اگر دلیلی برای مشکوک بودن به تخلف در سازمان خود دارید، ممکن است انجام تحقیقات داخلی را در نظر بگیرید. اگر به درستی اجرا شود، یک بررسی داخلی خوب میتواند به شما کمک کند تا بهتر بفهمید چه اتفاقی در حال رخ دادن است، مشکلات موجود را برطرف کنید، و بدون توجه به آنچه پیدا میکنید، خود را برای موفقیت آماده کنید.
اما تحقیقات داخلی دقیقاً چگونه کار می کند؟ چرا آنها آغاز شده اند؟ و چگونه از موفقیت آمیز بودن تحقیقات داخلی خود مطمئن می شوید؟
چرا یک تحقیق داخلی را آغاز کنیم؟
همراه با وکلا، بازرسان و سایر کارشناسان، هر کسب و کار، نهاد دولتی یا سازمان دیگری می تواند تحقیقات داخلی را آغاز کند. به طور کلی، سه هدف اصلی وجود دارد:
- تعیین کنید که آیا تخلف رخ داده است یا خیر. انجام تحقیقات در مورد سازمان شما باید به شما امکان دهد که تشخیص دهید آیا تخلفی رخ داده است یا خیر. اگر سازمان شما متهم به ارتکاب جرم است، یا اگر از رعایت قوانین خارج شده اید، این فرصت شماست تا حقایق را جمع آوری کنید و مشخص کنید که دقیقا چه اتفاقی افتاده است.
- وضعیت را اصلاح کنید (در صورت لزوم). در بسیاری از موارد، این فرصتی برای اصلاح وضعیت خواهد بود. اگر فردی مسئول اشتباه است، می توانید او را تنبیه کنید. اگر مشکلی در فرآیند یا ساختار در سازمان شما وجود دارد، می توانید آن را اصلاح کنید. اگر دیگر به این قوانین پایبند نیستید، میتوانید سازمان خود را به حالت عادی برسانید.
- دفاع بسازید این همچنین فرصتی برای ایجاد دفاعی برای سازمان خود است، به خصوص اگر با اتهامات جنایی یا جریمه روبرو هستید. اگر بتوانید نشان دهید که به یک شکایت یا نگرانی سریع و قاطعانه رسیدگی کرده اید، می توانید با موفقیت از سازمان خود دفاع کرده و از آن محافظت کنید.
مراحل یک تحقیق داخلی
مراحل یک تحقیق داخلی معمولاً چیزی شبیه به این است:
- شروع. راه های زیادی برای شروع تحقیقات وجود دارد. ممکن است با یک شکایت ناشناس، یک اتهام افشاگر، یا حتی یک سوال از طرف یکی از سرمایه گذاران یا سهامداران شما منشأ داشته باشد. همچنین ممکن است یکی از رهبران تیم شما در صورتی که دلایلی برای سوء ظن وجود داشته باشد که اشتباهی رخ داده است، تحقیقاتی را آغاز کند.
- تشریح محدوده و اهداف. بعد، شما طرح کلی دامنه و اهداف این تحقیق. دقیقاً می خواهید چه چیزی را تعیین کنید؟ چگونه می خواهید آن را تعیین کنید؟ به دنبال جمع آوری چه نوع شواهدی هستید و چگونه می خواهید آنها را جمع آوری کنید؟
- جمع کردن تیم شما نمی توانید به تنهایی یک تحقیق داخلی کامل انجام دهید. درعوض، معمولاً باید با وکلا، بازرسان، کارشناسان تخصصی و دیگر متخصصان کار کنید تا مجموعه کاملی از شواهد را به دست آورید و آن یافته ها را به درستی جمع آوری کنید.
- در حال بررسی. در طول مرحله تحقیق، شما هر مدرکی را که ممکن است با اهداف شما مرتبط باشد جمع آوری کنید. شما ممکن است با کارمندان و مخاطبین حرفه ای خود مصاحبه انجام دهید، ممکن است شواهد پزشکی قانونی را بررسی کنید، و ممکن است به عمق سوابق خود بپردازید تا همه چیزهایی که در چندین سال گذشته اتفاق افتاده است را مشخص کنید.
- جمع آوری و ادغام شواهد. هنگامی که فرصتی برای مرتب کردن تمام این شواهد پیدا کردید، می توانید قطعات مربوطه را جمع آوری کنید تا تصویری منسجم از این وضعیت ایجاد کنید. با شواهد سازماندهی شده و ادغام شده، زمان بسیار آسان تری برای تعیین اینکه چه کاری انجام دهید خواهید داشت.
- تجزیه و تحلیل و گزارش. در بیشتر موارد، تیم شواهد را تجزیه و تحلیل می کند و گزارش رسمی ارائه می کند. این گزارش وضعیت را خلاصه میکند و به طور بالقوه توصیه میکند چه کاری باید انجام شود.
- بررسی و اقدام. در این مرحله، رهبران تیم شما تمام اطلاعات را بررسی می کنند و تصمیم می گیرند که چگونه می خواهند اقدام کنند. این ممکن است شامل ایجاد تغییراتی در فرآیندها و تیمهای داخلی، یا تهیه دفاع قانونی، از جمله اقدامات دیگر باشد.
کلیدهای یک تحقیق داخلی موفق
اینها برخی از مهمترین کلیدهای راه اندازی موفقیت آمیز تحقیقات داخلی هستند:
- تیم. بیشتر موفقیت شما به تیمی بستگی دارد که برای انجام تحقیقات جمع آوری کرده اید. کار با وکلا، تحلیلگران و بازرسان با صلاحیت می تواند مطمئن شود که روند شما بسیار جامع تر است. قبل از استخدام کسی، دقت لازم را انجام دهید.
- اهداف همچنین باید اهداف درستی را تعیین کنید. اگر مسیر روشنی برای تحقیق خود ندارید، یا مطمئن نیستید که کدام سؤال را بپرسید، نتیجه گیری درستی نخواهید داشت.
- محرمانه. تحقیقات داخلی اغلب دنبال میشوند زیرا خصوصی باقی میمانند و به سازمان زمان میدهند تا اقدامی انجام دهد. بر این اساس، مهم است که مطمئن شوید تحقیقات داخلی شما کاملاً محرمانه و دور از دید عموم است.
- بی طرفی و عینیت. اگر می خواهید موثر باشید، باید باشید بی طرف و بی طرف در تحقیق شما. معمولاً سازمانها به نفع خود مغرضانه هستند یا چیزهایی را که معمولی به نظر میرسند نادیده میگیرند. شما باید در برابر این تکانه ها مبارزه کنید و تا حد امکان در طول این فرآیند بی طرف بمانید.
تحقیقات داخلی همیشه ضروری نیستند، اما می توانند به سازمان شما کمک کنند تا در صورت متهم شدن به تخلف، موقعیت استراتژیک خود را پیدا کند. فقط مطمئن شوید که تیم مناسبی را جمع آوری کرده اید و تمرکز عینی خود را بر مهمترین دستورالعمل های خود حفظ کرده اید.
