مدیریت پول بخش اساسی اداره یک کسب و کار است. هر ریال ارزش خاص خود را دارد و استراتژی خرج کردن شما میتواند شما را بسازد یا نابود کند. اکثر صاحبان کسب و کار میدانند که چیزهای کوچک چقدر سریع میتوانند کوچک شوند. از لوازم اداری گرفته تا هزینههای سفر، اگر حواستان به خرج کردن نباشد، سود شما قبل از اینکه متوجه شوید، کاهش مییابد.
بیایید چند روش ساده و مؤثر برای کنترل هزینههای کسبوکارتان را بررسی کنیم.
از روز اول تک تک هزینهها را پیگیری کنید
کسب و کار خود را مانند یک سطل در نظر بگیرید. هر هزینه مانند یک سوراخ کوچک در آن سطل است. اگر آنها را مسدود نکنید، پول شما به آرامی نشت میکند. به همین دلیل است که پیگیری هزینهها اولین و مهمترین قدم است.
منتظر فصل مالیات یا پایان ماه نمانید؛ هزینهها را روزانه ثبت کنید. این کار میتواند به سادگی ثبت خریدها در یک صفحه گسترده یا استفاده از ... باشد. نرم افزار مدیریت هزینه که کل فرآیند را خودکار میکند.
بودجه مشخصی تعیین کنید و به آن پایبند باشید
بودجه، نقشه راه شماست. بدون آن، کورکورانه رانندگی خواهید کرد. بودجهای ایجاد کنید که هزینههای ثابت مانند اجاره، حقوق و قبوض را پوشش دهد. سپس، برای هزینههای متغیر مانند بازاریابی، سفر یا لوازم برنامهریزی کنید.
فقط بودجهای تعیین نکنید و آن را فراموش نکنید. مرتباً آن را مرور کنید. بازارها تغییر میکنند، و نیازهای تجاری شما نیز تغییر میکنند. اگر در یک زمینه بیش از حد هزینه کردید، در زمینه دیگری آن را تنظیم کنید. این انعطافپذیری شما را از مواجهه با مشکلات مالی در آینده دور نگه میدارد.
اشتراکهای غیرضروری را کاهش دهید
یکی از رایجترین دلایل هدر رفتن پول، اشتراکهای بلااستفاده است. از ابزارهای نرمافزاری گرفته تا سرویسهای پخش جریانی در دفتر، بسیاری از کسبوکارها هزینههای ماهانه را بدون استفاده کامل از آنها پرداخت میکنند.
هر چند ماه یکبار برای بررسی اشتراکهایتان وقت بگذارید. اشتراکهایی را که استفاده نمیکنید لغو کنید. برای اشتراکهایی که نیاز دارید، بررسی کنید که آیا طرح ارزانتر یا گزینه پرداخت سالانهای وجود دارد که در هزینهها صرفهجویی کند. حتی حذف چند اشتراک کوچک میتواند سالانه صدها دلار صرفهجویی کند.
مذاکره با فروشندگان و تامینکنندگان
اگر مرتباً محصولات یا خدماتی را خریداری میکنید، روابط محکمی با فروشندگان خود برقرار کنید. همیشه قیمتهای بهتر، تخفیف در سفارشات عمده یا شرایط پرداخت انعطافپذیر را درخواست کنید. بسیاری از فروشندگان از مشتریان قدیمی قدردانی میکنند و در صورت درخواست، خوشحال میشوند که به شما پیشنهاد قیمت بدهند.
برای نجات محیط زیست، سبز شوید
هزینههای انرژی میتوانند بخش بزرگی از بودجه شما را به خود اختصاص دهند. با ایجاد تغییرات کوچک، صرفهجویی زیادی کنید. از چراغهای LED استفاده کنید، دستگاههایی را که استفاده نمیشوند خاموش کنید و تجهیزات صرفهجویی در مصرف انرژی خریداری کنید. شما در هزینهها صرفهجویی خواهید کرد، اما ردپای کربن خود را نیز کاهش خواهید داد، که برای مشتریان ارزشمند است.
