अगर आपको अपने संगठन में किसी गड़बड़ी का संदेह है, तो आप आंतरिक जांच कराने पर विचार कर सकते हैं। अगर सही तरीके से किया जाए, तो एक अच्छी आंतरिक जांच आपको बेहतर तरीके से समझने में मदद कर सकती है कि क्या चल रहा है, मौजूदा मुद्दों को ठीक कर सकती है और चाहे आपको कुछ भी मिले, सफलता के लिए खुद को तैयार कर सकती है।
लेकिन आंतरिक जांच वास्तव में कैसे काम करती है? उन्हें क्यों शुरू किया जाता है? और आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आपकी आंतरिक जांच सफल हो?
आंतरिक जांच क्यों शुरू की जाए?
वकीलों के साथ मिलकरजांचकर्ताओं और अन्य विशेषज्ञों की मदद से कोई भी व्यवसाय, सरकारी संस्था या अन्य संगठन आंतरिक जांच शुरू कर सकता है। आम तौर पर, इसके तीन मुख्य लक्ष्य होते हैं:
- निर्धारित करें कि क्या कोई गलत कार्य हुआ है। अपने संगठन की जांच करने से आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि कोई गलत काम हुआ है या नहीं। अगर आपके संगठन पर कोई अपराध करने का आरोप है, या अगर आपने नियमों का पालन नहीं किया है, तो यह आपके लिए तथ्यों को इकट्ठा करने और यह पता लगाने का मौका है कि आखिर हुआ क्या था।
- स्थिति को ठीक करें (यदि आवश्यक हो). कई मामलों में, यह स्थिति को सुधारने का एक अवसर होगा। यदि कोई व्यक्ति गलत काम के लिए जिम्मेदार है, तो आप उसे अनुशासित कर सकते हैं। यदि आपके संगठन में कोई प्रक्रिया या संरचना समस्या है, तो आप उसे सुधार सकते हैं। यदि आप अब अनुपालन में नहीं हैं, तो आप अपने संगठन को कड़ी फटकार लगा सकते हैं।
- बचाव का प्रबंध करें। यह आपके संगठन के लिए बचाव तैयार करने का भी एक अवसर है, खासकर यदि आप आपराधिक आरोपों या जुर्माने का सामना कर रहे हैं। यदि आप दिखा सकते हैं कि आपने किसी शिकायत या चिंता का त्वरित और दृढ़ संकल्प के साथ समाधान किया है, तो आप अपने संगठन का सफलतापूर्वक बचाव और सुरक्षा कर सकते हैं।
आंतरिक जांच के चरण
आंतरिक जांच के चरण आमतौर पर कुछ इस प्रकार होते हैं:
- दीक्षा। जांच शुरू करने के कई तरीके हैं। यह किसी गुमनाम शिकायत, मुखबिर के आरोप या आपके किसी निवेशक या हितधारक के सवाल से भी शुरू हो सकता है। आपकी टीम के किसी नेता के लिए भी जांच शुरू करना संभव है, अगर उन्हें संदेह है कि कुछ गलत हुआ है।
- कार्यक्षेत्र और लक्ष्यों की रूपरेखा बनाना। इसके बाद, आप रूपरेखा तैयार करेंगे इस जांच का दायरा और उद्देश्यआप वास्तव में क्या निर्धारित करने की कोशिश कर रहे हैं? आप इसे कैसे निर्धारित करने जा रहे हैं? आप किस प्रकार के साक्ष्य एकत्र करना चाहते हैं, और आप इसे कैसे एकत्र करने जा रहे हैं?
