
Ако имате причина да подозирате неправомерни действия във вашата организация, можете да помислите за провеждане на вътрешно разследване. Ако бъде извършено правилно, доброто вътрешно разследване може да ви помогне да разберете по-добре какво се случва, да коригирате постоянни проблеми и да се подготвите за успех, независимо от това какво откриете.
Но как точно работят вътрешните разследвания? Защо са инициирани? И как да се уверите, че вашето вътрешно разследване е успешно?
Защо да започнете вътрешно разследване?
Заедно с адвокати, следователи и други експерти, всеки бизнес, правителствен субект или друга организация може да започне вътрешно разследване. Като цяло има три основни цели:
- Определете дали е настъпило нарушение. Провеждането на разследване на вашата организация трябва да ви позволи да определите дали е настъпило нарушение или не. Ако вашата организация е обвинена в извършване на престъпление или ако сте изпаднали в несъответствие, това е вашата възможност да съберете фактите и да определите какво точно се е случило.
- Коригирайте ситуацията (ако е необходимо). В много случаи това ще бъде възможност за коригиране на ситуацията. Ако човек е отговорен за неправомерни действия, можете да го дисциплинирате. Ако във вашата организация има проблем с процес или структура, можете да го коригирате. Ако вече не сте в съответствие, можете да изправите организацията си на пух и прах.
- Изградете защита. Това също е възможност да изградите защита за вашата организация, особено ако сте изправени пред наказателни обвинения или глоби. Ако можете да покажете, че сте адресирали жалба или проблем бързо и решително, можете успешно да защитите и защитите вашата организация.
Фазите на вътрешното разследване
Фазите на вътрешно разследване обикновено протичат по следния начин:
- Посвещение. Има много начини, по които може да се започне разследване. То може да произхожда от анонимна жалба, обвинение за подател на сигнал или дори въпрос от някой от вашите инвеститори или заинтересовани страни. Също така е възможно лидер от вашия екип да започне разследване, ако има основания за подозрение, че се е случило нещо нередно.
- Очертаване на обхват и цели. След това ще очертаете обхвата и целите на това разследване. Какво точно се опитвате да определите? Как ще го определите? Какви видове доказателства искате да съберете и как ще ги съберете?
- Събиране на екипа. Не можете сами да проведете пълно вътрешно разследване. Вместо това обикновено ще трябва да работите с адвокати, следователи, нишови експерти и други професионалисти, за да съберете пълен набор от доказателства и да съберете тези констатации по подходящ начин.
- Разследване. По време на фазата на разследване ще съберете всички доказателства, които могат да бъдат от значение за вашите цели. Можете да провеждате интервюта с вашите служители и професионални контакти, можете да преглеждате съдебномедицински доказателства и можете да копаете дълбоко в своите записи, за да определите всичко, което се е случило през последните няколко години.
- Събиране и консолидиране на доказателства. След като сте имали възможност да сортирате всички тези доказателства, можете да съберете съответните части, за да формирате последователна картина на тази ситуация. С организираните и консолидирани доказателства ще имате много по-лесно време да определите какво да правите по-нататък.
- Анализиране и отчитане. В повечето случаи екипът ще анализира доказателствата и ще направи официален доклад. Този доклад ще обобщи ситуацията и евентуално ще препоръча какво да направите по-нататък.
- Преглед и предприемане на действия. В този момент ръководителите на вашия екип ще прегледат цялата информация и ще решат как искат да предприемат действия. Това може да включва извършване на промени във вътрешни процеси и екипи или подготовка на правна защита, наред с други действия.
Ключове за успешно вътрешно разследване
Това са някои от най-важните ключове за започване на успешно вътрешно разследване:
- Екипът. Голяма част от вашия успех зависи от екипа, който сте събрали, за да проведе разследването. Работата с компетентни адвокати, анализатори и следователи може да гарантира, че вашият процес е много по-всеобхватен. Направете дължимата си проверка, преди да наемете някого.
- Целите. Освен това трябва да си поставите правилните цели. Ако нямате ясна посока за вашето разследване или ако не сте сигурни кои въпроси да зададете, няма да направите правилните заключения.
- Поверителност. Често се провеждат вътрешни разследвания, защото те остават частни и дават на организацията време да предприеме действия. Съответно е важно да се уверите, че вашето вътрешно разследване е напълно поверително и извън полезрението на обществеността.
- Неутралност и обективност. Ако искате да сте ефективни, трябва да бъдете неутрален и обективен във вашето разследване. Обичайно е организациите да са предубедени в своя полза или да пренебрегват неща, които изглеждат рутинни. Ще трябва да се борите срещу тези импулси и да останете възможно най-безпристрастни през целия този процес.
Вътрешните разследвания не винаги са необходими, но те могат да помогнат на вашата организация да се позиционира стратегически, ако някога бъде обвинена в неправомерни действия. Просто се уверете, че сте събрали правилния екип и поддържате обективен фокус върху най-важните си директиви.