
જો તમારી પાસે તમારી સંસ્થામાં ગેરરીતિની શંકા કરવાનું કારણ હોય, તો તમે આંતરિક તપાસ કરવાનું વિચારી શકો છો. જો યોગ્ય રીતે ચલાવવામાં આવે તો, સારી આંતરિક તપાસ તમને શું ચાલી રહ્યું છે તે વધુ સારી રીતે સમજવામાં, સ્થાયી સમસ્યાઓને ઠીક કરવામાં અને તમારી જાતને સફળતા માટે સેટ કરવામાં મદદ કરી શકે છે.
પરંતુ આંતરિક તપાસ બરાબર કેવી રીતે કામ કરે છે? તેઓ શા માટે દીક્ષિત છે? અને તમે કેવી રીતે ખાતરી કરશો કે તમારી આંતરિક તપાસ સફળ છે?
શા માટે આંતરિક તપાસ શરૂ કરવી?
વકીલો સાથે મળીને, તપાસકર્તાઓ અને અન્ય નિષ્ણાતો, કોઈપણ વ્યવસાય, સરકારી એન્ટિટી અથવા અન્ય સંસ્થા આંતરિક તપાસ શરૂ કરી શકે છે. સામાન્ય રીતે, ત્યાં ત્રણ મુખ્ય લક્ષ્યો છે:
- ખોટું થયું છે કે કેમ તે નક્કી કરો. તમારી સંસ્થાની તપાસ હાથ ધરવાથી તમે તે નક્કી કરી શકશો કે ખોટું થયું છે કે નહીં. જો તમારી સંસ્થા પર ગુનો આચરવાનો આરોપ છે, અથવા જો તમે અનુપાલન કરી ચૂક્યા હોવ, તો હકીકતો એકત્રિત કરવાની અને ખરેખર શું થયું છે તે નક્કી કરવાની આ તમારી તક છે.
- પરિસ્થિતિને ઠીક કરો (જો જરૂરી હોય તો). ઘણા કિસ્સાઓમાં, આ પરિસ્થિતિને સુધારવાની તક હશે. જો કોઈ વ્યક્તિ ખોટા કાર્યો માટે જવાબદાર હોય, તો તમે તેને શિસ્ત આપી શકો છો. જો તમારી સંસ્થામાં કોઈ પ્રક્રિયા અથવા બંધારણની સમસ્યા હોય, તો તમે તેને સુધારી શકો છો. જો તમે હવે પાલન કરતા નથી, તો તમે તમારી સંસ્થાને સ્નફ સુધી લાવી શકો છો.
- સંરક્ષણ બનાવો. આ તમારી સંસ્થા માટે સંરક્ષણ બનાવવાની પણ એક તક છે, ખાસ કરીને જો તમે ગુનાહિત આરોપો અથવા દંડનો સામનો કરી રહ્યાં હોવ. જો તમે બતાવી શકો કે તમે ફરિયાદ અથવા ચિંતાને ઝડપથી અને નિશ્ચિતપણે સંબોધી છે, તો તમે સફળતાપૂર્વક તમારી સંસ્થાનો બચાવ અને રક્ષણ કરી શકો છો.
આંતરિક તપાસના તબક્કાઓ
આંતરિક તપાસના તબક્કાઓ સામાન્ય રીતે આના જેવા હોય છે:
- દીક્ષા. તપાસ શરૂ કરવાની ઘણી રીતો છે. તે એક અનામી ફરિયાદ, વ્હિસલબ્લોઅરના આરોપ અથવા તમારા રોકાણકારો અથવા હિતધારકોમાંથી કોઈ એકના પ્રશ્નથી ઉદ્દભવી શકે છે. જો તમારી ટીમના કોઈ નેતા પાસે કંઈક ખોટું થયું હોવાની શંકાનું કારણ હોય તો તે તપાસ શરૂ કરે તે પણ શક્ય છે.
- અવકાશ અને લક્ષ્યોની રૂપરેખા. આગળ, તમે રૂપરેખા કરશો આ તપાસનો અવકાશ અને ઉદ્દેશ્યો. તમે બરાબર શું નક્કી કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યાં છો? તમે તેને કેવી રીતે નક્કી કરવા જઈ રહ્યા છો? તમે કયા પ્રકારના પુરાવા એકત્ર કરવા માગો છો અને તમે તેને કેવી રીતે એકત્ર કરવા જઈ રહ્યા છો?
- ટીમને એકસાથે મૂકીને. તમે તમારી જાતે સંપૂર્ણ આંતરિક તપાસ કરી શકતા નથી. તેના બદલે, તમારે સામાન્ય રીતે વકીલો, તપાસકર્તાઓ, વિશિષ્ટ નિષ્ણાતો અને અન્ય વ્યાવસાયિકો સાથે કામ કરવાની જરૂર પડશે જેથી કરીને પુરાવાનો સંપૂર્ણ ભાગ કબજે કરવામાં આવે અને તે તારણો યોગ્ય રીતે ભેગા થાય.
