lupa, investigar, trobar

Si teniu motius per sospitar d'una mala conducta a la vostra organització, podeu considerar la realització d'una investigació interna. Si s'executa correctament, una bona investigació interna us pot ajudar a entendre millor què està passant, solucionar problemes permanents i preparar-vos per a l'èxit, independentment del que trobeu.

Però, com funcionen exactament les investigacions internes? Per què s'inicien? I com us assegureu que la vostra investigació interna tingui èxit?

Per què iniciar una investigació interna?

Juntament amb advocats, investigadors i altres experts, qualsevol empresa, entitat governamental o altra organització pot iniciar una investigació interna. En general, hi ha tres objectius principals:

  • Determinar si s'ha produït una infracció. La realització d'una investigació de la vostra organització us hauria de permetre determinar si s'ha produït una infracció o no. Si s'acusa la vostra organització de cometre un delicte o si heu caigut en el compliment, aquesta és la vostra oportunitat per reunir els fets i determinar què ha passat exactament.
  • Arregleu la situació (si cal). En molts casos, aquesta serà una oportunitat per posar remei a la situació. Si una persona és responsable d'una mala conducta, podeu disciplinar-la. Si hi ha un problema de procés o estructura a la vostra organització, podeu corregir-lo. Si ja no compliu el compliment, podeu posar la vostra organització a punt.
  • Construeix una defensa. Aquesta també és una oportunitat per crear una defensa per a la vostra organització, especialment si us enfronteu a càrrecs penals o multes. Si podeu demostrar que heu abordat una queixa o una preocupació de manera ràpida i decidida, podeu defensar i protegir la vostra organització amb èxit.

Les fases d'una investigació interna

Les fases d'una investigació interna solen ser així:

  • Iniciació. Hi ha moltes maneres d'iniciar una investigació. Es pot originar amb una queixa anònima, una acusació d'un denunciant o fins i tot una pregunta d'un dels vostres inversors o parts interessades. També és possible que un líder del vostre equip iniciï una investigació si té motius per sospitar que ha passat alguna cosa malament.
  • Definint l'abast i els objectius. A continuació, descriureu l'abast i els objectius d'aquesta investigació. Què estàs intentant determinar exactament? Com ho vas a determinar? Quins tipus d'evidències voleu reunir i com les reuniu?
  • Formant l'equip. No podeu dur a terme una investigació interna completa per vosaltres mateixos. En canvi, normalment haureu de treballar amb advocats, investigadors, experts de nínxol i altres professionals per capturar un conjunt complet d'evidències i reunir aquestes troballes de manera adequada.
  • Investigant. Durant la fase d'investigació, reuniràs qualsevol prova que pugui ser rellevant per als teus objectius. Podeu dur a terme entrevistes amb els vostres empleats i contactes professionals, podeu revisar proves forenses i podeu aprofundir en els vostres registres per determinar tot el que ha passat durant els darrers anys.
  • Recollida i consolidació de proves. Un cop hàgiu tingut l'oportunitat d'ordenar totes aquestes proves, podeu reunir les peces rellevants per formar una imatge coherent d'aquesta situació. Amb l'evidència organitzada i consolidada, serà molt més fàcil determinar què fer a continuació.
  • Anàlisi i reportatge. En la majoria dels casos, l'equip analitzarà les proves i farà un informe oficial. Aquest informe resumirà la situació i, potencialment, recomanarà què fer a continuació.
  • Revisar i prendre mesures. En aquest punt, els líders del vostre equip revisaran tota la informació i decidiran com volen actuar. Això pot incloure fer canvis en els processos i equips interns, o preparar una defensa legal, entre altres accions.

Claus per a una investigació interna amb èxit

Aquestes són algunes de les claus més importants per iniciar una investigació interna amb èxit:

  • L'equip. Gran part del vostre èxit depèn de l'equip que heu format per dur a terme la investigació. Treballar amb advocats, analistes i investigadors competents pot assegurar-se que el vostre procés sigui molt més complet. Feu la vostra diligència deguda abans de contractar algú.
  • Els objectius. També cal establir els objectius adequats. Si no teniu una direcció clara per a la vostra investigació, o si no esteu segur de quines preguntes fer, no traureu les conclusions correctes.
  • Confidencialitat. Sovint es porten a terme investigacions internes perquè es mantenen privades i donen temps a l'organització per actuar. En conseqüència, és important assegurar-vos que la vostra investigació interna sigui completament confidencial i fora de la vista del públic.
  • Neutralitat i objectivitat. Si vols ser efectiu, has de ser-ho neutral i objectiu en la seva investigació. És habitual que les organitzacions siguin esbiaixades al seu propi favor o passin per alt coses que semblen rutinàries. Haureu de lluitar contra aquests impulsos i mantenir-vos el més imparcial possible durant tot aquest procés.

Les investigacions internes no sempre són necessàries, però poden ajudar a la vostra organització a posicionar-se estratègicament si alguna vegada se l'acusa d'una mala conducta. Només assegureu-vos de reunir l'equip adequat i mantenir un enfocament objectiu en les vostres directrius més importants.