μεγεθυντικός φακός, έρευνα, εύρεση

Εάν έχετε λόγους να υποψιάζεστε ότι έχει γίνει λάθος στον οργανισμό σας, μπορείτε να εξετάσετε τη διεξαγωγή εσωτερικής έρευνας. Εάν εκτελεστεί σωστά, μια καλή εσωτερική έρευνα μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τι συμβαίνει, να διορθώσετε προβλήματα και να προετοιμαστείτε για επιτυχία, ανεξάρτητα από το τι βρίσκετε.

Αλλά πώς ακριβώς λειτουργούν οι εσωτερικές έρευνες; Γιατί ξεκινούν; Και πώς διασφαλίζετε ότι η εσωτερική σας έρευνα είναι επιτυχής;

Γιατί να ξεκινήσετε μια εσωτερική έρευνα;

Μαζί με δικηγόρους, ερευνητές και άλλους ειδικούς, οποιαδήποτε επιχείρηση, κρατική οντότητα ή άλλος οργανισμός μπορεί να ξεκινήσει μια εσωτερική έρευνα. Γενικά, υπάρχουν τρεις κύριοι στόχοι:

  • Προσδιορίστε εάν συνέβη παράβαση. Η διεξαγωγή έρευνας για τον οργανισμό σας θα σας επιτρέψει να προσδιορίσετε εάν συνέβη ή όχι παράνομη ενέργεια. Εάν ο οργανισμός σας κατηγορείται για διάπραξη εγκλήματος ή εάν δεν συμμορφωθείτε, αυτή είναι η ευκαιρία σας να συγκεντρώσετε τα γεγονότα και να προσδιορίσετε τι ακριβώς συνέβη.
  • Διορθώστε την κατάσταση (αν χρειάζεται). Σε πολλές περιπτώσεις, αυτό θα είναι μια ευκαιρία να διορθωθεί η κατάσταση. Εάν ένα άτομο ευθύνεται για αδικήματα, μπορείτε να το πειθαρχήσετε. Εάν υπάρχει πρόβλημα διαδικασίας ή δομής στον οργανισμό σας, μπορείτε να το διορθώσετε. Εάν δεν συμμορφώνεστε πλέον, μπορείτε να φέρετε τον οργανισμό σας στο ταμπάκο.
  • Χτίστε μια άμυνα. Αυτή είναι επίσης μια ευκαιρία να δημιουργήσετε μια άμυνα για τον οργανισμό σας, ειδικά εάν αντιμετωπίζετε ποινικές διώξεις ή πρόστιμα. Εάν μπορείτε να δείξετε ότι αντιμετωπίσατε ένα παράπονο ή ανησυχία γρήγορα και αποφασιστικά, μπορείτε να υπερασπιστείτε και να προστατέψετε με επιτυχία τον οργανισμό σας.

Οι φάσεις μιας εσωτερικής έρευνας

Οι φάσεις μιας εσωτερικής έρευνας συνήθως είναι κάπως έτσι:

