Die erste Woche im neuen Job ist die teuerste Woche der gesamten Karriere eines Arbeitnehmers, und die meisten Unternehmen verhalten sich nicht entsprechend. In dieser Woche ist das Verletzungsrisiko am höchsten, die Kündigungswahrscheinlichkeit am größten und die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass der Arbeitgeber Leistungen erbringt, die er in Rechnung stellen kann. Von Unternehmen zu Unternehmen unterscheidet sich lediglich, ob sich überhaupt jemand im Gebäude die Mühe gemacht hat, dies zu überprüfen.
Onboarding ist nicht einfach nur ein Ordner mit Formularen und eine Zugangskarte. Es ist ein kurzes Zeitfenster, in dem Risiko, Kosten und Kundenbindung gleichzeitig entschieden werden, und diese Entscheidungen wirken sich jahrelang aus.
Schon vor dem ersten Tag läuft der Gesetzentwurf.
Die Kosten für einen neuen Mitarbeiter beginnen bereits Wochen vor dessen Arbeitsbeginn zu entstehen. Personalberater, Hintergrundüberprüfungen, Systembereitstellung, der Zeitaufwand der Führungskräfte für Vorstellungsgespräche, der Produktivitätsrückgang durch die unbesetzte Stelle – all das schlägt sich in der Buchhaltung nieder. Die Kosten für das vollständige Onboarding können je nach Position zwischen 7,500 und 28,000 US-Dollar pro Mitarbeiter liegen. Die erste Woche lediglich als reine Formalität zu betrachten, ist allein aus finanzieller Sicht fragwürdig.
Der erste Tag prägt die Geschichte, die sich der Mitarbeiter selbst erzählt
Der Mitarbeiter kommt mit einer halbfertigen Geschichte ins Büro. Er hat sich bereits für den Job entschieden und ihn angenommen. Doch dann kommt ein noch nicht eingerichteter Arbeitsplatz, ein Manager, der in einem Meeting nach dem anderen feststeckt, und ein Login, der nicht funktioniert – und die Geschichte beginnt sich zu verändern. Bis zum Mittagessen keimen Zweifel auf.
Ein viel zitierter SHRM-Leitfaden argumentiert, dass Onboarding ein strategischer Prozess ist, der mindestens ein Jahr dauern sollte, nicht nur einen einzigen Orientierungstag. Die ersten acht Stunden bilden den emotionalen Anker, sind aber nur der Auftakt.
In der ersten Woche häufen sich die Verletzungen.
Neue Mitarbeiter verletzen sich in einem Ausmaß, das in jeder anderen Gruppe ein Skandal wäre. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Sie kennen die Gefahrenquellen nicht und wissen nicht, welche Abkürzungen die Kollegen stillschweigend meiden. Außerdem wollen sie in ihrer ersten Woche nicht langsam wirken und ignorieren daher Situationen, in denen ein erfahrener Mitarbeiter anhalten und um Hilfe bitten würde.
Bei allen Tätigkeiten mit Maschinen ist eine formale Ausbildung unerlässlich. Wer mit Flurförderzeugen arbeitet, muss vor dem selbstständigen Transport von Lasten einen gültigen Gabelstaplerführerschein besitzen, diesen dokumentieren und eine Arbeitsplatzbeurteilung absolvieren. Wird einer dieser Schritte versäumt, erhöht sich das Verletzungsrisiko erheblich.
Bereits am fünften Tag ist die Mitarbeiterbindung gefährdet.
Der Zeitraum, in dem sich ein neuer Mitarbeiter für oder gegen eine Weiterbeschäftigung entscheidet, ist deutlich kürzer als die meisten Führungskräfte annehmen. Ein erheblicher Teil der Fluktuation findet innerhalb der ersten 45 Tage statt, lange bevor der Einarbeitungsplan fertiggestellt ist. Falls die erste Woche chaotisch oder einsam verlaufen ist, wird die Bewerbung ohne großes Aufsehen wieder auf dem Arbeitsmarkt veröffentlicht.
Was diese Zahl wirklich beeinflusst, ist nicht eine größere Willkommenstasche. Es ist ein Manager, der sich regelmäßig meldet und dem neuen Mitarbeiter das Gefühl gibt, erwünscht und nicht nur geduldet zu sein. Die konkreten Schritte sind klein und unscheinbar:
- Ein einsatzbereiter Arbeitsplatz. Laptop, Zugangsdaten, Ausweis, Schutzausrüstung und ein Stuhl, der nicht von jemandem im Urlaub geliehen ist.
- Ein namentlich genannter Kumpel. Jemand, dessen explizite Aufgabe darin besteht, die Fragen zu beantworten, die der neue Mitarbeiter sich nicht traut, dem Manager zu stellen.
- Ein echter Zeitplan. Eine strukturierte Woche mit Zeit für Hospitationen, Übungen und Fragen anstelle von leeren Nachmittagen.
- Eine erste wichtige Aufgabe. Etwas Kleines, Abschließbares, das mit der eigentlichen Arbeit zusammenhängt.
Was Unternehmen am ersten Tag falsch machen
Der immer wiederkehrende Fehler besteht darin, dass der erste Arbeitstag zwischen Personalabteilung und Führungskraft hin und her gereicht wird, ohne dass sich eine Seite für das Ergebnis verantwortlich fühlt. Die Personalabteilung prüft die Unterschriften auf den Formularen. Die Führungskraft geht davon aus, dass die Schulung bereits im Vorfeld stattgefunden hat. Der neue Mitarbeiter versucht, die Lücke durch Spekulationen zu füllen, und genau hier beginnen Verletzungen und Kündigungen.
Wenn das Problem der Zuständigkeiten gelöst ist, lösen sich die meisten Folgeprobleme von selbst. Eine Person sollte die ersten zwei Wochen von Anfang an mit der Einarbeitung betraut werden. Dazu gehört eine Checkliste, die neben dem Systemzugriff auch Sicherheitsschulungen umfasst, und dafür feste Zeit im Kalender. Unternehmen, die die Einarbeitung als festen Bestandteil ihrer Abläufe etablieren, vermeiden es, denselben Fehler zweimal zu begehen.