- તપાસ કરી રહ્યા છે. તપાસના તબક્કા દરમિયાન, તમે કોઈપણ પુરાવા એકત્ર કરશો જે તમારા ઉદ્દેશ્યો સાથે સંબંધિત હોઈ શકે. તમે તમારા કર્મચારીઓ અને વ્યાવસાયિક સંપર્કો સાથે ઇન્ટરવ્યુ લઈ શકો છો, તમે ફોરેન્સિક પુરાવાઓની સમીક્ષા કરી શકો છો, અને છેલ્લાં કેટલાંક વર્ષોમાં જે કંઈ બન્યું છે તે નક્કી કરવા માટે તમે તમારા રેકોર્ડમાં ઊંડા ઉતરી શકો છો.
- પુરાવા એકત્રિત અને એકીકૃત કરવા. એકવાર તમને પુરાવાના આ બધા ટુકડાઓ દ્વારા સૉર્ટ કરવાની તક મળી જાય, પછી તમે આ પરિસ્થિતિનું સુસંગત ચિત્ર બનાવવા માટે સંબંધિત ટુકડાઓ ભેગા કરી શકો છો. સંગઠિત અને એકીકૃત પુરાવા સાથે, તમારી પાસે આગળ શું કરવું તે નક્કી કરવામાં ઘણો સરળ સમય હશે.
- વિશ્લેષણ અને રિપોર્ટિંગ. મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, ટીમ પુરાવાઓનું વિશ્લેષણ કરશે અને સત્તાવાર અહેવાલ આપશે. આ રિપોર્ટ પરિસ્થિતિનો સારાંશ આપશે અને સંભવિતપણે આગળ શું કરવું તેની ભલામણ કરશે.
- સમીક્ષા અને પગલાં લેવા. આ સમયે, તમારી ટીમના નેતાઓ તમામ માહિતીની સમીક્ષા કરશે અને તેઓ કેવી રીતે પગલાં લેવા માગે છે તે નક્કી કરશે. આમાં અન્ય ક્રિયાઓ વચ્ચે આંતરિક પ્રક્રિયાઓ અને ટીમોમાં ફેરફાર કરવા અથવા કાનૂની બચાવની તૈયારીનો સમાવેશ થઈ શકે છે.
સફળ આંતરિક તપાસની ચાવીઓ
સફળ આંતરિક તપાસ શરૂ કરવા માટે આ કેટલીક સૌથી મહત્વપૂર્ણ ચાવીઓ છે:
- ટીમ. તમારી સફળતાનો મોટાભાગનો આધાર તમે તપાસ હાથ ધરવા માટે જે ટીમ એસેમ્બલ કરી છે તેના પર છે. સક્ષમ વકીલો, વિશ્લેષકો અને તપાસકર્તાઓ સાથે કામ કરવાથી ખાતરી થઈ શકે છે કે તમારી પ્રક્રિયા વધુ વ્યાપક છે. કોઈને પણ નોકરીએ રાખતા પહેલા તમારી યોગ્ય મહેનત કરો.
- ઉદ્દેશ્યો. તમારે યોગ્ય હેતુઓ પણ સેટ કરવાની જરૂર છે. જો તમારી પાસે તમારી તપાસ માટે સ્પષ્ટ દિશા ન હોય, અથવા જો તમને ખાતરી ન હોય કે કયા પ્રશ્નો પૂછવા જોઈએ, તો તમે યોગ્ય નિષ્કર્ષ દોરવા જઈ રહ્યાં નથી.
- ગોપનીયતા આંતરિક તપાસ વારંવાર કરવામાં આવે છે કારણ કે તે ખાનગી રહે છે અને સંસ્થાને પગલાં લેવા માટે સમય આપે છે. તદનુસાર, તમારી આંતરિક તપાસ સંપૂર્ણપણે ગોપનીય અને લોકોના દૃષ્ટિકોણથી દૂર છે તેની ખાતરી કરવી મહત્વપૂર્ણ છે.
- તટસ્થતા અને નિરપેક્ષતા. જો તમે અસરકારક બનવા માંગતા હો, તો તમારે બનવાની જરૂર છે તમારી તપાસમાં તટસ્થ અને ઉદ્દેશ્ય. સંસ્થાઓ માટે તેમની પોતાની તરફેણમાં પક્ષપાત કરવો અથવા નિયમિત લાગતી બાબતોને અવગણવી તે સામાન્ય છે. તમારે આ આવેગો સામે લડવું પડશે અને આ પ્રક્રિયા દરમ્યાન શક્ય તેટલું નિષ્પક્ષ રહેવું પડશે.
આંતરિક તપાસ હંમેશા જરૂરી હોતી નથી, પરંતુ તે તમારી સંસ્થાને વ્યૂહાત્મક રીતે પોતાને સ્થાન આપવામાં મદદ કરી શકે છે જો તેના પર ક્યારેય ખોટા કામનો આરોપ લાગે. ફક્ત ખાતરી કરો કે તમે યોગ્ય ટીમને એસેમ્બલ કરો છો અને તમારા સૌથી મહત્વપૂર્ણ નિર્દેશો પર ઉદ્દેશ્ય ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો છો.