chwyddwydr, ymchwil, darganfyddwch

Os oes gennych reswm i amau ​​camwedd yn eich sefydliad, efallai y byddwch yn ystyried cynnal ymchwiliad mewnol. Os caiff ei weithredu'n iawn, gall ymchwiliad mewnol da eich helpu i ddeall yn well beth sy'n digwydd, trwsio materion sefydlog, a sefydlu'ch hun ar gyfer llwyddiant, waeth beth fyddwch chi'n ei ddarganfod.

Ond sut yn union mae ymchwiliadau mewnol yn gweithio? Pam maen nhw'n cael eu cychwyn? A sut ydych chi'n sicrhau bod eich ymchwiliad mewnol yn llwyddiannus?

Pam Cychwyn Ymchwiliad Mewnol?

Ynghyd â chyfreithwyr, ymchwilwyr, ac arbenigwyr eraill, gall unrhyw fusnes, endid llywodraeth, neu sefydliad arall gychwyn ymchwiliad mewnol. Yn gyffredinol, mae tri phrif nod:

  • Penderfynwch a ddigwyddodd camwedd. Dylai cynnal ymchwiliad i'ch sefydliad eich galluogi i benderfynu a ddigwyddodd camwedd ai peidio. Os caiff eich sefydliad ei gyhuddo o gyflawni trosedd, neu os ydych wedi methu â chydymffurfio, dyma'ch cyfle i gasglu'r ffeithiau a phenderfynu beth yn union ddigwyddodd.
  • Trwsiwch y sefyllfa (os oes angen). Mewn llawer o achosion, bydd hwn yn gyfle i unioni'r sefyllfa. Os yw unigolyn yn gyfrifol am ddrwgweithredu, gallwch ei ddisgyblu. Os oes problem o ran proses neu strwythur yn eich sefydliad, gallwch ei chywiro. Os nad ydych yn cydymffurfio mwyach, gallwch sicrhau bod eich sefydliad yn snisin.
  • Adeiladu amddiffyniad. Mae hwn hefyd yn gyfle i adeiladu amddiffyniad ar gyfer eich sefydliad, yn enwedig os ydych chi'n wynebu cyhuddiadau troseddol neu ddirwyon. Os gallwch ddangos eich bod wedi mynd i’r afael â chwyn neu bryder yn gyflym ac yn gadarn, gallwch amddiffyn a diogelu eich sefydliad yn llwyddiannus.

Camau Ymchwiliad Mewnol

Mae camau ymchwiliad mewnol fel arfer yn mynd rhywbeth fel hyn:

  • Cychwyn. Mae yna lawer o ffyrdd y gellir cychwyn ymchwiliad. Gallai ddeillio o gŵyn ddienw, cyhuddiad chwythwr chwiban, neu hyd yn oed gwestiwn gan un o'ch buddsoddwyr neu randdeiliaid. Mae hefyd yn bosibl i arweinydd ar eich tîm gychwyn ymchwiliad os oes ganddynt sail i amau ​​bod rhywbeth o'i le wedi digwydd.
  • Amlinellu cwmpas a nodau. Nesaf, byddwch yn amlinellu cwmpas ac amcanion yr ymchwiliad hwn. Beth yn union yr ydych yn ceisio ei benderfynu? Sut ydych chi'n mynd i benderfynu arno? Pa fathau o dystiolaeth yr ydych yn bwriadu ei chasglu, a sut yr ydych am ei chasglu?
  • Rhoi'r tîm at ei gilydd. Ni allwch gynnal ymchwiliad mewnol llawn ar eich pen eich hun. Yn lle hynny, fel arfer bydd angen i chi weithio gyda chyfreithwyr, ymchwilwyr, arbenigwyr arbenigol, a gweithwyr proffesiynol eraill i gasglu corff llawn o dystiolaeth a chasglu'r canfyddiadau hynny'n briodol.
  • Ymchwilio. Yn ystod y cyfnod ymchwilio, byddwch yn casglu unrhyw dystiolaeth a allai fod yn berthnasol i'ch amcanion. Efallai y byddwch yn cynnal cyfweliadau â'ch gweithwyr a'ch cysylltiadau proffesiynol, efallai y byddwch yn adolygu tystiolaeth fforensig, a gallwch gloddio'n ddwfn i'ch cofnodion i bennu popeth sydd wedi digwydd yn ystod y blynyddoedd diwethaf.
  • Casglu a chyfnerthu tystiolaeth. Unwaith y byddwch wedi cael cyfle i ddidoli’r holl ddarnau tystiolaeth hyn, gallwch roi’r darnau perthnasol at ei gilydd i greu darlun cydlynol o’r sefyllfa hon. Gyda'r dystiolaeth wedi'i threfnu a'i hatgyfnerthu, bydd gennych amser llawer haws i benderfynu beth i'w wneud nesaf.
  • Dadansoddi ac adrodd. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y tîm yn dadansoddi'r dystiolaeth ac yn llunio adroddiad swyddogol. Bydd yr adroddiad hwn yn crynhoi'r sefyllfa ac o bosibl yn argymell beth i'w wneud nesaf.
  • Adolygu a gweithredu. Ar y pwynt hwn, bydd arweinwyr eich tîm yn adolygu'r holl wybodaeth ac yn penderfynu sut y maent am weithredu. Gall hyn gynnwys gwneud newidiadau i brosesau a thimau mewnol, neu baratoi amddiffyniad cyfreithiol, ymhlith camau eraill.

Allweddi i Ymchwiliad Mewnol Llwyddiannus

Dyma rai o’r allweddi pwysicaf i lansio ymchwiliad mewnol llwyddiannus:

  • Y tîm. Mae llawer o'ch llwyddiant yn dibynnu ar y tîm y gwnaethoch chi ei ymgynnull i gynnal yr ymchwiliad. Gall gweithio gyda chyfreithwyr cymwys, dadansoddwyr ac ymchwilwyr sicrhau bod eich proses yn llawer mwy cynhwysfawr. Gwnewch eich diwydrwydd dyladwy cyn llogi unrhyw un.
  • Yr amcanion. Mae angen i chi hefyd osod yr amcanion cywir. Os nad oes gennych chi gyfeiriad clir ar gyfer eich ymchwiliad, neu os nad ydych chi'n siŵr pa gwestiynau i'w gofyn, nid ydych chi'n mynd i ddod i'r casgliadau cywir.
  • Cyfrinachedd. Mae ymchwiliadau mewnol yn aml yn cael eu dilyn oherwydd eu bod yn parhau i fod yn breifat ac yn rhoi amser i'r sefydliad weithredu. Yn unol â hynny, mae'n bwysig sicrhau bod eich ymchwiliad mewnol yn gwbl gyfrinachol ac allan o olwg y cyhoedd.
  • Niwtraliaeth a gwrthrychedd. Os ydych chi eisiau bod yn effeithiol, mae angen i chi fod niwtral a gwrthrychol yn eich ymchwiliad. Mae'n gyffredin i sefydliadau fod â thuedd o'u plaid eu hunain neu anwybyddu pethau sy'n ymddangos yn arferol. Bydd angen i chi ymladd yn ôl yn erbyn yr ysgogiadau hyn ac aros mor ddiduedd â phosibl trwy gydol y broses hon.

Nid yw ymchwiliadau mewnol bob amser yn angenrheidiol, ond gallant helpu eich sefydliad i osod ei hun yn strategol os caiff ei gyhuddo o gamwedd. Gwnewch yn siŵr eich bod chi'n llunio'r tîm cywir ac yn cynnal ffocws gwrthrychol ar eich cyfarwyddebau pwysicaf.