Jos sinulla on syytä epäillä väärinkäytöksiä organisaatiossasi, voit harkita sisäisen tutkinnan tekemistä. Jos se suoritetaan oikein, hyvä sisäinen tutkimus voi auttaa sinua ymmärtämään paremmin, mitä tapahtuu, korjaamaan pysyvät ongelmat ja valmistautumaan menestykseen riippumatta siitä, mitä löydät.
Mutta miten sisäiset tutkimukset tarkalleen ottaen toimivat? Miksi ne on aloitettu? Ja miten varmistat, että sisäinen tutkimuksesi onnistuu?
Miksi aloittaa sisäinen tutkinta?
Yhdessä lakimiesten kanssa, tutkijat ja muut asiantuntijat, mikä tahansa yritys, viranomainen tai muu organisaatio voi aloittaa sisäisen tutkimuksen. Yleisesti ottaen on kolme päätavoitetta:
- Selvitä, onko tapahtunut väärinkäyttöä. Organisaatiosi tutkinnan avulla voit määrittää, tapahtuiko väärinkäyttöä vai ei. Jos organisaatiotasi syytetään rikoksesta tai jos et ole noudattanut sääntöjä, tämä on tilaisuutesi kerätä tosiasiat ja selvittää, mitä tarkalleen tapahtui.
- Korjaa tilanne (tarvittaessa). Monissa tapauksissa tämä on tilaisuus korjata tilanne. Jos henkilö on vastuussa väärinkäytöksestä, voit kurittaa häntä. Jos organisaatiossasi on prosessi- tai rakenneongelma, voit korjata sen. Jos et enää täytä vaatimuksia, voit saada organisaatiosi nuuskalle.
- Rakenna puolustus. Tämä on myös mahdollisuus rakentaa puolustusta organisaatiollesi, varsinkin jos sinua uhkaa rikossyytteet tai sakot. Jos pystyt osoittamaan, että olet käsitellyt valituksen tai huolen nopeasti ja päättäväisesti, voit puolustaa ja suojella organisaatiotasi menestyksekkäästi.
Sisäisen tutkinnan vaiheet
Sisäisen tutkinnan vaiheet menevät tyypillisesti näin:
- Aloitus. Tutkinta voidaan käynnistää monella tapaa. Se voi johtua nimettömästä valituksesta, ilmiantajan syytöksestä tai jopa kysymyksestä joltakin sijoittajaltasi tai sidosryhmältäsi. On myös mahdollista, että tiimisi johtaja aloittaa tutkinnan, jos heillä on syytä epäillä, että jotain on tapahtunut.
- Piirrä laajuus ja tavoitteet. Seuraavaksi hahmotat tämän tutkimuksen laajuudesta ja tavoitteista. Mitä oikein yrität määrittää? Miten aiot määrittää sen? Millaisia todisteita aiot kerätä ja miten aiot kerätä ne?
- Joukkueen kokoaminen. Et voi tehdä täydellistä sisäistä tutkimusta itse. Sen sijaan sinun on yleensä työskenneltävä lakimiesten, tutkijoiden, erikoisalan asiantuntijoiden ja muiden ammattilaisten kanssa kerätäksesi täyden valikoiman todisteita ja kootaksesi nämä havainnot asianmukaisesti.
- Tutkitaan. Tutkintavaiheessa keräät todisteita, jotka voivat olla merkityksellisiä tavoitteidesi kannalta. Voit haastatella työntekijöitäsi ja ammatillisia kontaktiasi, voit tarkastella rikosteknisiä todisteita ja kaivaa syvälle asiakirjoihisi selvittääksesi kaiken, mitä on tapahtunut viime vuosien aikana.
- Todisteiden kerääminen ja vahvistaminen. Kun sinulla on ollut mahdollisuus lajitella kaikki nämä todisteet, voit koota asiaankuuluvat osat muodostaaksesi johdonmukaisen kuvan tästä tilanteesta. Kun todisteet on järjestetty ja yhdistetty, sinun on paljon helpompi päättää, mitä tehdä seuraavaksi.
- Analysoi ja raportoi. Useimmissa tapauksissa ryhmä analysoi todisteet ja laatii virallisen raportin. Tässä raportissa tehdään yhteenveto tilanteesta ja mahdollisesti suositellaan, mitä tehdä seuraavaksi.
- Tarkistaa ja ryhtyä toimiin. Tässä vaiheessa tiimisi johtajat tarkistavat kaikki tiedot ja päättävät, miten he haluavat toimia. Tämä voi sisältää muun muassa muutosten tekemistä sisäisiin prosesseihin ja ryhmiin tai oikeudellisen puolustuksen valmistelemista.
Avaimet onnistuneeseen sisäiseen tutkimukseen
Nämä ovat joitakin tärkeimpiä avaimia onnistuneen sisäisen tutkimuksen käynnistämiseksi:
- Joukkue. Suuri osa menestyksestäsi riippuu tiimistä, jonka kokosit suorittamaan tutkimuksen. Työskentely pätevien lakimiesten, analyytikoiden ja tutkijoiden kanssa voi varmistaa, että prosessisi on paljon kattavampi. Tee due diligence ennen kuin palkkaat ketään.
- Tavoitteet. Sinun on myös asetettava oikeat tavoitteet. Jos sinulla ei ole selkeää suuntaa tutkimuksellesi tai jos et ole varma, mitä kysymyksiä kysyä, et aio tehdä oikeita johtopäätöksiä.
- Luottamuksellisuus. Sisäisiä tutkimuksia tehdään usein, koska ne pysyvät yksityisinä ja antavat organisaatiolle aikaa toimia. Tästä syystä on tärkeää varmistaa, että sisäinen tutkimuksesi on täysin luottamuksellinen ja poissa julkisuudesta.
- Puolueettomuus ja objektiivisuus. Jos haluat olla tehokas, sinun täytyy olla neutraali ja objektiivinen tutkimuksessasi. On tavallista, että organisaatiot ovat puolueellisia omaksi edukseen tai sivuuttavat asiat, jotka vaikuttavat rutiinilta. Sinun on taisteltava näitä impulsseja vastaan ja pysyttävä mahdollisimman puolueettomana koko prosessin ajan.
Sisäiset tutkimukset eivät aina ole välttämättömiä, mutta ne voivat auttaa organisaatiotasi strategisessa asemassa, jos sitä joskus syytetään väärinkäytöksestä. Varmista vain, että kokoat oikean joukkueen ja keskityt objektiivisesti tärkeimpiin ohjeisiisi.