  • Την έναρξη. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορεί να ξεκινήσει μια έρευνα. Μπορεί να προέρχεται από μια ανώνυμη καταγγελία, μια κατηγορία καταγγελίας ή ακόμα και μια ερώτηση από έναν από τους επενδυτές ή τους ενδιαφερόμενους φορείς σας. Είναι επίσης δυνατό για έναν ηγέτη της ομάδας σας να ξεκινήσει μια έρευνα εάν έχει λόγους να υποψιάζεται ότι έχει συμβεί κάτι λάθος.
  • Περιγραφή του πεδίου εφαρμογής και των στόχων. Στη συνέχεια, θα περιγράψετε το εύρος και τους στόχους αυτής της έρευνας. Τι ακριβώς προσπαθείς να προσδιορίσεις; Πώς θα το προσδιορίσεις; Τι είδους αποδεικτικά στοιχεία θέλετε να συγκεντρώσετε και πώς θα τα συγκεντρώσετε;
  • Συγκεντρώνοντας την ομάδα. Δεν μπορείτε να κάνετε μια πλήρη εσωτερική έρευνα μόνοι σας. Αντίθετα, θα πρέπει συνήθως να συνεργαστείτε με δικηγόρους, ερευνητές, ειδικούς ειδικούς και άλλους επαγγελματίες για να συλλάβετε ένα πλήρες σύνολο αποδεικτικών στοιχείων και να συγκεντρώσετε αυτά τα ευρήματα κατάλληλα.
  • Ερευνώντας. Κατά τη φάση της έρευνας, θα συλλέξετε τυχόν αποδεικτικά στοιχεία που μπορεί να σχετίζονται με τους στόχους σας. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε συνεντεύξεις με τους υπαλλήλους σας και τις επαγγελματικές σας επαφές, μπορείτε να εξετάσετε τα ιατροδικαστικά στοιχεία και μπορείτε να σκάψετε βαθιά στα αρχεία σας για να προσδιορίσετε όλα όσα συνέβησαν τα τελευταία χρόνια.
  • Συλλογή και ενοποίηση αποδεικτικών στοιχείων. Μόλις είχατε την ευκαιρία να ταξινομήσετε όλα αυτά τα αποδεικτικά στοιχεία, μπορείτε να συγκεντρώσετε τα σχετικά κομμάτια για να σχηματίσετε μια συνεκτική εικόνα αυτής της κατάστασης. Με τα στοιχεία οργανωμένα και συγκεντρωμένα, θα έχετε πολύ πιο εύκολο χρόνο να αποφασίσετε τι να κάνετε στη συνέχεια.
  • Ανάλυση και αναφορά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ομάδα θα αναλύσει τα στοιχεία και θα κάνει επίσημη αναφορά. Αυτή η αναφορά θα συνοψίσει την κατάσταση και θα προτείνει ενδεχομένως τι να κάνετε στη συνέχεια.
  • Επανεξέταση και ανάληψη δράσης. Σε αυτό το σημείο, οι ηγέτες της ομάδας σας θα εξετάσουν όλες τις πληροφορίες και θα αποφασίσουν πώς θέλουν να αναλάβουν δράση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αλλαγές σε εσωτερικές διαδικασίες και ομάδες ή προετοιμασία νομικής υπεράσπισης, μεταξύ άλλων ενεργειών.

Κλειδιά για μια επιτυχημένη εσωτερική έρευνα

Αυτά είναι μερικά από τα πιο σημαντικά κλειδιά για την έναρξη μιας επιτυχημένης εσωτερικής έρευνας:

  • Η ομάδα. Μεγάλο μέρος της επιτυχίας σας εξαρτάται από την ομάδα που συγκεντρώσατε για τη διεξαγωγή της έρευνας. Η συνεργασία με ικανούς δικηγόρους, αναλυτές και ερευνητές μπορεί να διασφαλίσει ότι η διαδικασία σας είναι πολύ πιο ολοκληρωμένη. Κάντε τη δέουσα επιμέλεια πριν προσλάβετε κάποιον.
  • Οι στόχοι. Πρέπει επίσης να θέσετε τους σωστούς στόχους. Εάν δεν έχετε σαφή κατεύθυνση για την έρευνά σας ή εάν δεν είστε σίγουροι ποιες ερωτήσεις να κάνετε, δεν πρόκειται να βγάλετε τα σωστά συμπεράσματα.
  • Εμπιστευτικότητα. Οι εσωτερικές έρευνες συχνά επιδιώκονται επειδή παραμένουν ιδιωτικές και δίνουν στον οργανισμό χρόνο να αναλάβει δράση. Συνεπώς, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η εσωτερική σας έρευνα είναι απολύτως εμπιστευτική και μακριά από το κοινό.
  • Ουδετερότητα και αντικειμενικότητα. Εάν θέλετε να είστε αποτελεσματικοί, πρέπει να είστε ουδέτερο και αντικειμενικό στην έρευνά σας. Είναι σύνηθες οι οργανισμοί να είναι προκατειλημμένοι προς όφελός τους ή να παραβλέπουν πράγματα που φαίνονται ρουτίνα. Θα χρειαστεί να αντισταθείτε σε αυτές τις παρορμήσεις και να παραμείνετε όσο το δυνατόν πιο αμερόληπτοι σε όλη αυτή τη διαδικασία.

Οι εσωτερικές έρευνες δεν είναι πάντα απαραίτητες, αλλά μπορούν να βοηθήσουν τον οργανισμό σας να τοποθετηθεί στρατηγικά εάν κατηγορηθεί ποτέ για αδικοπραγία. Απλώς βεβαιωθείτε ότι συγκεντρώνετε τη σωστή ομάδα και διατηρείτε μια αντικειμενική εστίαση στις πιο σημαντικές οδηγίες σας.