
As jy rede het om onregmatige optrede in jou organisasie te vermoed, kan jy dit oorweeg om 'n interne ondersoek te doen. As dit behoorlik uitgevoer word, kan 'n goeie interne ondersoek jou help om beter te verstaan wat aangaan, staande kwessies reg te stel en jouself reg te stel vir sukses, ongeag wat jy vind.
Maar hoe presies werk interne ondersoeke? Hoekom word hulle geïnisieer? En hoe maak jy seker dat jou interne ondersoek suksesvol is?
Waarom 'n interne ondersoek begin?
Saam met prokureurs, ondersoekers en ander kundiges, enige besigheid, regeringsentiteit of ander organisasie kan 'n interne ondersoek inisieer. Oor die algemeen is daar drie hoofdoelwitte:
- Bepaal of oortreding plaasgevind het. Deur 'n ondersoek na jou organisasie uit te voer, behoort jou te bepaal of daar oortreding plaasgevind het of nie. As jou organisasie daarvan beskuldig word dat jy 'n misdaad pleeg, of as jy nie voldoen het nie, is dit jou geleentheid om die feite in te samel en te bepaal wat presies gebeur het.
- Maak die situasie reg (indien nodig). In baie gevalle sal dit 'n geleentheid wees om die situasie reg te stel. As 'n individu verantwoordelik is vir oortreding, kan jy hulle dissiplineer. As daar 'n proses- of struktuurprobleem in jou organisasie is, kan jy dit regstel. As jy nie meer voldoen aan die vereistes nie, kan jy jou organisasie opnuut oppas.
- Bou 'n verdediging. Dit is ook 'n geleentheid om 'n verdediging vir jou organisasie te bou, veral as jy kriminele aanklagte of boetes in die gesig staar. As jy kan wys dat jy 'n klagte of kwessie vinnig en vasberade aangespreek het, kan jy jou organisasie suksesvol verdedig en beskerm.
Die fases van 'n interne ondersoek
Die fases van 'n interne ondersoek verloop tipies so:
- Inisiasie. Daar is baie maniere waarop 'n ondersoek begin kan word. Dit kan ontstaan met 'n anonieme klagte, 'n fluitjieblaser-aanklag, of selfs 'n vraag van een van jou beleggers of belanghebbendes. Dit is ook moontlik vir 'n leier in jou span om 'n ondersoek te inisieer as hulle gronde het vir vermoede dat iets verkeerd plaasgevind het.
- Omvang en doelwitte uiteen te sit. Vervolgens sal jy 'n uiteensetting gee die omvang en doelwitte van hierdie ondersoek. Wat presies probeer jy bepaal? Hoe gaan jy dit bepaal? Watter tipe bewyse wil jy insamel, en hoe gaan jy dit insamel?
- Om die span saam te stel. Jy kan nie self 'n volledige interne ondersoek doen nie. In plaas daarvan sal jy gewoonlik met prokureurs, ondersoekers, niskundiges en ander professionele persone moet werk om 'n volledige hoeveelheid bewyse vas te lê en daardie bevindinge toepaslik saam te stel.
- Ondersoek. Tydens die ondersoekfase sal jy enige bewyse insamel wat relevant kan wees vir jou doelwitte. Jy kan onderhoude met jou werknemers en professionele kontakte voer, jy kan forensiese bewyse hersien, en jy kan diep in jou rekords delf om alles te bepaal wat die afgelope paar jaar gebeur het.
- Versamel en konsolideer bewyse. Sodra jy die geleentheid gehad het om deur al hierdie bewysstukke te sorteer, kan jy die relevante stukke bymekaarmaak om 'n samehangende prentjie van hierdie situasie te vorm. Met die bewyse georganiseer en gekonsolideer, sal jy 'n baie makliker tyd hê om te bepaal wat om volgende te doen.
- Ontleed en rapporteer. In die meeste gevalle sal die span die bewyse ontleed en 'n amptelike verslag maak. Hierdie verslag sal die situasie opsom en moontlik aanbeveel wat om volgende te doen.
- Hersiening en aksie neem. Op hierdie stadium sal leiers in jou span al die inligting hersien en besluit hoe hulle wil optree. Dit kan onder andere die maak van veranderinge aan interne prosesse en spanne, of die voorbereiding van 'n regsverweer insluit.
Sleutels tot 'n suksesvolle interne ondersoek
Dit is van die belangrikste sleutels om 'n suksesvolle interne ondersoek van stapel te stuur:
- Die span. Baie van jou sukses hang af van die span wat jy saamgestel het om die ondersoek uit te voer. Werk met bekwame prokureurs, ontleders en ondersoekers kan seker maak dat jou proses baie meer omvattend is. Doen u omsigtigheid voordat u iemand aanstel.
- Die doelwitte. Jy moet ook die regte doelwitte stel. As jy nie duidelike rigting vir jou ondersoek het nie, of as jy nie seker is watter vrae om te vra nie, gaan jy nie die regte gevolgtrekkings maak nie.
- Vertroulikheid. Interne ondersoeke word dikwels voortgesit omdat dit privaat bly en die organisasie tyd gee om op te tree. Gevolglik is dit belangrik om seker te maak jou interne ondersoek is heeltemal vertroulik en buite sig van die publiek.
- Neutraliteit en objektiwiteit. As jy effektief wil wees, moet jy wees neutraal en objektief in jou ondersoek. Dit is algemeen dat organisasies bevooroordeeld is in hul eie guns of dinge wat roetine lyk, miskyk. Jy sal moet terugveg teen hierdie impulse en so onpartydig as moontlik bly gedurende hierdie proses.
Interne ondersoeke is nie altyd nodig nie, maar dit kan jou organisasie help om homself strategies te posisioneer as dit ooit van oortreding beskuldig word. Maak net seker dat jy die regte span saamstel en 'n objektiewe fokus op jou belangrikste riglyne handhaaf.