
Si vous avez des raisons de soupçonner des actes répréhensibles au sein de votre organisation, vous pourriez envisager de mener une enquête interne. Si elle est menée correctement, une bonne enquête interne peut vous aider à mieux comprendre ce qui se passe, à résoudre les problèmes de réputation et à vous préparer au succès, quelles que soient les conclusions que vous tirerez.
Mais comment fonctionnent exactement les enquêtes internes ? Pourquoi sont-elles lancées ? Et comment s'assurer que votre enquête interne soit couronnée de succès ?
Pourquoi lancer une enquête interne ?
En collaboration avec des avocats, enquêteurs et autres experts, toute entreprise, entité gouvernementale ou autre organisation peut lancer une enquête interne. En général, il existe trois objectifs principaux :
- Déterminer si un acte répréhensible a été commis. Mener une enquête sur votre organisation devrait vous permettre de déterminer si des actes répréhensibles ont été commis ou non. Si votre organisation est accusée d'avoir commis un crime ou si vous n'êtes pas en conformité avec la réglementation, c'est l'occasion de rassembler les faits et de déterminer ce qui s'est passé exactement.
- Corrigez la situation (si nécessaire). Dans de nombreux cas, ce sera l'occasion de remédier à la situation. Si une personne est responsable d'un acte répréhensible, vous pouvez la sanctionner. S'il existe un problème de processus ou de structure dans votre organisation, vous pouvez le corriger. Si vous n'êtes plus en conformité, vous pouvez remettre votre organisation en conformité.
- Construisez une défense. C'est aussi l'occasion de constituer une défense pour votre organisation, surtout si vous êtes confronté à des accusations criminelles ou à des amendes. Si vous pouvez démontrer que vous avez répondu à une plainte ou à une préoccupation rapidement et résolument, vous pourrez défendre et protéger avec succès votre organisation.
Les phases d'une enquête interne
Les phases d’une enquête interne se déroulent généralement comme suit :
- Initiation. Il existe de nombreuses façons de lancer une enquête. Elle peut être initiée par une plainte anonyme, une dénonciation ou même une question d'un de vos investisseurs ou parties prenantes. Il est également possible qu'un responsable de votre équipe lance une enquête s'il a des raisons de soupçonner qu'un problème s'est produit.
- Décrire la portée et les objectifs. Ensuite, vous décrirez la portée et les objectifs de cette enquête. Que cherchez-vous exactement à déterminer ? Comment allez-vous le déterminer ? Quels types de preuves souhaitez-vous recueillir et comment allez-vous les rassembler ?
- Constituer l'équipe. Vous ne pouvez pas mener une enquête interne complète par vous-même. Au lieu de cela, vous devrez généralement travailler avec des avocats, des enquêteurs, des experts spécialisés et d'autres professionnels pour recueillir un ensemble complet de preuves et rassembler ces conclusions de manière appropriée.
- Enquête. Au cours de la phase d'enquête, vous rassemblerez toutes les preuves qui pourraient être pertinentes pour vos objectifs. Vous pourrez mener des entretiens avec vos employés et vos contacts professionnels, examiner des preuves médico-légales et fouiller dans vos dossiers pour déterminer tout ce qui s'est passé au cours des dernières années.
- Recueillir et consolider les preuves. Une fois que vous avez eu l'occasion de trier tous ces éléments de preuve, vous pouvez rassembler les éléments pertinents pour former une image cohérente de la situation. Une fois les preuves organisées et consolidées, il vous sera beaucoup plus facile de déterminer la marche à suivre.
- Analyser et rapporter. Dans la plupart des cas, l'équipe analysera les preuves et rédigera un rapport officiel. Ce rapport résumera la situation et recommandera éventuellement les mesures à prendre.
- Réviser et prendre des mesures. À ce stade, les responsables de votre équipe examineront toutes les informations et décideront de la manière dont ils souhaitent agir. Cela peut inclure des changements dans les processus internes et les équipes, ou la préparation d'une défense juridique, entre autres actions.
Les clés d’une enquête interne réussie
Voici quelques-unes des clés les plus importantes pour lancer une enquête interne réussie :
- L'équipe. Une grande partie de votre succès dépend de l’équipe que vous avez constituée pour mener l’enquête. Travailler avec des avocats, des analystes et des enquêteurs compétents peut vous permettre de garantir un processus beaucoup plus complet. Faites preuve de diligence raisonnable avant d’engager quelqu’un.
- Les objectifs. Il faut aussi fixer les bons objectifs. Si vous n'avez pas de direction claire pour votre enquête ou si vous ne savez pas quelles questions poser, vous n'arriverez pas à tirer les bonnes conclusions.
- Confidentialité. Les enquêtes internes sont souvent menées car elles restent confidentielles et donnent à l'organisation le temps d'agir. Par conséquent, il est important de veiller à ce que votre enquête interne soit entièrement confidentielle et hors de la vue du public.
- Neutralité et objectivité. Si vous voulez être efficace, vous devez être neutre et objectif dans votre enquêteIl est fréquent que les organisations soient biaisées en leur faveur ou négligent des choses qui semblent routinières. Vous devrez lutter contre ces impulsions et rester aussi impartial que possible tout au long de ce processus.
Les enquêtes internes ne sont pas toujours nécessaires, mais elles peuvent aider votre organisation à se positionner de manière stratégique si elle est accusée d'actes répréhensibles. Assurez-vous simplement de constituer la bonne équipe et de maintenir une concentration objective sur vos directives les plus importantes.