إذا كان لديك سبب للاشتباه في وجود مخالفات في مؤسستك، فقد تفكر في إجراء تحقيق داخلي. إذا تم تنفيذه بشكل صحيح، يمكن أن يساعدك التحقيق الداخلي الجيد في فهم ما يحدث بشكل أفضل، وإصلاح المشكلات القائمة، وإعداد نفسك للنجاح، بغض النظر عما تجده.
ولكن كيف تتم التحقيقات الداخلية بالضبط؟ ولماذا يتم إجراؤها؟ وكيف تتأكد من نجاح تحقيقك الداخلي؟
لماذا يجب البدء بالتحقيق الداخلي؟
مع المحامينيمكن لأي شركة أو كيان حكومي أو منظمة أخرى أن تبدأ تحقيقًا داخليًا، سواء كان ذلك بمساعدة المحققين أو الخبراء الآخرين. بشكل عام، هناك ثلاثة أهداف رئيسية:
- تحديد ما إذا كان قد حدث مخالفة. إن إجراء تحقيق في مؤسستك من شأنه أن يسمح لك بتحديد ما إذا كان قد حدث مخالفة أم لا. وإذا اتُهمت مؤسستك بارتكاب جريمة، أو إذا لم تلتزم بالقوانين، فهذه هي فرصتك لجمع الحقائق وتحديد ما حدث بالضبط.
- إصلاح الوضع (إذا لزم الأمر). في كثير من الحالات، ستكون هذه فرصة لمعالجة الموقف. إذا كان أحد الأفراد مسؤولاً عن ارتكاب مخالفة، فيمكنك تأديبه. إذا كانت هناك مشكلة في العملية أو الهيكل التنظيمي في مؤسستك، فيمكنك تصحيحها. إذا لم تعد ملتزمًا بالقواعد، فيمكنك إصلاح مؤسستك.
- بناء الدفاع. وهذه أيضًا فرصة لبناء دفاع عن مؤسستك، وخاصةً إذا كنت تواجه اتهامات جنائية أو غرامات. إذا تمكنت من إثبات أنك عالجت شكوى أو مشكلة بسرعة وحزم، فيمكنك الدفاع عن مؤسستك وحمايتها بنجاح.
مراحل التحقيق الداخلي
عادة ما تسير مراحل التحقيق الداخلي على هذا النحو:
- المبادرة. هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها بدء التحقيق. فقد يبدأ التحقيق بشكوى مجهولة المصدر، أو اتهام من أحد المبلغين عن المخالفات، أو حتى سؤال من أحد المستثمرين أو أصحاب المصلحة. ومن الممكن أيضًا أن يبدأ أحد القادة في فريقك التحقيق إذا كانت لديه أسباب للاشتباه في حدوث خطأ ما.
- تحديد النطاق والأهداف. بعد ذلك، سوف تقوم بتحديد الخطوط العريضة نطاق وأهداف هذا التحقيقما الذي تحاول تحديده بالضبط؟ كيف ستحدده؟ ما أنواع الأدلة التي تسعى إلى جمعها، وكيف ستجمعها؟
- تجميع الفريق. لا يمكنك إجراء تحقيق داخلي كامل بمفردك. بدلاً من ذلك، ستحتاج عادةً إلى العمل مع المحامين والمحققين والخبراء المتخصصين وغيرهم من المحترفين لجمع مجموعة كاملة من الأدلة وتجميع تلك النتائج بشكل مناسب.
- جاري التحقيق. خلال مرحلة التحقيق، ستجمع أي أدلة قد تكون ذات صلة بأهدافك. قد تجري مقابلات مع موظفيك واتصالاتك المهنية، وقد تراجع الأدلة الجنائية، وقد تبحث بعمق في سجلاتك لتحديد كل ما حدث في السنوات العديدة الماضية.
- جمع الأدلة وتوحيدها. بمجرد حصولك على فرصة لفرز كل هذه الأدلة، يمكنك تجميع الأجزاء ذات الصلة لتكوين صورة متماسكة لهذا الموقف. ومع تنظيم الأدلة وتوحيدها، سيكون من الأسهل عليك تحديد الخطوة التالية.
- التحليل والتقرير. في أغلب الحالات، يقوم الفريق بتحليل الأدلة وإعداد تقرير رسمي. ويلخص هذا التقرير الموقف ويقترح الخطوات التالية.
- المراجعة واتخاذ الإجراء. في هذه المرحلة، سيراجع القادة في فريقك جميع المعلومات ويقررون كيفية اتخاذ الإجراءات. وقد يشمل ذلك إجراء تغييرات على العمليات الداخلية والفرق، أو إعداد دفاع قانوني، من بين إجراءات أخرى.
مفاتيح التحقيق الداخلي الناجح
وفيما يلي بعض أهم مفاتيح إطلاق تحقيق داخلي ناجح:
- الفريق. يعتمد قدر كبير من نجاحك على الفريق الذي قمت بتشكيله لإجراء التحقيق. إن العمل مع محامين ومحللين ومحققين أكفاء يمكن أن يضمن أن تكون عملية التحقيق الخاصة بك أكثر شمولاً. قم بإجراء العناية الواجبة قبل توظيف أي شخص.
- الأهداف. يجب عليك أيضًا تحديد الأهداف الصحيحة. إذا لم يكن لديك اتجاه واضح للتحقيق، أو إذا لم تكن متأكدًا من الأسئلة التي يجب طرحها، فلن تتمكن من التوصل إلى الاستنتاجات الصحيحة.
- السرية. غالبًا ما يتم إجراء تحقيقات داخلية لأنها تظل سرية وتمنح المنظمة الوقت لاتخاذ الإجراءات اللازمة. وبالتالي، من المهم التأكد من أن تحقيقك الداخلي سري تمامًا وبعيدًا عن أعين الجمهور.
- الحياد والموضوعية. إذا كنت تريد أن تكون فعالاً، فأنت بحاجة إلى أن تكون محايد وموضوعي في تحقيقكمن الشائع أن تنحاز المنظمات لصالحها أو تتجاهل أشياء تبدو روتينية. ستحتاج إلى مقاومة هذه الدوافع والبقاء محايدًا قدر الإمكان طوال هذه العملية.
لا تكون التحقيقات الداخلية ضرورية دائمًا، ولكنها قد تساعد مؤسستك على وضع نفسها بشكل استراتيجي إذا اتُهمت بارتكاب مخالفات. فقط تأكد من تجميع الفريق المناسب والحفاظ على التركيز الموضوعي على أهم توجيهاتك.
