povećalo, istraživanje, pronalazak

Ako imate razloga sumnjati u nepravilnosti u svojoj organizaciji, razmislite o provođenju interne istrage. Ako se pravilno provede, dobra interna istraga može vam pomoći da bolje razumijete što se događa, riješite postojeće probleme i pripremite se za uspjeh, bez obzira na to što pronađete.

Ali kako točno funkcioniraju interne istrage? Zašto su pokrenuti? A kako možete osigurati da vaša interna istraga bude uspješna?

Zašto pokrenuti internu istragu?

Zajedno s odvjetnicima, istražiteljima i drugim stručnjacima, svaka tvrtka, državni subjekt ili druga organizacija može pokrenuti internu istragu. Općenito, postoje tri glavna cilja:

  • Utvrdite je li došlo do nepravilnosti. Provođenje istrage vaše organizacije trebalo bi vam omogućiti da utvrdite je li došlo do nepravilnosti ili ne. Ako je vaša organizacija optužena za počinjenje kaznenog djela ili ako ste prekršili usklađenost, ovo je vaša prilika da prikupite činjenice i utvrdite što se točno dogodilo.
  • Ispravite situaciju (ako je potrebno). U mnogim slučajevima to će biti prilika da se situacija popravi. Ako je pojedinac odgovoran za nedjelo, možete ga disciplinirati. Ako u vašoj organizaciji postoji problem s procesom ili strukturom, možete ga ispraviti. Ako više niste usklađeni, svoju organizaciju možete dovesti u vodu.
  • Izgradite obranu. Ovo je također prilika da izgradite obranu za svoju organizaciju, posebno ako ste suočeni s kaznenim prijavama ili kaznama. Ako možete pokazati da ste pritužbu ili problem riješili brzo i odlučno, možete uspješno obraniti i zaštititi svoju organizaciju.

Faze interne istrage

Faze interne istrage obično idu otprilike ovako:

  • Inicijacija. Postoji mnogo načina na koje se može pokrenuti istraga. Može potjecati od anonimne pritužbe, optužbe zviždača ili čak pitanja jednog od vaših investitora ili dionika. Također je moguće da vođa vašeg tima pokrene istragu ako ima osnove za sumnju da se nešto nije u redu dogodilo.
  • Ocrtavanje opsega i ciljeva. Zatim ćete nacrtati opseg i ciljeve ovog istraživanja. Što točno pokušavate utvrditi? Kako ćeš to odrediti? Koje vrste dokaza želite prikupiti i kako ćete ih prikupiti?
  • Sastavljanje tima. Ne možete sami provesti potpunu unutarnju istragu. Umjesto toga, obično ćete trebati surađivati ​​s odvjetnicima, istražiteljima, stručnjacima za nišu i drugim stručnjacima kako biste prikupili sve dokaze i te nalaze sastavili na odgovarajući način.
  • Istražujući. Tijekom faze istrage prikupit ćete sve dokaze koji bi mogli biti relevantni za vaše ciljeve. Možete obaviti intervjue sa svojim zaposlenicima i profesionalnim kontaktima, možete pregledati forenzičke dokaze i možete kopati duboko u svoje zapise kako biste utvrdili sve što se dogodilo u proteklih nekoliko godina.
  • Prikupljanje i objedinjavanje dokaza. Nakon što ste imali priliku sortirati sve ove dijelove dokaza, možete sastaviti relevantne dijelove kako biste formirali koherentnu sliku ove situacije. S organiziranim i konsolidiranim dokazima imat ćete mnogo lakše odlučiti što učiniti sljedeće.
  • Analiziranje i izvješćivanje. U većini slučajeva tim će analizirati dokaze i napraviti službeno izvješće. Ovo će izvješće sažeti situaciju i potencijalno preporučiti što učiniti sljedeće.
  • Pregledavanje i poduzimanje radnji. U ovom trenutku, vođe vašeg tima pregledat će sve informacije i odlučiti kako žele poduzeti radnju. To može uključivati ​​izmjene internih procesa i timova ili pripremu pravne obrane, među ostalim radnjama.

Ključevi uspješne interne istrage

Ovo su neki od najvažnijih ključeva za pokretanje uspješne interne istrage:

  • Tim. Velik dio vašeg uspjeha ovisi o timu koji ste okupili da provede istragu. Rad s kompetentnim odvjetnicima, analitičarima i istražiteljima može osigurati da vaš proces bude puno sveobuhvatniji. Obavite dužnu pažnju prije nego što bilo koga zaposlite.
  • Ciljevi. Također morate postaviti prave ciljeve. Ako nemate jasan smjer za svoju istragu ili ako niste sigurni koja pitanja postaviti, nećete izvući prave zaključke.
  • Povjerljivost. Često se provode interne istrage jer ostaju privatne i daju organizaciji vremena za poduzimanje radnji. U skladu s tim, važno je osigurati da vaša interna istraga bude potpuno povjerljiva i izvan pogleda javnosti.
  • Neutralnost i objektivnost. Ako želite biti učinkoviti, morate biti neutralan i objektivan u svojoj istrazi. Uobičajeno je da organizacije budu pristrane u vlastitu korist ili zanemaruju stvari koje se čine rutinskima. Morat ćete se boriti protiv ovih impulsa i ostati što je moguće nepristraniji tijekom ovog procesa.

Interne istrage nisu uvijek potrebne, ali mogu pomoći vašoj organizaciji da se strateški pozicionira ako je ikad optuže za nedjelo. Samo se pobrinite da okupite pravi tim i zadržite objektivan fokus na svoje najvažnije smjernice.