Jika minggu pertama terasa kacau atau sepi, resume akan langsung dipasarkan kembali tanpa banyak pemberitahuan.
Yang memengaruhi angka tersebut bukanlah tas berisi hadiah yang lebih besar. Melainkan seorang manajer yang memeriksa dan membuat karyawan baru merasa diharapkan, bukan hanya ditoleransi. Mekanismenya sederhana dan tidak glamor:
- Stasiun kerja yang siap pakai. Laptop, informasi login, lencana, APD (Alat Pelindung Diri), dan kursi yang bukan pinjaman dari seseorang yang sedang berlibur.
- Seorang teman yang memiliki nama. Seseorang yang tugasnya secara eksplisit adalah menjawab pertanyaan-pertanyaan yang membuat karyawan baru malu untuk bertanya kepada manajer.
- Jadwal yang sebenarnya. Minggu yang terstruktur dengan waktu untuk mengamati, berlatih, dan bertanya, bukan sore hari yang kosong.
- Tugas pertama yang penting. Sesuatu yang kecil, bisa diselesaikan, dan berhubungan dengan pekerjaan sebenarnya.
Kesalahan yang Sering Dilakukan Perusahaan Tentang Hari Pertama
Kesalahan yang berulang adalah mengoperkan Hari Pertama antara HR dan manajer seperti melempar bola panas, tanpa ada yang bertanggung jawab atas hasilnya. HR memeriksa apakah formulir telah ditandatangani. Manajer berasumsi pelatihan telah dilakukan di suatu tempat di atas. Karyawan baru mengisi kekosongan dengan menebak, dan tebakan inilah yang menyebabkan cedera dan pengunduran diri.
Atasi masalah kepemilikan dan sebagian besar masalah hilir akan hilang. Berikan tugas kepada satu orang untuk mengarahkan dua minggu pertama, daftar periksa yang mencakup pelatihan keselamatan daripada hanya akses sistem, dan waktu yang tepat dalam kalender untuk melakukannya. Perusahaan yang menjalankan onboarding sebagai disiplin operasional adalah perusahaan yang berhenti membayar untuk kesalahan yang sama dua kali.