- टीम को एक साथ लाना. आप अकेले पूरी आंतरिक जांच नहीं कर सकते। इसके बजाय, आपको आमतौर पर वकीलों, जांचकर्ताओं, आला विशेषज्ञों और अन्य पेशेवरों के साथ मिलकर सबूतों का पूरा संग्रह इकट्ठा करना होगा और उन निष्कर्षों को उचित तरीके से इकट्ठा करना होगा।
- जांच कर रहा हूं। जांच के चरण के दौरान, आप अपने उद्देश्यों के लिए प्रासंगिक कोई भी सबूत इकट्ठा करेंगे। आप अपने कर्मचारियों और पेशेवर संपर्कों के साथ साक्षात्कार कर सकते हैं, आप फोरेंसिक साक्ष्य की समीक्षा कर सकते हैं, और आप पिछले कई वर्षों में हुई हर चीज़ का पता लगाने के लिए अपने रिकॉर्ड की गहराई से जांच कर सकते हैं।
- साक्ष्य एकत्रित करना एवं समेकित करना। एक बार जब आपको इन सभी सबूतों को छांटने का मौका मिल जाता है, तो आप इस स्थिति की एक सुसंगत तस्वीर बनाने के लिए प्रासंगिक टुकड़ों को इकट्ठा कर सकते हैं। सबूतों को व्यवस्थित और समेकित करने के बाद, आपको यह तय करने में बहुत आसानी होगी कि आगे क्या करना है।
- विश्लेषण और रिपोर्टिंग. ज़्यादातर मामलों में, टीम सबूतों का विश्लेषण करेगी और एक आधिकारिक रिपोर्ट बनाएगी। यह रिपोर्ट स्थिति का सारांश देगी और संभावित रूप से यह सुझाव देगी कि आगे क्या करना है।
- समीक्षा करना और कार्रवाई करना। इस बिंदु पर, आपकी टीम के नेता सभी सूचनाओं की समीक्षा करेंगे और तय करेंगे कि वे किस तरह की कार्रवाई करना चाहते हैं। इसमें आंतरिक प्रक्रियाओं और टीमों में बदलाव करना, या अन्य कार्रवाइयों के अलावा कानूनी बचाव तैयार करना शामिल हो सकता है।
सफल आंतरिक जांच की कुंजी
एक सफल आंतरिक जांच शुरू करने के लिए ये कुछ सबसे महत्वपूर्ण कुंजी हैं:
- टीम। आपकी सफलता का बहुत बड़ा हिस्सा उस टीम पर निर्भर करता है जिसे आपने जांच करने के लिए बनाया है। सक्षम वकीलों, विश्लेषकों और जांचकर्ताओं के साथ काम करने से यह सुनिश्चित हो सकता है कि आपकी प्रक्रिया अधिक व्यापक है। किसी को भी काम पर रखने से पहले पूरी तरह से जांच-पड़ताल कर लें।
- उद्देश्य. आपको सही उद्देश्य भी निर्धारित करने होंगे। यदि आपके पास अपनी जांच के लिए स्पष्ट दिशा नहीं है, या यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कौन से प्रश्न पूछने हैं, तो आप सही निष्कर्ष नहीं निकाल पाएंगे।
- गोपनीयता। आंतरिक जांच अक्सर इसलिए की जाती है क्योंकि वे निजी रहती हैं और संगठन को कार्रवाई करने का समय देती हैं। तदनुसार, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपकी आंतरिक जांच पूरी तरह से गोपनीय हो और जनता की नज़रों से दूर हो।
- तटस्थता और वस्तुनिष्ठता. यदि आप प्रभावी होना चाहते हैं, तो आपको होना चाहिए अपनी जांच में तटस्थ और वस्तुनिष्ठ रहेंसंगठनों के लिए अपने पक्ष में पक्षपात करना या उन चीज़ों को अनदेखा करना आम बात है जो सामान्य लगती हैं। आपको इन आवेगों के खिलाफ़ लड़ना होगा और इस पूरी प्रक्रिया में यथासंभव निष्पक्ष रहना होगा।
आंतरिक जांच हमेशा ज़रूरी नहीं होती, लेकिन अगर कभी किसी गलत काम का आरोप आपके संगठन पर लगता है, तो वे आपके संगठन को रणनीतिक रूप से अपनी स्थिति बनाने में मदद कर सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आप सही टीम बनाएं और अपने सबसे महत्वपूर्ण निर्देशों पर निष्पक्ष ध्यान केंद्रित रखें।
