
Wenn Sie Grund zur Annahme haben, dass in Ihrem Unternehmen ein Fehlverhalten vorliegt, sollten Sie eine interne Untersuchung in Erwägung ziehen. Eine ordnungsgemäß durchgeführte interne Untersuchung kann Ihnen dabei helfen, besser zu verstehen, was vor sich geht, bestehende Probleme zu beheben und sich auf den Erfolg vorzubereiten, unabhängig davon, was Sie herausfinden.
Doch wie genau funktionieren interne Untersuchungen? Warum werden sie eingeleitet? Und wie stellen Sie sicher, dass Ihre interne Untersuchung erfolgreich ist?
Warum eine interne Untersuchung einleiten?
Gemeinsam mit Anwälten, Ermittler und andere Experten, jedes Unternehmen, jede Regierungsbehörde oder jede andere Organisation kann eine interne Untersuchung einleiten. Im Allgemeinen gibt es drei Hauptziele:
- Stellen Sie fest, ob ein Fehlverhalten vorliegt. Durch eine Untersuchung Ihrer Organisation können Sie feststellen, ob ein Fehlverhalten vorliegt oder nicht. Wenn Ihre Organisation beschuldigt wird, ein Verbrechen begangen zu haben, oder wenn Sie gegen Compliance-Regeln verstoßen haben, ist dies Ihre Gelegenheit, die Fakten zu sammeln und festzustellen, was genau passiert ist.
- Beheben Sie die Situation (falls erforderlich). In vielen Fällen ist dies eine Gelegenheit, die Situation zu bereinigen. Wenn eine Person für ein Fehlverhalten verantwortlich ist, können Sie sie disziplinieren. Wenn es in Ihrer Organisation ein Prozess- oder Strukturproblem gibt, können Sie es beheben. Wenn Sie die Vorschriften nicht mehr einhalten, können Sie Ihre Organisation wieder auf Vordermann bringen.
- Bauen Sie eine Verteidigung auf. Dies ist auch eine Gelegenheit, eine Verteidigung für Ihr Unternehmen aufzubauen, insbesondere wenn Sie mit strafrechtlichen Anklagen oder Geldbußen konfrontiert sind. Wenn Sie nachweisen können, dass Sie eine Beschwerde oder ein Anliegen schnell und entschlossen bearbeitet haben, können Sie Ihr Unternehmen erfolgreich verteidigen und schützen.
Die Phasen einer internen Untersuchung
Die Phasen einer internen Untersuchung laufen typischerweise etwa wie folgt ab:
- Einleitung. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Untersuchung einzuleiten. Sie kann durch eine anonyme Beschwerde, eine Anschuldigung eines Whistleblowers oder sogar eine Frage eines Ihrer Investoren oder Stakeholder ausgelöst werden. Es ist auch möglich, dass ein Leiter Ihres Teams eine Untersuchung einleitet, wenn er Grund zur Annahme hat, dass etwas falsch passiert ist.
- Umfang und Ziele darlegen. Als nächstes skizzieren Sie Umfang und Ziele dieser Untersuchung. Was genau versuchen Sie herauszufinden? Wie werden Sie es herausfinden? Welche Arten von Beweisen möchten Sie sammeln und wie werden Sie diese sammeln?
- Das Team zusammenstellen. Sie können keine vollständige interne Untersuchung allein durchführen. Stattdessen müssen Sie in der Regel mit Anwälten, Ermittlern, Fachexperten und anderen Fachleuten zusammenarbeiten, um ein umfassendes Beweismaterial zu sammeln und die Ergebnisse entsprechend zusammenzustellen.
- Untersuchen. Während der Untersuchungsphase sammeln Sie alle Beweise, die für Ihre Ziele relevant sein könnten. Sie können Interviews mit Ihren Mitarbeitern und beruflichen Kontakten führen, forensische Beweise überprüfen und tief in Ihren Aufzeichnungen graben, um alles herauszufinden, was in den letzten Jahren passiert ist.
- Beweise sammeln und zusammenführen. Sobald Sie Gelegenheit hatten, alle Beweisstücke durchzugehen, können Sie die relevanten Teile zusammenfügen, um ein zusammenhängendes Bild der Situation zu erhalten. Wenn die Beweise organisiert und konsolidiert sind, fällt es Ihnen viel leichter, zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist.
- Analysieren und berichten. In den meisten Fällen analysiert das Team die Beweise und erstellt einen offiziellen Bericht. Dieser Bericht fasst die Situation zusammen und empfiehlt ggf. das weitere Vorgehen.
- Überprüfen und Maßnahmen ergreifen. An diesem Punkt überprüfen die Führungskräfte Ihres Teams alle Informationen und entscheiden, welche Maßnahmen sie ergreifen möchten. Dazu können unter anderem Änderungen an internen Prozessen und Teams oder die Vorbereitung einer rechtlichen Verteidigung gehören.
Schlüssel zu einer erfolgreichen internen Untersuchung
Dies sind einige der wichtigsten Schlüssel zur erfolgreichen Durchführung einer internen Untersuchung:
- Die Mannschaft. Ihr Erfolg hängt in hohem Maße von dem Team ab, das Sie für die Untersuchung zusammengestellt haben. Die Zusammenarbeit mit kompetenten Anwälten, Analysten und Ermittlern kann dafür sorgen, dass Ihr Prozess viel umfassender ist. Gehen Sie sorgfältig vor, bevor Sie jemanden beauftragen.
- Die Ziele. Sie müssen auch die richtigen Ziele festlegen. Wenn Sie keine klare Richtung für Ihre Untersuchung haben oder nicht sicher sind, welche Fragen Sie stellen sollen, werden Sie nicht die richtigen Schlussfolgerungen ziehen.
- Vertraulichkeit. Interne Untersuchungen werden häufig durchgeführt, weil sie vertraulich bleiben und der Organisation Zeit geben, Maßnahmen zu ergreifen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihre interne Untersuchung absolut vertraulich und außerhalb der Sichtweite der Öffentlichkeit erfolgt.
- Neutralität und Objektivität. Wenn Sie effektiv sein wollen, müssen Sie neutral und objektiv bei Ihrer Untersuchung. Es kommt häufig vor, dass Organisationen zu ihren Gunsten voreingenommen sind oder Dinge übersehen, die routinemäßig erscheinen. Sie müssen sich gegen diese Impulse wehren und während des gesamten Prozesses so unparteiisch wie möglich bleiben.
Interne Untersuchungen sind nicht immer notwendig, können Ihrem Unternehmen jedoch dabei helfen, sich strategisch zu positionieren, falls es jemals eines Fehlverhaltens beschuldigt wird. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie das richtige Team zusammenstellen und sich objektiv auf Ihre wichtigsten Anweisungen konzentrieren.