اگر دفتر بزرگتری را اداره میکنید، گزینههای دورکاری را در نظر بگیرید. افراد کمتر در دفتر به معنای هزینه کمتر برای خدمات رفاهی است.
از فناوری به نفع خود استفاده کنید
کار دستی زمان میبرد و زمان طلاست. هر جا که میتوانید، خودکارسازی کنید. برای مثال:
- به جای پرداخت هزینه برای سرورهای حجیم، از فضای ذخیرهسازی ابری استفاده کنید.
- به جای اینکه حقوق و دستمزد را دستی مدیریت کنید، آن را خودکار کنید.
- از ابزارهای مدیریت پروژه برای جلوگیری از تأخیر و سوءتفاهم استفاده کنید.
ابزارهای مناسب فقط در زمان صرفهجویی نمیکنند. آنها اشتباهات را کاهش میدهند. اشتباهات اغلب هزینه دارند، بنابراین کاهش آنها راهی پنهان برای محافظت از بودجه شماست.
فرهنگ صرفهجویی در هزینهها را تشویق کنید
مدیریت پول فقط وظیفه رئیس نیست. تیم خود را درگیر کنید، آنها را تشویق کنید تا راههایی برای پسانداز پیشنهاد دهند. گاهی اوقات، کارمندان میدانند که پول کجا هدر میرود زیرا روزانه آن را میبینند.
فرهنگ صرفهجویی در هزینه، کارکنان را نسبت به نحوه استفاده از منابع آگاه میکند.
وقتی منطقی است، برونسپاری کنید
استخدام کارکنان تمام وقت برای هر نقشی میتواند پرهزینه باشد. در عوض، به برونسپاری وظایف خاص فکر کنید. فریلنسرها یا آژانسها روی این وظایف، مانند طراحی گرافیک، پشتیبانی فناوری اطلاعات یا کمپینهای بازاریابی، با هزینهای کمتر از استخدام یک نفر در داخل شرکت، کار میکنند.
برونسپاری همچنین به شما انعطافپذیری میدهد. شما فقط زمانی که کار را میخواهید، هزینه آن را پرداخت میکنید، بدون اینکه بار حقوق دائمی را به دوش بکشید.
به جای فقط زنده ماندن، روی رشد تمرکز کنید
البته، خرج کردن آگاهانه کلید موفقیت است، اما به یاد داشته باشید که مقداری از خرج کردن، در واقع یک سرمایهگذاری است. سرمایهگذاری در آموزش کارمندان، ارتقاء ابزارها یا بهبود خدمات مشتری، سود زیادی به همراه خواهد داشت.
با این حال، هدف فقط کاهش هزینهها نیست، بلکه سرمایهگذاری عاقلانه است. از طریق سرمایهگذاری در حوزههایی که رشد را ارتقا میدهند، مطمئن میشوید که کسبوکارتان نه تنها در حال بقا است، بلکه در حال رشد نیز هست.
سخن نهایی
کنترل هزینههای کسب و کار به این معنی نیست که شما باید در هر لحظه پولتان را خرج کنید. این به معنای انتخابهای هوشمندانه، نظارت بر نحوهی خرج کردن پول و کاهش ضایعات بدون کاهش ارزش است. از ردیابی هر هزینه با ابزارهایی مانند نرمافزار مدیریت هزینه گرفته تا مذاکره با فروشندگان و ایجاد فرهنگ صرفهجویی در هزینه، این استراتژیها به شما قدرت میدهند تا مسئولیت امور مالی خود را بر عهده بگیرید.
در نهایت، پولی که پسانداز میشود، پولی است که به دست میآید. با یک برنامهی مشخص، عادتهای ثابت و کمی نظم و انضباط، کسب و کار شما میتواند در عین حفظ سلامت مالی، قویتر شود.
