Mengelola keuangan adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis. Setiap sen memiliki nilainya sendiri, dan strategi pengeluaran Anda dapat membangun atau menghancurkan Anda. Sebagian besar pemilik bisnis di luar sana tahu betapa cepatnya hal-hal kecil dapat menjadi kecil. Dari perlengkapan kantor hingga biaya perjalanan, jika Anda tidak memperhatikan pengeluaran, keuntungan Anda akan menyusut tanpa Anda sadari.
Mari kita bahas beberapa cara sederhana dan efektif untuk mengendalikan pengeluaran bisnis Anda.
Lacak Setiap Pengeluaran Sejak Hari Pertama
Anggap bisnis Anda seperti ember. Setiap pengeluaran bagaikan lubang kecil di dalam ember. Jika tidak ditutup, uang Anda akan perlahan habis. Itulah mengapa melacak pengeluaran adalah langkah pertama dan terpenting.
Jangan menunggu sampai musim pajak atau akhir bulan; catat pengeluaran setiap hari. Ini bisa sesederhana mencatat pembelian di spreadsheet atau menggunakan perangkat lunak manajemen biaya yang mengotomatiskan seluruh proses.
Tetapkan Anggaran yang Jelas dan Patuhi Anggaran tersebut
Anggaran adalah peta jalan Anda. Tanpanya, Anda seperti mengemudi tanpa arah. Buatlah anggaran yang mencakup biaya tetap seperti sewa, gaji, dan utilitas. Kemudian, rencanakan biaya variabel seperti pemasaran, perjalanan, atau persediaan.
Jangan langsung menetapkan anggaran lalu melupakannya. Tinjaulah secara berkala. Pasar berubah, begitu pula kebutuhan bisnis Anda. Jika Anda mengeluarkan terlalu banyak biaya di satu area, sesuaikan di area lain. Fleksibilitas ini akan mencegah Anda mengalami masalah keuangan di kemudian hari.
Kurangi Langganan yang Tidak Diperlukan
Salah satu pengeluaran umum adalah langganan yang tidak terpakai. Mulai dari perangkat lunak hingga layanan streaming di kantor, banyak bisnis membayar biaya bulanan tanpa memanfaatkannya sepenuhnya.
Luangkan waktu untuk mengaudit langganan Anda setiap beberapa bulan. Batalkan langganan yang tidak Anda gunakan. Untuk langganan yang Anda butuhkan, periksa apakah ada paket yang lebih murah atau opsi pembayaran tahunan yang menghemat uang. Bahkan memangkas beberapa langganan kecil dapat menghemat ratusan dolar setiap tahunnya.
Bernegosiasi dengan Vendor dan Pemasok
Jika Anda rutin membeli produk atau layanan, bangunlah hubungan yang kuat dengan vendor Anda. Selalu minta harga yang lebih baik, diskon untuk pesanan massal, atau syarat pembayaran yang fleksibel. Banyak vendor menghargai pelanggan setia dan dengan senang hati akan memberikan penawaran jika Anda memintanya.
Go Green untuk Menyelamatkan Hijau
Tagihan energi dapat menghabiskan sebagian besar anggaran Anda. Hemat banyak dengan melakukan perubahan kecil. Gunakan lampu LED, matikan perangkat yang tidak digunakan, dan belilah peralatan hemat energi. Anda akan menghemat biaya sekaligus mengurangi jejak karbon, yang sangat dihargai oleh pelanggan.
Jika kantor Anda lebih besar, pertimbangkan opsi kerja jarak jauh. Lebih sedikit orang di kantor berarti lebih sedikit biaya utilitas.
Gunakan Teknologi untuk Keuntungan Anda
Pekerjaan manual membutuhkan waktu, dan waktu adalah uang. Otomatiskan sebisa mungkin. Misalnya:
- Gunakan penyimpanan cloud daripada membayar server yang besar.
- Otomatisasi penggajian alih-alih menanganinya secara manual.
- Gunakan alat manajemen proyek untuk menghindari penundaan dan miskomunikasi.
Alat yang tepat tidak hanya menghemat waktu. Namun, juga mengurangi kesalahan. Kesalahan seringkali merugikan, jadi menguranginya adalah cara tersembunyi untuk melindungi anggaran Anda.
Dorong Budaya Hemat Biaya
Mengelola uang bukan hanya tugas bos. Libatkan tim Anda, dorong mereka untuk menyarankan cara-cara berhemat. Terkadang, karyawan tahu di mana uang terbuang karena mereka melihatnya setiap hari.
Budaya hemat biaya membuat karyawan sadar tentang bagaimana mereka menggunakan sumber daya.
Alih Daya Saat Masuk Akal
Mempekerjakan staf purnawaktu untuk setiap peran bisa mahal. Oleh karena itu, pertimbangkan untuk mengalihdayakan tugas-tugas tertentu. Pekerja lepas atau agensi mengerjakan tugas-tugas ini, seperti desain grafis, dukungan TI, atau kampanye pemasaran, dengan biaya lebih rendah daripada biaya mempekerjakan seseorang secara internal.
Alih daya juga memberi Anda fleksibilitas. Anda hanya membayar pekerjaan saat Anda membutuhkannya, tanpa beban gaji tetap.
Fokus pada Pertumbuhan, Bukan Hanya Bertahan Hidup
Tentu saja, belanja yang bijak adalah kuncinya, tetapi ingatlah bahwa dalam beberapa kasus, pengeluaran tersebut merupakan investasi. Investasi dalam pelatihan karyawan, peningkatan peralatan, atau peningkatan layanan pelanggan akan memberikan hasil yang besar.
Namun, tujuannya bukan hanya untuk memangkas biaya, melainkan berinvestasi dengan bijak. Dengan berinvestasi di area yang mendorong pertumbuhan, Anda memastikan bisnis Anda lebih dari sekadar bertahan, tetapi juga berkembang.
Final Thoughts
Mengendalikan pengeluaran bisnis bukan berarti Anda harus berhemat setiap saat. Intinya adalah membuat pilihan cerdas, memperhatikan ke mana uang mengalir, dan mengurangi pemborosan tanpa mengurangi nilai. Mulai dari melacak setiap pengeluaran dengan perangkat lunak seperti perangkat lunak manajemen pengeluaran, bernegosiasi dengan vendor, hingga membangun budaya hemat biaya, strategi-strategi ini memberi Anda kekuatan untuk mengendalikan keuangan Anda.
Pada akhirnya, uang yang ditabung adalah uang yang dihasilkan. Dengan rencana yang jelas, kebiasaan yang konsisten, dan sedikit disiplin, bisnis Anda dapat tumbuh lebih kuat sekaligus menjaga kesehatan finansial.
