Ensimmäinen viikko uudessa työpaikassa on työntekijän koko uran kallein viikko, eivätkä useimmat yritykset toimi sen mukaisesti. Se on viikko, jolloin todennäköisimmin loukkaantuu, todennäköisimmin irtisanoutuu ja vähiten tekee mitään sellaista, mistä työnantaja laskuttaa. Yrityksestä toiseen vaihtelee se, onko kukaan rakennuksessa vaivautunut katsomaan sitä.
Perehdytys ei ole lomakkeiden kansio ja kortti. Se on tiivistetty ikkuna, jossa riski, kustannukset ja uskollisuus päätetään kerralla, ja nämä päätökset toistuvat vuosien ajan.
Ennen ensimmäistä päivää lasku on jo käynnissä
Uuden työntekijän palkkaamisen kustannukset alkavat kertyä viikkoja ennen heidän saapumistaan. Rekrytoijat, taustatarkastukset, järjestelmien käyttöönotto, esimiehen työhaastatteluihin käyttämä aika, avoimen työpaikan aiheuttama tuottavuuden lasku – kaikki tämä päätyy kirjanpitoon. Täydelliset perehdytyskustannukset voivat olla 7 500–28 000 dollaria työntekijää kohden roolista riippuen. Ensimmäisen viikon käsitteleminen paperityönä on outo valinta jo pelkästään taseessa.
Ensimmäinen päivä luo tarinan, jonka työntekijä kertoo itselleen
Työntekijä kävelee sisään keskeneräinen kertomus mukanaan. He ovat jo päättäneet, että työpaikka on hyvä, ja he ottivat sen vastaan. Työasema ei ole valmis, esimies jumissa peräkkäisissä kokouksissa, kirjautumistunnus ei toimi, ja tarina alkaa muuttua. Lounaaseen mennessä epäilys on vallannut alaa.
Laajasti siteerattu SHRM-opas väittää, että perehdytys on strateginen prosessi, jonka tulisi kestää vähintään vuoden, ei yhtäkään perehdytyspäivää. Ensimmäiset kahdeksan tuntia ovat emotionaalinen ankkuri, mutta ne ovat vasta ensimmäinen luku.
Ensimmäinen viikko on vammojen kertymisen aikaa
Uusille työntekijöille sattuu loukkaantumisia tahdissa, joka olisi skandaali missä tahansa muussa ryhmässä. Syyt ovat ennustettavissa. He eivät tiedä, missä vaarat piilevät, eivätkä he ole oppineet, mitä oikotietä miehistö on hiljaisesti sopinut olevansa valitsematta. He eivät myöskään halua näyttää hitailta ensimmäisellä viikollaan, joten he ponnistelevat läpi hetkien, jolloin veteraani pysähtyisi ja kysyisi.
Kaikissa koneisiin liittyvissä tehtävissä muodollinen koulutus ei ole enää pelkkä kiva lisä. Jos työhön liittyy moottorikäyttöisiä teollisuustrukkeja, on oltava asianmukainen trukkisertifikaatti, joka on suoritettava ja dokumentoitava, ja siihen on liitettävä työpaikan arviointi ennen kuin kuljettaja siirtää kuormaa valvomatta. Jos jokin näistä vaiheista ohitetaan, kustannukset siirtyvät suoraan tapaturmasarakkeeseen.
Viidentenä päivänä asiakaspysyvyyden odotetaan olevan jo vaarassa
Aikaikkuna, jonka aikana uusi työntekijä päättää, jääkö hän työhön, on paljon lyhyempi kuin useimmat johtajat ajattelevat. Merkittävä osa vaihtuvuudesta tapahtuu ensimmäisten 45 päivän aikana, kauan ennen kuin kukaan on saanut koulutussuunnitelman valmiiksi. Jos ensimmäinen viikko tuntui kaoottiselta tai yksinäiseltä, ansioluettelo laitetaan takaisin markkinoille ilman suurempia fanfaareja.
Tuota numeroa ei liikuta mikään isompi esinepussi. Sen tekee esimies, joka ilmoittautuu tilanteeseen ja saa uuden työntekijän tuntemaan itsensä odotetuksi eikä suvaituksi. Mekaniikka on pientä ja vaatimatonta:
- Valmis työasema. Kannettava tietokone, kirjautumistunnukset, virkamerkki, henkilönsuojaimet ja tuoli, jota ei ole lainattu joltakulta lomalta.
- Nimetty kaveri. Joku, jonka nimenomaiseen työhön kuuluu vastata kysymyksiin, joita uusi työntekijä nolostuu kysyä esimieheltä.
- Todellinen aikataulu. Järjestetty viikko, jossa on aikaa varjostukselle, harjoittelulle ja kysymyksille tyhjien iltapäivien sijaan.
- Ensimmäinen tehtävä, jolla on merkitystä. Jotain pientä, viimeisteltävissä olevaa ja varsinaiseen työhön liittyvää.
Mitä yritykset ymmärtävät väärin ensimmäisestä päivästä
Toistuva virhe on, että ensimmäinen päivä on kuin kuuma peruna HR:n ja esimiehen välillä, eikä kumpikaan ole vastuussa lopputuloksesta. HR tarkistaa, että lomakkeet on allekirjoitettu. Esimies olettaa, että koulutus on tapahtunut jossain ylävirtaan. Uusi työntekijä täyttää aukon arvailemalla, ja arvailusta sekä loukkaantumiset että irtisanoutumiset alkavat.
Korjaa omistajuusongelma, niin useimmat loppupään ongelmat hälvenevät. Anna yhdelle henkilölle tehtäväksi ohjata kaksi ensimmäistä viikkoa, tarkistuslista, joka sisältää turvallisuuskoulutuksen pelkän järjestelmän käyttöoikeuden sijaan, ja todellinen aika kalenterissa sen tekemiseen. Yritykset, jotka toteuttavat perehdytystä operatiivisena kurina, lopettavat saman virheen maksamisen kahdesti.
