Jika Anda memiliki alasan untuk mencurigai adanya pelanggaran dalam organisasi Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk melakukan investigasi internal. Jika dilakukan dengan benar, investigasi internal yang baik dapat membantu Anda lebih memahami apa yang terjadi, memperbaiki masalah yang ada, dan mempersiapkan diri Anda untuk meraih keberhasilan, apa pun yang Anda temukan.
Namun, bagaimana tepatnya investigasi internal bekerja? Mengapa investigasi internal dilakukan? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa investigasi internal Anda berhasil?
Mengapa Memulai Investigasi Internal?
Bersama dengan pengacara, penyidik, dan pakar lainnya, setiap bisnis, badan pemerintah, atau organisasi lain dapat memulai penyelidikan internal. Secara umum, ada tiga tujuan utama:
- Tentukan apakah telah terjadi kesalahan. Melakukan investigasi terhadap organisasi Anda akan memungkinkan Anda menentukan apakah terjadi pelanggaran atau tidak. Jika organisasi Anda dituduh melakukan tindak pidana, atau jika Anda tidak mematuhi peraturan, ini adalah kesempatan Anda untuk mengumpulkan fakta dan menentukan apa yang sebenarnya terjadi.
- Perbaiki situasi (jika perlu). Dalam banyak kasus, ini akan menjadi kesempatan untuk memperbaiki situasi. Jika seseorang bertanggung jawab atas kesalahan, Anda dapat mendisiplinkannya. Jika ada masalah proses atau struktur dalam organisasi Anda, Anda dapat memperbaikinya. Jika Anda tidak lagi patuh, Anda dapat memperbaiki organisasi Anda.
- Bangun pertahanan. Ini juga merupakan kesempatan untuk membangun pembelaan bagi organisasi Anda, terutama jika Anda menghadapi tuntutan pidana atau denda. Jika Anda dapat menunjukkan bahwa Anda menangani keluhan atau masalah dengan cepat dan tegas, Anda dapat berhasil membela dan melindungi organisasi Anda.
Tahapan Investigasi Internal
Tahapan investigasi internal biasanya berlangsung seperti ini:
- Inisiasi. Ada banyak cara untuk memulai investigasi. Investigasi dapat dimulai dari pengaduan anonim, tuduhan whistleblower, atau bahkan pertanyaan dari salah satu investor atau pemangku kepentingan. Pemimpin tim juga dapat memulai investigasi jika mereka memiliki alasan untuk mencurigai adanya kesalahan.
- Menguraikan ruang lingkup dan tujuan. Berikutnya, Anda akan menguraikan Ruang lingkup dan tujuan investigasi iniApa sebenarnya yang ingin Anda tentukan? Bagaimana cara menentukannya? Jenis bukti apa yang ingin Anda kumpulkan, dan bagaimana cara mengumpulkannya?
- Menyusun tim. Anda tidak dapat melakukan investigasi internal secara menyeluruh sendirian. Sebaliknya, Anda biasanya perlu bekerja sama dengan pengacara, penyidik, pakar khusus, dan profesional lainnya untuk mengumpulkan bukti lengkap dan menyusun temuan tersebut dengan tepat.
- Menyelidiki. Selama tahap investigasi, Anda akan mengumpulkan bukti apa pun yang mungkin relevan dengan tujuan Anda. Anda dapat melakukan wawancara dengan karyawan dan kontak profesional Anda, Anda dapat meninjau bukti forensik, dan Anda dapat menyelidiki catatan Anda secara mendalam untuk menentukan semua yang telah terjadi dalam beberapa tahun terakhir.
- Mengumpulkan dan mengkonsolidasikan bukti. Setelah Anda memiliki kesempatan untuk memilah-milah semua bukti ini, Anda dapat menyusun bagian-bagian yang relevan untuk membentuk gambaran yang koheren tentang situasi ini. Dengan bukti yang terorganisir dan terkonsolidasi, Anda akan lebih mudah menentukan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
- Menganalisis dan melaporkan. Dalam kebanyakan kasus, tim akan menganalisis bukti dan membuat laporan resmi. Laporan ini akan meringkas situasi dan berpotensi merekomendasikan tindakan selanjutnya.
- Meninjau dan mengambil tindakan. Pada tahap ini, para pemimpin di tim Anda akan meninjau semua informasi dan memutuskan bagaimana mereka ingin mengambil tindakan. Tindakan ini dapat mencakup membuat perubahan pada proses dan tim internal, atau menyiapkan pembelaan hukum, dan tindakan lainnya.
Kunci Sukses Investigasi Internal
Berikut ini adalah beberapa kunci terpenting untuk memulai investigasi internal yang sukses:
- Tim. Sebagian besar keberhasilan Anda bergantung pada tim yang Anda bentuk untuk melakukan investigasi. Bekerja sama dengan pengacara, analis, dan investigator yang kompeten dapat memastikan proses Anda jauh lebih komprehensif. Lakukan uji tuntas sebelum mempekerjakan siapa pun.
- Tujuan. Anda juga perlu menetapkan tujuan yang tepat. Jika Anda tidak memiliki arahan yang jelas untuk penyelidikan Anda, atau jika Anda tidak yakin pertanyaan mana yang harus diajukan, Anda tidak akan menarik kesimpulan yang tepat.
- Kerahasiaan. Investigasi internal sering dilakukan karena bersifat pribadi dan memberi waktu bagi organisasi untuk mengambil tindakan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan investigasi internal Anda sepenuhnya rahasia dan tidak diketahui publik.
- Netralitas dan objektivitas. Jika Anda ingin menjadi efektif, Anda perlu netral dan objektif dalam penyelidikan Anda. Merupakan hal yang umum bagi organisasi untuk bersikap bias demi kepentingan mereka sendiri atau mengabaikan hal-hal yang tampak rutin. Anda harus melawan dorongan ini dan tetap bersikap tidak memihak sebisa mungkin selama proses ini.
Investigasi internal tidak selalu diperlukan, tetapi dapat membantu organisasi Anda memposisikan diri secara strategis jika dituduh melakukan kesalahan. Pastikan Anda menyusun tim yang tepat dan mempertahankan fokus objektif pada arahan terpenting Anda.
